Website für Caterer und Partyservice

Die Website eines Caterers muss zwei sehr verschiedene Käufer zugleich bedienen: den Einkäufer oder Facility Manager, der für die nächsten Jahre einen Lieferanten für die Betriebsverpflegung sucht, und den Gastgeber, der ein Menü für einen einzigen Abend auswählt. Der eine fragt nach Nachweisen, Kapazität und Verlässlichkeit, der andere nach Präsentation, Probeessen und Termin. Diesen Ratgeber haben wir für Caterer und Partyservices geschrieben, die beide Gruppen zur Anfrage führen wollen, ohne sie zu vermischen.

Die Abschnitte folgen der Reihenfolge, in der wir in einem Projekt entscheiden: zuerst Umsatzmix und Entscheidungsweg des Käufers, dann Pakete, Nachweise und Anfrageprozess, zuletzt Suche, Werbung, Messung und die Wahl des Partners. Jeder Abschnitt enthält eine Checkliste, eine Frage oder einen Schritt, den Sie direkt umsetzen können.

01Klären, woher der Umsatz wirklich kommt

Wie viel Umsatz aus laufenden Verträgen und wie viel aus einzelnen Veranstaltungen stammt, bestimmt das Gerüst der gesamten Website. Lebt ein Caterer von der täglichen Betriebsverpflegung, gehört der erste Bildschirm der Kapazität und den Nachweisen; lebt er von Hochzeiten und Feiern, gehört er der Präsentation und der Terminabfrage. Sind beide Seiten ähnlich groß, bekommt die Startseite zwei klare Eingänge, und keine Seite versucht, beide Zielgruppen gleichzeitig anzusprechen.

Die Antwort steckt meist in den Angeboten der letzten zwölf Monate. Bringen Sie zum ersten Gespräch Antworten auf diese Punkte mit:

• Marge: Welche Art von Auftrag bringt bei gleichen Küchenstunden mehr Ertrag, Firmenverpflegung oder Feier?
• Laufzeit: Wie lange laufen Ihre Verträge üblicherweise, und wer entscheidet beim Kunden über die Verlängerung?
• Saison: In welchen Monaten häufen sich Anfragen für Feiern, und wie stark ist die Küche dann mit Firmenaufträgen ausgelastet?
• Wachstumsziel: Welche Seite möchten Sie als Nächstes ausbauen; die Website sollte genau diese Seite bevorzugen.

Sind die Antworten klar, ergeben sich Seitenreihenfolge, Menüpunkte und der voreingestellte Weg im Anfrageformular fast von selbst. Halten Sie die Entscheidung in einem Satz fest, etwa „Firmencatering ist das Kerngeschäft, Feiern ergänzen es“, und klären Sie jede spätere Diskussion über Gestaltung und Texte an diesem Satz.

02Den Einkaufsprozess in Seiten übersetzen

Firmencatering wird selten mit einem Klick gekauft; es ist das Ergebnis einer Prüfung über mehrere Wochen, und die Website muss in jeder Phase nützlich sein. Einkauf, Facility Management oder Personalabteilung erstellen meist eine Longlist, fordern Nachweise an und vergleichen dann Probeessen und Preise. Findet der Einkäufer in jeder Phase eine fertige Antwort, bleiben Sie auf der Liste.

1. Recherche: Leistungen, Liefergebiete und Tageskapazität sind nach höchstens zwei Klicks sichtbar.
2. Auswahl: Lieferantendaten und Nachweise stehen auf einer Seite, zusammen mit einer Broschüre zum Herunterladen.
3. Ausschreibung oder Angebot: Das Formular fragt Personenzahl, Mahlzeiten pro Tag und Startdatum ab und nimmt ein Leistungsverzeichnis als Datei an.
4. Probeessen: Für die Verpflegungskommission des Kunden gibt es eine eigene Option.
5. Vertrag und Übergang: Eine kurze Seite erklärt, wie der Wechsel vom bisherigen Anbieter geplant wird.

Der letzte Punkt fehlt auf den meisten Websites, dabei ist die größte Sorge des Einkäufers eine gestörte Versorgung in der Wechselwoche. Wenn Sie in wenigen Absätzen beschreiben, wie Sie Speisepläne abstimmen, Ausstattung übernehmen und die erste Woche begleiten, beruhigt das den Entscheider und gibt ihm ein Argument gegenüber der eigenen Geschäftsführung.

03Eine Seite für Lieferantennachweise aufbauen

Die Nachweisseite sollte einem Firmenkunden alles an einem Ort geben, was er für die Aufnahme in die Lieferantenliste braucht. Das EU Hygienerecht verlangt von Lebensmittelunternehmen, ihre Betriebe bei der zuständigen Behörde zur Registrierung zu melden und ständige Verfahren einzurichten, die auf den Grundsätzen von HACCP beruhen. Wie Sie diese Pflichten erfüllen, bildet das Rückgrat dieser Seite.

Wir empfehlen diese Bausteine:

• Rechtliche Angaben: Firma, Handelsregister, Umsatzsteueridentifikationsnummer und Anschrift der Produktionsküche.
• Eigenkontrolle: Wie Ihr Hygienekonzept dokumentiert ist, vorhandene Zertifikate und das Datum der letzten internen Prüfung.
• Allergene: Wo und wie Kunden die Allergenangaben zu jedem Paket finden.
• Versicherung: Eine verständliche Zusammenfassung Ihrer Haftpflichtdeckung.
• Broschüre: Ein aktuelles PDF mit allen Angaben, das der Einkäufer seiner Lieferantenakte beifügen kann.

Schreiben Sie zu jedem Zertifikat das Ablaufdatum und führen Sie am Seitenende einen Vermerk zur letzten Aktualisierung. Ein abgelaufenes Zertifikat wirkt schlechter als gar keines. Welche Unterlagen vollständig und welche nur mit Namen und Nummer erscheinen, entscheiden wir gemeinsam mit Ihnen; für die Richtigkeit der Inhalte bleiben Sie verantwortlich.

04Menüpakete vergleichbar beschreiben

Eine Paketseite sollte so geschrieben sein, dass ein Einkäufer, der zwei Caterer nebeneinanderlegt, bei beiden Antworten auf dieselben Fragen findet. Ein schönes Tellerfoto weckt Interesse, den Vergleich ermöglichen aber nur schriftliche Angaben. Gleiche Überschriften in gleicher Reihenfolge erleichtern es, die Pakete in eine eigene Tabelle zu übertragen.

• Umfang: Zahl der Komponenten pro Mahlzeit und die Aufteilung auf Hauptgericht, Beilagen, Salat, Dessert und Getränke.
• Serviceart: Lieferung in Thermoboxen, Ausgabe vor Ort, Selbstbedienung oder Service am Tisch.
• Mindestmenge: Ab welcher Personenzahl das Paket angeboten wird.
• Inklusive: Ob Geschirr, Besteck, Chafing Dishes, Tischwäsche und Servicepersonal enthalten sind.
• Flexibilität: Welche Bestandteile tauschbar sind und mit welchem Vorlauf eine Änderung möglich ist.

Für Firmenkunden lohnt sich zusätzlich eine Wochenkarte als Beispiel; wer zeigt, wie Speiseplanzyklus und saisonaler Wechsel funktionieren, nimmt die Sorge vor ständigen Wiederholungen. Auf der Seite für Feiern helfen getrennte Pakete für Fingerfood, Buffet und gesetztes Essen dem Gastgeber, sein Fest einzuordnen. Ob Preise online stehen, ist Ihre geschäftliche Entscheidung. Wählen Sie Paketnamen, die den Inhalt beschreiben, statt „Gold“ oder „Premium“; solche Namen bleiben beim Vergleich im Kopf und lassen sich im Angebot wörtlich übernehmen.

05Allergene und besondere Ernährungsformen

Bei jeder größeren Verpflegung kommt die Frage nach Allergenen, und die Website sollte zeigen, dass Sie darauf vorbereitet sind. § 4 LMIDV verlangt für lose Ware die Allergenangaben auch gegenüber Anbietern von Gemeinschaftsverpflegung, und zwar vor Kaufabschluss und vor der Übergabe. Elektronische Informationsangebote sind zulässig, wenn sie unmittelbar und leicht zugänglich sind; bei der Ware oder per Aushang muss darauf hingewiesen werden.

Ein Bereich auf der Website kann diese Pflicht unterstützen, die Richtigkeit liegt jedoch bei Ihrer Küche. Wir empfehlen, folgende Ebenen klar zu trennen:

• Paketebene: Auf jeder Paketseite ein kurzer Hinweis, welche Allergene enthalten sein können.
• Zubereitung: Ob Speisen für besondere Ernährungsformen getrennt zubereitet, getrennt verpackt und beschriftet werden.
• Anfrage: Ein Feld im Formular, wie viele Gäste welche Ernährungsform brauchen.
• Grenzen: Eine klare Aussage, wo Sie Spuren durch Kreuzkontakt nicht ausschließen können.

Der letzte Punkt erfordert Mut, ist aber für ein Unternehmen mit einem schwer allergischen Mitarbeiter die wertvollste Zeile der Website. Wer zu etwas schweigt, das er nicht zusagen kann, vergrößert die Last eines späteren Vorfalls; eine ehrliche Grenze wirkt dagegen wie eine ernsthafte Küche. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Vorschriften; lassen Sie die Texte dort von Ihrer Fachberatung prüfen.

06Das Anfrageformular in zwei Wege teilen

Ein allgemeines Formular ermüdet Einkäufer und Gastgeber gleichermaßen, deshalb sollte es den Weg schon mit der ersten Frage teilen. Wählt jemand regelmäßige Verpflegung für den Betrieb oder eine einzelne Veranstaltung, erscheinen nur die Felder für diesen Weg. Beide sehen ein kurzes Formular, und Sie erhalten alles, was Sie für die Kalkulation brauchen.

1. Wegwahl: Firmenverpflegung oder Feier, als zwei große Schaltflächen mit einem Fingertipp.
2. Felder für Firmen: Personenzahl pro Tag, Mahlzeiten pro Tag, Schichtmodell, Startdatum, Standort und Upload des Leistungsverzeichnisses.
3. Felder für Feiern: Datum, Uhrzeit, Gästezahl, Location, Serviceart und ob vor Ort Küche, Strom und Wasser vorhanden sind.
4. Gemeinsame Felder: Ernährungswünsche, Kontaktdaten und bevorzugter Rückweg.
5. Datenschutz und Bestätigung: Link zur Datenschutzerklärung und eine Dankesseite nach dem Absenden.

Speichert ein externes Formular oder ein Kundenverwaltungssystem die Anfragen, brauchen Sie mit diesem Dienstleister einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Auf der Dankesseite sollte stehen, wann Sie antworten und welche Schritte das Angebot durchläuft; so ruft dieselbe Person nicht eine Stunde später an. Testen Sie das Formular vor dem Start vollständig auf einem Smartphone, besonders das Hochladen von Dateien und die Datumsauswahl.

07Die ersten Stunden nach einer Anfrage

Die Aufgabe des Formulars endet, wenn die Anfrage vollständig bei der richtigen Person ankommt; danach beginnt der Vertrieb, und auch dabei hilft die Website. Damit Ihre Angebote nicht im Spam landen, prüfen Sie die SPF, DKIM und DMARC Einträge Ihrer Domain, was mit unserem Prüftool für die Absenderauthentifizierung von E-Mails in Sekunden geht. Fehlen diese Einträge, kann selbst die vielversprechendste Anfrage unbemerkt verloren gehen.

Für eingehende Anfragen empfehlen wir diesen Ablauf:

• Automatische Zusammenfassung: Eine kurze Nachricht an den Absender mit einer Kopie aller Angaben.
• Interne Verteilung: Firmenanfragen gehen an den Vertrieb, Anfragen für Feiern an die Eventplanung.
• Nachverfolgung: Der Stand jeder Anfrage wird in einer einfachen Tabelle oder einem Kundenverwaltungssystem geführt.
• Angebotsvorlage: Ein schriftliches Angebot mit genau denselben Paketnamen wie auf der Website.

Der letzte Punkt wirkt klein, ist aber wichtig: Heißt ein Paket auf der Website „Tagesmenü Standard“ und im Angebot anders, kann der Einkäufer die beiden Dokumente kaum zuordnen. Hilfreich ist auch, die Broschüre an die automatische Zusammenfassung anzuhängen, damit der Einkäufer sie direkt in seiner Lieferantenakte ablegt. Legen Sie vorab fest, wer Anfragen vom Abend am nächsten Morgen zurückruft.

08Probeessen und freie Termine

Bei Feiern entscheiden oft Probeessen und Termin; beide brauchen deshalb einen eigenen, einfachen Ablauf. Wer eine Hochzeit, eine Verlobung oder eine Weihnachtsfeier der Firma plant, will zuerst wissen, ob Sie an diesem Tag frei sind. Ein Angebot für einen bereits belegten Termin kostet beide Seiten Zeit.

Sie müssen Ihren Kalender nicht veröffentlichen; das Datum kann das erste Feld im Formular sein, ergänzt um den Hinweis, dass Sie in der Hochsaison schnell antworten. Zum Probeessen sollten diese Punkte klar auf der Seite stehen:

• Für wen: Ab welcher Gästezahl oder für welche Pakete ein Probeessen angeboten wird.
• Wie: Ob es in Ihrer Küche oder beim Kunden stattfindet und wie viele Personen teilnehmen können.
• Wann: Wie lange vor der Veranstaltung es stattfinden sollte und an welchen Tagen Sie es einplanen.
• Danach: Wann das Menü verbindlich wird und bis wann Änderungen möglich sind.

Bei Firmenkunden ist das Probeessen faktisch die Entscheidungssitzung der Verpflegungskommission; neben der Präsentation zählen dort gleichbleibende Portionen und pünktliche Lieferung. Wenn Sie Anfragen für Probeessen im Formular als eigene Option messen, sehen Sie außerdem, welcher Kanal ernsthafte Käufer bringt.

09Fotos, die Küche und Service belegen

Auf der Website eines Caterers sollen Fotos Kapazität und Organisation belegen, nicht dekorieren. Der Einkäufer will eine saubere Produktionsküche, Kühlräume und beschriftete Lieferfahrzeuge sehen; der Gastgeber ein komplett aufgebautes Buffet, die Kleidung des Serviceteams und die Tischordnung. Stockfotos beantworten keine dieser Fragen, und ein aufmerksamer Käufer bemerkt das sofort.

Diese Liste hilft am Fototag:

• Produktionsküche, Arbeitsflächen und Kühlkette, mit dem Team bei der Arbeit.
• Transportbehälter, versiegelte Auslieferung und Fahrzeuge.
• Ausgabe im Betriebsrestaurant, Speisenband und angerichtete Teller.
• Fingerfood, Buffet und gesetztes Essen in Totalen und Nahaufnahmen.
• Das Serviceteam in Arbeitskleidung und der Aufbau vor dem Eintreffen der Gäste.

So viele Bilder machen Seiten schwer. Google bewertet LCP, also die Zeit, bis das größte Element der Seite sichtbar ist, bei 2,5 Sekunden oder weniger als gut. Fotos vor dem Hochladen mit unserem Tool zum Verkleinern von Bildern anzupassen und in moderne Formate umzuwandeln, ist ein einfacher Schritt dorthin; Galerien gestalten wir zuerst für das Smartphone, laden Bilder unterhalb des ersten Bildschirms verzögert und messen vor dem Start auf einem echten Gerät. Legen Sie den Fototermin auf einen echten Servicetag, dann zeigen die Bilder eine arbeitende Küche statt gestellter Szenen.

10In Suchen nach Leistung und Ort erscheinen

Ein Einkäufer kennt Ihren Namen nicht; er sucht nach „Firmencatering“ oder „Betriebsverpflegung“ mit Ortsnamen, ein Gastgeber nach „Partyservice“, und fehlt eine passende Seite, landet die Anfrage bei einem Verzeichnis. Der erste Schritt ist eine eigene Seite für jede Hauptleistung: Betriebsrestaurant, Mittagessen im Büro, Lieferung von Speisen, Fingerfood, Hochzeiten und Tagungen. Beantwortet jede Seite ihre eigenen Fragen, versteht auch die Suchmaschine, welche Seite was behandelt.

Bei Seiten für Liefergebiete ist Vorsicht nötig. Kopien, in denen nur der Ortsname wechselt, gelten als dünne Inhalte; eine Ortsseite lohnt sich nur mit Informationen, die genau für diesen Ort gelten:

• Lieferzeiten und wie Ihre Route diesen Ort bedient.
• Wie Sie die Gewerbegebiete und Bürostandorte dort versorgen.
• Echte Fotos von Veranstaltungen, die Sie dort ausgerichtet haben.
• Fragen und Antworten, die nur diesen Ort betreffen.

Im Google Unternehmensprofil muss der Name dem realen Firmennamen entsprechen, ohne zusätzliche Suchbegriffe; empfangen Sie keine Kunden in Ihrer Küche, können Sie die Adresse ausblenden und ein Einzugsgebiet festlegen. Leistungen lassen sich mit unserem Generator für strukturierte Daten auszeichnen; für die laufende Arbeit an der Sichtbarkeit beschreibt unsere SEO Betreuung den gesamten Ansatz.

11Saisonale Werbekampagnen richtig aufsetzen

Im Catering sind die Zeiten, in denen Werbung sich lohnt, gut vorhersehbar: vor der Hochzeitssaison, vor den Weihnachtsfeiern der Unternehmen und während der Budgetplanung der Kunden. In diesen Wochen mit Suchanzeigen sichtbar zu sein, ist sinnvoll, doch Klicks auf die Startseite zu schicken, verschwendet Budget. Jede Kampagne sollte auf einer Seite mit genau einem Ziel landen, die zur Suche passt.

Google bewertet den Qualitätsfaktor anhand der erwarteten Klickrate, der Anzeigenrelevanz und der Nutzererfahrung mit der Zielseite; Google beschreibt ihn als Diagnosewerkzeug, nicht als direkte Größe in der Anzeigenauktion. Praktisch heißt das: Wer nach Catering mit Fingerfood sucht, sollte auf dem ersten Bildschirm die passenden Fingerfoodpakete und die Terminabfrage sehen. Deshalb lohnt sich für jede Saisonkampagne eine eigene Landingpage.

1. Trennen Sie Suchen nach Firmenverpflegung und nach Feiern in eigene Kampagnen.
2. Verbinden Sie jede Anzeigengruppe mit genau einer Leistungsseite.
3. Richten Sie Anzeigen nur auf Orte aus, die Sie tatsächlich beliefern.
4. Schließen Sie unpassende Suchen wie Rezepte oder Stellenangebote als auszuschließende Keywords aus.
5. Verschieben Sie das Budget nach der Saison auf die Kampagne der anderen Seite.

Versprechen Sie in der Anzeige nichts, was die Seite nicht zeigt; Serviceart und Ort aus der Anzeige sollten auf der Zielseite mit denselben Worten stehen. Unseren Ansatz für gemeinsame Kampagnen finden Sie bei der Betreuung von Google Ads.

12Anfragen bis zum Vertrag messen

Besucherzahlen sagen einem Caterer wenig; entscheidend ist, welche Seite welche Art von Anfrage bringt. Ein mehrjähriger Vertrag für ein Betriebsrestaurant und ein einzelner Empfang sehen im Formular gleich aus, ihr Wert ist aber sehr verschieden. Die Messung muss diesen Unterschied sichtbar machen, sonst verdecken viele kleine Anfragen die wenigen wertvollen.

• Getrennte Conversions: Firmenformular, Formular für Feiern, Probeessen, Anrufe, WhatsApp und Downloads der Broschüre werden als eigene Ereignisse erfasst.
• Quelle: Zu jeder Anfrage wird gespeichert, aus welcher Suche, Anzeige oder Seite sie kam.
• Abgleich: Einmal im Monat werden versandte Angebote und unterschriebene Verträge markiert und ihren Quellen zugeordnet.
• Einwilligung: Nach § 25 TDDDG brauchen nicht notwendige Cookies und Messdienste die Einwilligung des Besuchers.

Den Abgleich überspringen die meisten Betriebe, dabei zeigt nur er, wohin Werbebudget verschoben werden sollte. Eine einfache Tabelle mit Datum, Quelle, Art und Ergebnis genügt. Nach einigen Monaten sehen Sie an Ihren eigenen Daten, ob etwa Firmenanfragen über Ortsseiten häufiger zum Vertrag führen als solche über Anzeigen. Nutzen Sie dieselbe Tabelle für telefonische Anfragen; die Frage, wie der Anrufer Sie gefunden hat, schließt die größte Lücke der Messung.

13Häufige Fehler auf Websites für Caterer

Diese Fehler sehen wir auf Websites von Caterern am häufigsten, und die meisten lassen sich leicht beheben; jede Zeile nennt die bessere Lösung gleich mit.

• Ein Formular für alle: Statt Einkäufern und Gastgebern dieselben Felder vorzulegen, teilen Sie das Formular mit der ersten Frage in zwei Wege.
• Nachweise nur auf Anfrage: Statt Zertifikate einzeln per E-Mail zu verschicken, veröffentlichen Sie eine Nachweisseite mit Ablaufdaten.
• Vage Kapazität: Statt zu behaupten, jede Größe zu beliefern, nennen Sie Ihre tägliche Produktionsweise und Ihre Liefergebiete nach eigenen Angaben.
• Logos ohne Zustimmung: Statt Kundenlogos ohne Einwilligung zu zeigen, beschreiben Sie Branche und Leistung.
• Schwere Galerien: Statt Einkäufer am Smartphone auf Dutzende hochauflösende Fotos warten zu lassen, zeigen Sie eine kleine, komprimierte Auswahl.
• Fehlendes Impressum: Statt Pflichtangaben zu vergessen, stellen Sie ein vollständiges Impressum nach § 5 DDG bereit, von jeder Seite aus erreichbar.

Gemeinsam ist diesen Fehlern, dass die Website vom Wunsch des Betriebs ausgeht, sich selbst darzustellen, statt von den Fragen des Käufers. Lesen Sie jede Seite vor dem Start mit einer einzigen Frage: Welche Frage eines Käufers beantwortet diese Seite? Um Ihre eigene Priorität zu finden, gehen Sie Ihre letzten Anfragen durch; die am häufigsten gestellte Frage am Telefon ist meist genau das, was auf der Website fehlt.

14Den Partner wählen und der nächste Schritt

Die passende Agentur für einen Caterer will zuerst Ihren Vertrieb verstehen und erst danach Ihre Speisekarte. Ein Team, das vor den ersten Entwürfen fragt, wie Anfragen heute ankommen, wer sie beantwortet und welche verloren gehen, beginnt an der richtigen Stelle. Stellen Sie im ersten Gespräch diese Fragen:

• Wie trennen Sie Anfragen von Firmen und für Feiern auf der Website?
• Wer schreibt die Texte zu Paketen und Nachweisen, und wie werden sie mit der Küche abgestimmt?
• Wohin gehen Formularanfragen, über welchen Kanal, und wie werden sie gemessen?
• Können wir Speisepläne und Nachweise nach dem Start selbst aktualisieren?
• Wie bleiben Website und Broschüre gleich, wenn sich Pakete oder Nachweise ändern?

Im Catering haben wir noch keine Kundenwebsite online; unseren Ansatz zeigen wir deshalb an einer live geschalteten Demo, die auf dieser Seite verlinkt ist. Unsere Arbeiten aus anderen Branchen finden Sie bei unseren Referenzen, den gesamten Ablauf auf der Seite zu unserem Webdesign. Bleiben die Antworten auf die Fragen oben vage, entsteht meist eine allgemeine Vorlage; sind sie konkret, endet das Gespräch mit einer Liste von Seiten, Unterlagen und Fotomotiven.

Um den Umfang zu klären, beschreiben Sie uns Leistungen, Kapazität und den heutigen Anfrageweg über das Kontaktformular; was die Pakete enthalten, sehen Sie auf der Seite mit Paketen und Preisen. Unser schriftliches Angebot nennt Umfang und Zeitplan Punkt für Punkt.