Website für Kaffeeröstereien

Eine Kaffeerösterei verkauft ein Produkt, das nie stillsteht. Lots gehen zu Ende, Ernten wechseln, Röstprofile werden angepasst, und trotzdem fragen Kunden jedes Mal dasselbe: Wie schmeckt dieser Kaffee, wann wurde er geröstet, und wie wird er für meine Zubereitung gemahlen.

Dieser Leitfaden geht die Entscheidungen eines Websiteprojekts in der Reihenfolge durch, in der eine Rösterei selbst arbeitet: Kaffeedaten, Röstkalender, Mahlgrad, Kaffeeabo, Zubereitungsguides, Großhandel, Versand, Rechtliches und Messung. Jeder Abschnitt enthält etwas, das Sie mit Ihrem Röstprotokoll ausfüllen können, oder eine konkrete Frage an die Agentur.

01Vertriebskanäle vor dem Design festlegen

Bevor jemand ein Layout skizziert, sollten Sie aufschreiben, wo, an wen und wie oft Ihr Kaffee verkauft wird. Onlineshop, Ladentheke und Belieferung von Betrieben nutzen dieselben Kaffeeseiten, aber diese Gewichtung bestimmt, was die Startseite in den Vordergrund stellt.

Verkauft eine Rösterei überwiegend online, gehören neue Kaffees und das Abo auf den ersten Bildschirm. Ein Café mit eigener Röstmaschine braucht oben Öffnungszeiten, Anfahrt und die Abholung im Laden. Kommt der Umsatz einer Kaffeerösterei vor allem aus Gastronomie und Büros, sollte der Großhandel der zweite Button auf der Startseite sein und nicht ein Link im Footer.

• Kanalverteilung: Teilen Sie die Bestellungen der letzten drei Monate in Einzelkäufe, wiederkehrende Käufer und Großhandel.
• Sortiment: Entscheiden Sie jetzt, ob nur Kaffee verkauft wird oder auch Zubehör, Filterpapier, Geschenkboxen und Gutscheine.
• Zustellung: Notieren Sie, welche Wege Sie wirklich anbieten: Paketversand, eigene Auslieferung in der Region oder Abholung in der Rösterei.
• Nachrichtenaufkommen: Sammeln Sie eine Woche lang alle Fragen aus Instagram, WhatsApp und E-Mail; die meisten sollte die Website direkt beantworten.

Die Wahl der E-Commerce Plattform folgt aus dieser Liste, denn Abos und eigene Großhandelspreise schließen manche Systeme früh aus. Fragen Sie Ihre Agentur: Unterstützt die vorgeschlagene Plattform wiederkehrende Zahlungen und Kundengruppen mit eigenen Preisen?

02Feste Felder für jede Kaffeeseite bestimmen

Eine Kaffeeseite überzeugt, wenn jeder Kaffee mit denselben Feldern in derselben Reihenfolge beschrieben ist; nur dann können Kunden vergleichen. Wer diese Felder vor dem Design in einer Tabelle festlegt, weiß außerdem bei jedem neuen Lot genau, was zu schreiben ist.

• Herkunft: Land, Region, soweit bekannt Farm, Aufbereitungsstation oder Kooperative, dazu die Höhenlage.
• Pflanze und Aufbereitung: Varietät sowie gewaschen, natural, honey oder ein anderes Verfahren.
• Röstung: hell, mittel oder dunkel und ob für Filter, Espresso oder beides geröstet.
• Geschmacksnoten: höchstens drei Noten und eine schlichte Zeile zu Körper und Säure.
• Kaufangaben: Packungsgrößen, Mahlgrade, nächster Rösttag und Verfügbarkeit.

Schreiben Sie Geschmacksnoten in der Sprache Ihrer Kunden: "Aprikose, Milchschokolade, leicht blumig" liest sich schneller als ein Cuppingprotokoll. Ein Satz zur Verwendung, etwa "auch mit Milch ausgewogen" oder "im Handfilter am klarsten", gibt Unentschlossenen einen Grund zur Wahl.

Für Fotos reichen Vorderseite der Tüte, eine Nahaufnahme der Bohnen und eine gebrühte Tasse, bei jedem Kaffee in gleichem Licht und Winkel. Verkleinern Sie die Bilder vor dem Hochladen mit einem Tool zum Bilder verkleinern auf ihre tatsächliche Anzeigegröße, damit die Kaffeeliste auf dem Handy nicht träge wird.

03Lot ausverkauft, Seite bleibt

Dass ein Lot ausverkauft ist, gehört zum Spezialitätenkaffee; die Seite zu löschen ist der Fehler. Eine gelöschte Seite schickt Besucher aus der Suche und aus geteilten Links auf eine Fehlerseite und verschenkt die Sichtbarkeit, die sie aufgebaut hat.

Hilfreich ist es, jedes Produkt in zwei Ebenen zu denken. Die dauerhafte Ebene ist die Herkunftsseite, etwa "Äthiopien Guji". Die vorübergehende Ebene ist das Lot dieses Jahres. Kommt die neue Ernte, ändern sich die Lotangaben, die Adresse bleibt. Verlässt ein Kaffee das Sortiment ganz, bleibt die Seite mit dem Hinweis "derzeit nicht verfügbar" online und verweist auf das nächstliegende Geschmacksprofil.

1. Bevor das Lot zu Ende geht, ergänzen Sie den Hinweis "letzte Packungen" und den erwarteten Zeitraum der nächsten Ernte.
2. Bei null Bestand wird der Warenkorbbutton zu einer Anmeldung "Benachrichtigen, wenn verfügbar".
3. Oben auf der Seite erscheinen zwei ähnliche Kaffees, jeweils mit einem Satz, warum sie ähnlich sind.
4. Mit dem neuen Lot schreiben Sie die Geschmacksnoten neu; die alten beschreiben einen anderen Kaffee.

Für kurze Aktionen wie die neue Ernte oder die Geschenkbox zu Weihnachten lohnt sich eine eigene Landingpage für bezahlte Anzeigen; so muss die Navigation des Shops nicht jede Saison umgebaut werden.

04Rösttage, Bestellschluss und Versandtag

Kunden sollten vor dem Bezahlen sehen, wann ihr Kaffee geröstet und verschickt wird; fehlt diese Angabe, lautet die erste Nachricht nach jeder Bestellung "Wann geht das raus". Dafür muss die Website Ihren Produktionsrhythmus kennen.

Röstet eine Kaffeerösterei an festen Tagen, berechnet die Website anhand eines Bestellschlusses, in welche Röstung eine Bestellung fällt. Beispiel: Sie rösten dienstags und freitags, Bestellschluss ist jeweils am Vortag um zwölf Uhr. Eine Bestellung am Montagvormittag geht in die Dienstagsröstung, eine am Montagabend wartet auf Freitag. Produktseite und Warenkorb nennen dieses Datum klar.

1. Legen Sie Ihre wöchentlichen Rösttage und den Bestellschluss für jede Röstung fest.
2. Notieren Sie, wie viele Werktage zwischen Röstung, Verpackung und Übergabe an den Paketdienst liegen.
3. Verlangen Sie einen Kalender, in dem Sie Feiertage, Wartungstage und Messewochen sperren können.
4. Zeigen Sie "nächste Röstung" auf der Produktseite und "voraussichtlicher Versand" im Warenkorb.

Statt Frische in Tagen zu versprechen, beschreiben Sie Ihren Rhythmus für Röstung und Versand. Kunden wissen, woran sie sind, und eine Verzögerung beim Paketdienst wird nicht zum gebrochenen Versprechen. Das auf der Tüte gedruckte Röstdatum und die Angabe auf der Website sollten aus derselben Quelle stammen.

05Mahlgrad im Bestellschritt und Hilfe bei der Kaffeewahl

Der Mahlgrad gehört in den Bestellschritt; ein Mahlwunsch im Kommentarfeld wird beim Packen übersehen oder falsch gelesen. Benennen Sie die Optionen nach der Zubereitung in der Küche des Kunden statt nach technischen Mahlstufen.

• Ganze Bohne: Standardauswahl, mit dem Hinweis, dass sie für alle mit eigener Mühle passt.
• Handfilter und Filtermaschine: mittlerer Mahlgrad, verlinkt mit dem Filterguide.
• French Press und Cold Brew: grob, mit Verweis auf die Ziehzeiten im Guide.
• Mokkakanne und Espresso: fein, mit dem Hinweis, dass Siebträger zu Hause meist mit frisch gemahlenen ganzen Bohnen besser laufen.

Mahlen erzeugt auch Arbeit in der Rösterei. Aus den Bestellungen sollte nach jeder Röstung eine Mahlliste entstehen, und der gewählte Mahlgrad gehört aufs Etikett, damit zwei Mahlgrade desselben Kaffees nie verwechselt werden.

Wächst das Sortiment, lassen Sie Kunden nicht mit Herkunftsnamen allein. Ein Kaffeefinder mit drei Fragen hilft: Zubereitung, mit oder ohne Milch, fruchtig oder schokoladig. Das Ergebnis schlägt höchstens drei Kaffees vor, jeweils mit einer Zeile Begründung. Fragen Sie Ihre Agentur: Wird der Finder bei jedem neuen Kaffee von Hand gepflegt, oder liest er die Felder der Kaffeeseiten?

06Ein Kaffeeabo, das der Kunde steuert

Ein Abo erspart es Ihnen, Stammkunden jeden Monat neu zu gewinnen; ein Abo, das sich schwer verwalten lässt, kostet aber mehr Vertrauen als jede Einzelbestellung. Die eigentliche Arbeit besteht darin, dass Kunden alles im eigenen Konto ändern können.

• Auswahl: ein fester Kaffee, die monatliche Auswahl des Rösters oder zwei Kaffees im Wechsel.
• Rhythmus und Menge: Lieferabstand und Packungsgröße lassen sich vor der nächsten Lieferung ändern.
• Aussetzen und Pausieren: eine Lieferung im Urlaub auslassen oder das Abo unbefristet pausieren, mit wenigen Klicks.
• Kündigen: im selben Kundenkonto; für online geschlossene Verträge über wiederkehrende Leistungen verlangt § 312k BGB ohnehin eine gut sichtbare Kündigungsschaltfläche.
• Vorabinfo: eine kurze E-Mail vor jeder Lieferung mit dem kommenden Kaffee und dem Abbuchungstag.

Zwei technische Fragen gehören an den Anfang: ob Ihr Zahlungsanbieter gespeicherte Zahlungsmittel und wiederkehrende Abbuchungen unterstützt, und was bei einer fehlgeschlagenen Zahlung passiert. Die Lieferung anzuhalten und einen Link zum Aktualisieren der Zahlungsdaten zu schicken, ist für beide Seiten angenehmer als eine stille Kündigung.

Koppeln Sie die Abolieferungen an Ihren Röstkalender. Bündeln sich Abobestellungen an einem Rösttag, wird die Produktion planbar, und auch der Einkauf von Rohkaffee lässt sich ruhiger planen.

07Zubereitungsguides und der QR Code auf der Tüte

Zubereitungsguides sorgen dafür, dass der gekaufte Kaffee zu Hause gelingt, und genau das bringt Kunden zurück. Dafür braucht jede Methode eine eigene Seite, und der QR Code auf der Tüte muss diese Seite öffnen und nicht die Startseite.

Jeder Guide folgt demselben Aufbau: Ausrüstung, Verhältnis von Kaffee zu Wasser, Mahlgrad, Wassertemperatur, Gesamtzeit und die Schritte in Reihenfolge. Am Ende stehen zwei kurze Blöcke: was zu ändern ist, wenn die Tasse sauer oder bitter schmeckt, und welche Kaffees zu dieser Methode passen.

1. Listen Sie die Methoden auf, die Ihre Kunden tatsächlich nutzen, etwa Handfilter, Chemex, AeroPress, French Press und Siebträger, und planen Sie je eine Seite.
2. Legen Sie fest, wohin der Code jeder Tüte führt: bei Einzelherkünften zur Kaffeeseite, bei Blends zum Methodenguide.
3. Testen Sie den gedruckten Code mit mehreren Handys auf der echten Tüte; ein kleiner Code auf einer geknickten Tüte wird oft nicht erkannt.
4. Hängen Sie an die Zieladresse einen Kampagnenparameter an, damit Scans von der Tüte in der Auswertung getrennt erscheinen.

Die Codes erstellen Sie mit einem QR Code Generator; ist ein Code aber einmal gedruckt, darf sich seine Adresse nicht mehr ändern. Zeigt der Code auf eine kurze, dauerhafte Adresse unter Ihrer Kontrolle statt auf eine lange Seitenadresse, funktionieren alte Tüten auch nach einem späteren Umbau der Website.

08Ein eigener Zugang für Gastronomie und Büros

Großhandelskunden sollten nicht durch den Endkundenwarenkorb müssen; Cafés, Restaurants und Büros entscheiden nach Muster, Beständigkeit und Betreuung, nicht nach Packungsgröße. Der Großhandel bekommt deshalb einen eigenen Menüpunkt, ein eigenes Formular und bei Bedarf eine eigene Preisliste.

Die Großhandelsseite erklärt drei Dinge: welche Espressoblends und Filterkaffees Sie in welchen Mengen liefern, wie weit Ihre Unterstützung bei Maschinen und Baristaschulung reicht und wie die Belieferung abläuft. Möchten Sie Konditionen nicht veröffentlichen, beschreiben Sie den Rahmen und teilen Details nach der Anfrage.

• Betrieb: Name, Art des Betriebs, Ort und Ansprechperson.
• Erwartete Menge: eine Größe, die der Betrieb kennt, etwa Packungen pro Woche, statt einer Kilogrammspanne.
• Ausstattung: eingesetzte Espressomaschine und Mühle.
• Musterwunsch: welcher Blend bemustert werden soll und an welche Adresse.

Ein Login für freigegebene Kunden beschleunigt später vieles: Das Café sieht seine Preise, wiederholt die letzte Bestellung mit einem Klick und lädt Rechnungen an einem Ort herunter. Bis dahin genügen Formular und Bestelltabelle. Fragen Sie Ihre Agentur: Werden die Preise für Großhandel und Endkunden am selben Produktdatensatz gepflegt?

Machen Sie auch den Ablauf der Bemusterung sichtbar: wie schnell Sie antworten, wie groß die Musterpackung ist und ob Sie zur Einstellung der Mühle vorbeikommen. Nennen Sie nur eine Antwortzeit, die Sie auch in vollen Röstwochen halten.

09Versand, Verpackung und Packungsgrößen

Versandfragen gehören zu den Produktentscheidungen, denn Packungsgrößen, Verpackung und Versandkostenregel beeinflussen sich gegenseitig. Erklären Sie sie auf der Produktseite, nicht erst im Checkout.

Beschränken Sie die Packungsgrößen auf das, was Ihre Produktion bewältigt. Fünf Größen pro Kaffee vervielfachen Verpackungslager und Etikettenarbeit; zwei oder drei reichen den meisten Röstereien. Entspricht die Grenze für versandkostenfreie Lieferung etwa zwei Packungen, probieren Kunden eher einen zweiten Kaffee.

• Lieferangaben: mit welchen Paketdiensten Sie arbeiten, an welchen Tagen versendet wird und wie die Sendungsnummer kommt.
• Verpackung: Ventilbeutel, Kartons und Schutz für Zerbrechliches; Zubehör wird gesondert beschrieben.
• Abholung: falls angeboten, die Zeiten und wie Kunden erfahren, dass die Bestellung bereitliegt.

Wer aus Österreich nach Deutschland liefert, sollte wissen: Nach § 18 KaffeeStG entsteht bei Lieferungen eines Versandhändlers aus einem anderen Mitgliedstaat an Privatpersonen die Kaffeesteuer mit der Auslieferung. Klären Sie Lieferländer deshalb mit Ihrer Steuerberatung, bevor der Checkout gebaut wird. Erst wenn feststeht, wohin Sie liefern, lohnt sich eine mehrsprachige Website für diese Märkte.

10Pflichtangaben, Widerruf und Impressum

Wer Lebensmittel online verkauft, muss die Pflichtangaben des Etiketts vor dem Kauf zeigen. Laut BMLEH müssen beim Onlinehandel alle Pflichtangaben nach LMIV mit Ausnahme des Mindesthaltbarkeitsdatums und des Verbrauchsdatums vor Abschluss des Kaufvertrags verfügbar sein, bei der Lieferung dann sämtliche Angaben.

Etikett und Produktseite sollten deshalb aus einer Datenquelle gespeist werden. Wer Etikettentexte bei jedem Lotwechsel von Hand auf die Website kopiert, veröffentlicht früher oder später zwei verschiedene Fassungen.

• Produktseite: die Pflichtangaben in einem Block, der vor dem Bestellbutton sichtbar ist.
• Widerruf: Nach § 312g Abs. 2 Nr. 3 BGB besteht kein Widerrufsrecht für versiegelte Waren, die aus Gründen des Gesundheitsschutzes oder der Hygiene nicht zur Rückgabe geeignet sind, wenn die Versiegelung nach der Lieferung entfernt wurde; die Widerrufsbelehrung sollte klar sagen, wie das für geöffnete Tüten gilt.
• Registrierung: Laut BVL sind auch Onlinehändler Lebensmittelunternehmer und lassen jede Betriebsstätte bei der zuständigen Lebensmittelüberwachung registrieren.
• Impressum und Datenschutz: Die Anbieterkennzeichnung folgt § 5 DDG; Cookies für Tracking brauchen nach § 25 TDDDG eine Einwilligung, und mit Dienstleistern wie Shop oder Newslettersystem ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO nötig.

Verkaufen Sie Kaffee und Zubehör im selben Warenkorb, formulieren Sie die Rückgabebedingungen getrennt; eine originalverpackte Mühle und eine geöffnete Kaffeetüte werden nicht gleich behandelt. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln; was für Ihre Produkte gilt, klären Sie mit der Lebensmittelaufsicht oder einer Rechtsberatung.

11Herkunftssuchen, Produktdaten und Ladezeit

Wer Kaffee sucht, sucht oft nach Herkunft, Aufbereitung oder Zubereitung statt nach einer Marke, und diese Suchen beantwortet eine gut gebaute Kaffeeseite oder ein Guide, nicht die Startseite. Anfragen wie "äthiopischer Kaffee für Handfilter", "natural aufbereitete Kaffeebohnen" oder "Kaffee für Siebträger" verdienen jeweils eine eigene Seite.

• Herkunftsübersicht: Verkaufen Sie mehrere Kaffees aus einem Land, erklärt eine übergeordnete Seite Regionen und Aufbereitung und verlinkt auf jeden Kaffee.
• Produktdaten: Jeder Kaffee trägt strukturierte Daten mit Name, Bild, Preis und Verfügbarkeit; ein Schema Generator zeigt Beispielcode.
• Interne Links: Guides verlinken auf passende Kaffees, jeder Kaffee zurück auf seinen Guide.
• Doppelte Seiten: Packungsgrößen und Mahlgrade eines Kaffees sind Optionen einer Seite, keine eigenen Seiten.

Bei der Ladezeit geben Googles Core Web Vitals am 75. Perzentil die Richtung vor: LCP, das Laden des größten Inhalts, bei höchstens 2,5 Sekunden; INP, die Reaktion auf eine Eingabe, bei höchstens 200 Millisekunden; CLS, das Verschieben des Layouts, bei höchstens 0,1. Große Tütenfotos und Slider belasten meist den LCP; messen Sie auf einem Mittelklassehandy, nicht am Desktop.

All das gehört zu unserer Suchmaschinenoptimierung, die Grundlage ist aber eine von Anfang an richtige Seitenstruktur.

12Messen: welcher Kaffee, welcher Guide, welcher Kanal

Wer nur den Gesamtumsatz betrachtet, sieht nicht, welche Kaffees und Inhalte wirken. Schreiben Sie den Messplan vor dem Start, und lassen Sie ihn die Fragen beantworten, die eine Kaffeerösterei tatsächlich entscheidet: welchen Kaffee nachkaufen, welchen Guide ausbauen, wer das Großhandelsformular ausfüllt.

• Kaufereignisse: In den Warenkorb, Beginn des Checkouts und Kauf, jeweils mit Kaffee und Mahlgrad erfasst.
• Aboereignisse: Abschluss, Aussetzen, Pausieren und Kündigung getrennt gemessen, bei der Kündigung mit einer kurzen Frage nach dem Grund.
• Großhandelsformular: Anfragen, Musterwünsche und von welcher Seite und aus welchem Kanal der Besucher kam.
• Scans der Tüte: von der Tüte geöffnete Guides, über den Kampagnenparameter getrennt ausgewertet.

Kündigungsgründe sind hier die wertvollsten Daten. "Kommt zu oft" heißt, die Rhythmen sind zu grob; "der Geschmack hat sich verändert" heißt, Lotwechsel werden schlecht erklärt. Beides lässt sich auf der Website selbst beheben.

Planen Sie Cookiebanner und Datenschutzerklärung als Teil der Messung, nicht als Nachtrag. Fragen Sie Ihre Agentur: Welchen Bericht sehe ich im ersten Monat nach dem Start, und welche Frage beantwortet er?

13Häufige Fehler auf Websites von Röstereien

Die meisten Fehler auf der Website einer Kaffeerösterei entstehen nicht im Design, sondern weil der Röstalltag nie auf die Seite übertragen wurde. Jeder der folgenden lässt sich mit einer Entscheidung in der Planung vermeiden.

• Seite eines ausverkauften Lots löschen: Lassen Sie sie mit Hinweis, erwarteter Ernte und Links zu ähnlichen Kaffees online.
• Mahlgrad im Kommentarfeld: Machen Sie ihn zur Pflichtauswahl und drucken Sie ihn automatisch aufs Etikett.
• Frische in Tagen versprechen: Veröffentlichen Sie stattdessen Rösttage, Bestellschluss und Versandrhythmus.
• Ein schwer kündbares Abo: Bieten Sie Aussetzen, Pausieren und Kündigen im selben Kundenkonto an, ohne Anruf oder E-Mail.
• Cafés in den Endkundenwarenkorb schicken: Bauen Sie ein eigenes Anfrageformular, einen Musterprozess und eine Preisansicht für freigegebene Kunden.
• QR Code auf die Startseite: Führen Sie ihn über eine dauerhafte Adresse zum passenden Guide oder zur Kaffeeseite.

Notieren Sie, welche dieser sechs Fehler Ihre heutige Website hat; daraus ergeben sich die Prioritäten des neuen Projekts, beginnend mit dem Fehler hinter der Frage, die Kunden Ihnen am häufigsten schicken.

14Die passende Lösung wählen und der nächste Schritt

Die passende Website für eine Kaffeerösterei beginnt mit der Gewichtung Ihrer Vertriebskanäle und Ihrem Röstrhythmus; der visuelle Stil folgt diesen Entscheidungen. Gut vorbereitet wird der Umfang klarer und das Angebot genauer.

1. Halten Sie in einer kurzen Notiz fest, wie sich der Umsatz auf Einzelkäufe, Stammkunden und Großhandel verteilt.
2. Tragen Sie Ihre Kaffees mit Herkunft, Aufbereitung, Röstgrad und Geschmacksnoten in eine Tabelle ein.
3. Schreiben Sie Rösttage, Bestellschluss und Versandrhythmus auf.
4. Entscheiden Sie, ob Kaffeeabo und Großhandel in die erste oder eine spätere Phase gehören.
5. Fragen Sie Ihren Zahlungsanbieter nach wiederkehrenden Zahlungen.

Nicht alles muss zum Start fertig sein. Kaffeeseiten, Mahlgradauswahl, Röstkalender und Pflichtangaben bilden den Kern; Abo und Großhandelslogin können folgen, sobald erste Verkaufsdaten vorliegen. Wichtig ist, dass die Plattform aus Phase eins dieses Wachstum trägt.

Liegen Design, Entwicklung und Texte in einem Team, entstehen Kaffeeseiten, Warenkorb und Großhandelsformular gemeinsam, statt später zusammengeflickt zu werden. Eine live geschaltete Beispielwebsite, die unseren Ansatz für Röstereien zeigt, ist auf dieser Seite verlinkt; Arbeiten aus anderen Branchen finden Sie auf unserer Referenzseite.

Um Ihren Umfang zu besprechen, nehmen Sie Kontakt auf; Pakete zum Festpreis und den Onlinekauf finden Sie im Preisbereich. Bringen Sie Tabelle und Notizen mit, dann erarbeiten wir im ersten Gespräch gemeinsam den schriftlichen Umfang.