Website für Eventagenturen und Hochzeitsplaner

Für eine Eventagentur oder einen Hochzeitsplaner fällt die Entscheidung meist auf der Website, lange bevor jemand anruft. Ein Paar, eine Familie oder die Assistenz der Geschäftsführung öffnet mehrere Anbieter in Tabs, sieht sich Konzepte an, versucht die Pakete zu verstehen und fragt nur dort nach einem Datum, wo die eigenen Fragen bereits beantwortet sind. Jede fehlende Angabe streicht Sie in dieser Phase still von der Liste.

In diesem Leitfaden beschreiben Talha Aslan und Team die Entscheidungen, die wir bei Websites für Hochzeitsplaner und Eventagenturen der Reihe nach treffen: vom Geschäftsmodell und Konzeptarchiv über Buchungsbedingungen, Tempo und Suche bis zur Messung. Jeder Abschnitt enthält etwas, das Sie auf Ihrer aktuellen Website prüfen oder ändern können.

01Das Geschäftsmodell zuerst festhalten

Der Aufbau der Website folgt daraus, womit Sie Ihren Umsatz machen; die erste Entscheidung betrifft also Prioritäten, nicht Design. Ein Planer, der vor allem Hochzeiten und Verlobungsfeiern betreut, braucht eine andere Startseite als eine Eventagentur, die Produktvorstellungen und Händlertagungen umsetzt. Wer einen eigenen Garten, eine Scheune oder einen Saal besitzt, braucht einen dritten Aufbau, weil Besucher zuerst den Ort sehen wollen.

Für diese Entscheidung reichen die Angebote und Verträge der letzten beiden Saisons. Wir bitten Kunden, zum ersten Termin mit Antworten auf diese Fragen zu kommen:

• Umsatzverteilung: Wie teilt sich Ihr Umsatz grob zwischen Hochzeiten und privaten Feiern auf der einen und Firmenevents auf der anderen Seite?
• Marge: Welche Art von Event bringt am gleichen Teamtag mehr Ertrag, und welche verursacht weniger Korrekturschleifen?
• Kalender: Konkurrieren Hochzeitssaison und Weihnachtsfeiern um dieselben Wochen in Ihrer Planung?
• Gebiet: In welchen Städten und Regionen arbeiten Sie, und nehmen Sie Hochzeiten im Ausland an?
• Richtung: Welchen Bereich möchten Sie in den nächsten zwei Jahren ausbauen?

Sind die Antworten klar, ergeben sich Menüreihenfolge, erster Bildschirm der Startseite und die Voreinstellung im Formular fast von selbst. Halten Sie die Entscheidung in einem Satz fest, etwa „Hochzeiten sind das Kerngeschäft, Firmenevents der Wachstumsbereich“. Spätere Diskussionen über Gestaltung und Texte entscheiden wir anhand dieses Satzes.

02Das Konzeptarchiv filterbar machen

Der Wert einer Konzeptgalerie hängt davon ab, wie schnell Besucher etwas finden, das ihrem eigenen Event ähnelt, nicht allein von schönen Fotos. Die meisten Archive liegen nach Datum sortiert in Ordnern; bevor etwas online geht, braucht jedes Event einige gemeinsame Schlagworte. Danach lassen sich Galerie, Paketseiten und Locationseiten über dieselben Schlagworte verbinden.

Diese Gruppen von Schlagworten nutzen wir beim Sortieren:

• Anlass: Hochzeit, Verlobung, Polterabend, Hennanacht, runder Geburtstag, Produktvorstellung, Gala, Jubiläum, Tagung.
• Stil: Scheunenhochzeit, klassischer Ballsaal, Boho, minimalistisch, Gartenfest, in den Worten, mit denen Paare tatsächlich suchen.
• Art der Location: Hotelsaal, Garten, Seeufer, Schiff, Schloss oder Gutshof, Industriehalle oder Showroom.
• Größe: eine Spanne der Gästezahl; eine Verlobung mit 40 Gästen wirkt anders als eine Hochzeit mit 400.
• Farbe und Jahreszeit: Sommerabend, Winterhochzeit, Pastell oder dunkle Töne.

Schreiben Sie zu jedem Konzept zwei oder drei ehrliche Sätze: welche Blumen, welche Tafelform und welches Licht genutzt wurden und wie eine Einschränkung der Location gelöst wurde. Sechs oder sieben klare Stilschlagworte genügen; fünfzehn ermüden. Statt einer Galerie voller durchschnittlicher Aufnahmen wählen wir pro Konzept acht bis zwölf starke Bilder, darunter immer eine Totale des Raums, ein Detail der Tafel, Bühne oder Licht und ein Moment voller Gäste.

03Wie eine echte Eventgeschichte aufgebaut ist

Eine Eventgeschichte zeigt, wie ein Konzept von der ersten Idee bis zum Abend selbst entstanden ist, und vermittelt, wie sich die Zusammenarbeit mit Ihnen anfühlt. Die Galerie zeigt, was Sie gestaltet haben; die Geschichte zeigt, wie Sie mit Problemen umgehen. Hier entsteht Vertrauen bei der Person, die den Vertrag unterschreibt.

Eine starke Geschichte bauen wir in dieser Reihenfolge auf:

1. Ausgangslage: Was das Paar oder das Unternehmen im ersten Gespräch wollte und mit welcher Einschränkung, etwa 250 Gäste im Freien bei knappem Budget.
2. Location und Grenzen: Echte Hürden wie Sperrstunde, Lärmschutz, Regenrisiko oder ein kurzes Zeitfenster für den Aufbau.
3. Konzeptentscheidungen: Warum Farbwelt, Tafelform, Bühne und Lichtplan so gewählt wurden.
4. Ablauf des Tages: Kurzer Zeitplan von Aufbau und Sektempfang über Dinner, Eröffnungstanz oder Keynote bis zum Abbau.
5. Team und Dienstleister: Fotograf, Floristin, Band und Caterer, namentlich genannt, sofern sie zustimmen.

Holen Sie vor der Veröffentlichung von Namen, Gesichtern und Gästefotos eine schriftliche Einwilligung ein; lehnt ein Paar ab, erzählen Sie die Geschichte nur mit Bildern von Dekoration und Location. Den Fotografen unter jedem Bild zu nennen, ist höflich und stärkt gegenseitige Empfehlungen. Wie Fotografen ihre eigenen Websites aufbauen, beschreiben wir auf unserer Seite zur Website für Fotografen; beide Seiten erzählen dasselbe Event mit anderem Ziel.

04Paketseiten: Umfang, Grenzen und Zusatzleistungen

Eine Paketseite soll Besuchern ermöglichen, zwei Anbieter nach denselben Maßstäben zu vergleichen; ein Paketname allein leistet das nie. Unter Namen wie Silber oder Gold gehören drei getrennte Listen: was enthalten ist, was nicht enthalten ist und was gegen Aufpreis dazukommen kann. Diese Listen beantworten die meisten Fragen, die sonst Ihr erstes Telefonat füllen.

Auf jeder Paketseite suchen wir Antworten auf diese Punkte:

• Dekoration und Blumen: Sind Tischdekoration, Eingangsbereich, Bühnenhintergrund und Brauttisch enthalten, und sind die Blumen frisch oder künstlich?
• Technik: In welchem Paket sind Ton, Licht, Bühne, DJ oder Livemusik enthalten?
• Team am Eventtag: Wie viele Koordinatoren sind vor Ort, und wer übernimmt Aufbau und Abbau?
• Posten nach Gästezahl: Wie werden Tische, Stühle, Tischwäsche und Empfangsgetränke bei wechselnder Gästezahl berechnet?
• Nicht enthalten: Locationmiete, Catering, Foto und Video, Transfers und alles andere außerhalb des Pakets.

Ob Beträge auf der Website erscheinen, ist eine eigene Entscheidung, die wir mit Ihnen treffen. Vollständige Inhalte sind aber in jedem Fall nötig; ein Paar, das nicht sieht, was enthalten ist, kann nicht vergleichen und streicht Sie. Liefert ein Partner das Essen, nennen Sie ihn im Paket. Für Unternehmen, die nur die Verpflegung übernehmen, beschreiben wir den Aufbau einer Website für Caterer gesondert.

05Was auf Locationseiten stehen muss

Eine Locationseite soll die Frage „passt dieser Ort zu meinem Event“ ohne Anruf beantworten. Die Kapazität von Hotels, Scheunen, Gärten, Schiffen oder Ihrem eigenen Saal ist nur der Anfang; den Unterschied macht die ehrliche Nennung der Grenzen, die ein Event prägen. Wer eine Einschränkung früh kennt, erlebt sie in der letzten Woche nicht als Überraschung.

Auf jeder Locationseite sammeln wir diese Angaben:

• Kapazität je Bestuhlung: Gästezahl bei runden Tischen, langer Tafel und Stehempfang, jeweils getrennt.
• Schlechtwetterplan: Wohin das Event zieht, wenn Regen oder Wind den Außenbereich ausschließen.
• Sperrstunde und Lärm: Ab wann die Musik leiser werden muss und wann das Event spätestens endet.
• Anfahrt: Parkplätze, Shuttlebedarf, barrierefreier Zugang und nächste Übernachtungsmöglichkeiten.
• Aufbauzeit: Wie viele Stunden vorher Sie in die Location dürfen, wichtig bei großen Bühnen.

Nutzen Sie nur Fotos, die Sie selbst gemacht haben oder für die die Location eine Nutzung erlaubt. Gehört Ihnen die Location, machen einfache Bestuhlungspläne und eine Besichtigungsanfrage am Seitenende aus einer Anfrage einen konkreten Termin. Schreibt eine Location eigenes Catering oder eigene Technik vor, sagen Sie es; ein Hotel ohne freie Dienstleisterwahl verändert den Umfang Ihres Pakets direkt.

06Die Datumsanfrage und Ihre Regel zur Reservierung

Die Datumsanfrage ist das eigentliche Ziel der Website, und das Formular sollte so viel erfassen, dass Ihre erste Antwort Verfügbarkeit und Umfang klären kann. Ein Formular, das nur Name und Telefonnummer abfragt, zwingt Sie, dieselben Fragen am Telefon erneut zu stellen. Fünfzehn Pflichtfelder schrecken dagegen ein Paar ab, das noch träumt.

Formular und Ablauf danach richten wir in diesen Schritten ein:

1. Erste Felder: Anlass, Datum, Option für ein flexibles Datum und ungefähre Gästezahl stehen auf dem ersten Bildschirm.
2. Zweiter Schritt: Gewünschte Location, Ort, Stil und ein Lieblingskonzept folgen als freiwillige Felder.
3. Sofortantwort: Direkt nach dem Absenden erklärt eine kurze E-Mail, wann Sie sich melden und was als Nächstes passiert.
4. Benachrichtigung: Die Anfrage erreicht Sie vollständig per E-Mail und WhatsApp, samt der Seite, von der sie kam.
5. Reservierung: Ist das Datum frei, erfährt der Kunde schriftlich, wie lange Sie es ohne Anzahlung freihalten.

Wir empfehlen, diese Regel offen auf der Website zu nennen, etwa „ein freies Datum halten wir sieben Tage ohne Anzahlung“. Das beschleunigt die Entscheidung und erlaubt eine faire Antwort, wenn ein zweites Paar nach demselben Tag fragt. Ein Kalender mit belegten Tagen lohnt sich nur, wenn er bei jedem Vertrag gepflegt wird; ein veralteter Kalender schadet mehr als ein einfaches Formular.

07Ein eigener Weg für Firmenkunden

Wer ein Firmenevent einkauft, denkt zuerst an Risiko, nicht an Gefühl, und der Firmenbereich der Website muss belegen, dass nichts schiefgeht. Marketingleitung oder Personalabteilung entscheiden selten allein; sie tragen das Gefundene zur Geschäftsführung und zum Einkauf. Seiten müssen sich deshalb leicht teilen und in ein Dokument übernehmen lassen.

Im Firmenbereich sollten diese Inhalte stehen:

• Technik: Bühnenmaße, Ton und Licht, LED Wände und Dolmetschtechnik, und ob es eigenes Material oder das eines Dienstleisters ist.
• Ablauf: Wie Briefing, Konzeptpräsentation, Probe, Eventtag und Abschlussbericht zeitlich geplant sind.
• Team: Die Rollen von Projektleitung und Koordination vor Ort.
• Unterlagen: Wie Rechnungen, Vertragsentwurf und Versicherungsnachweise auf Anfrage geteilt werden.
• Referenzen: Nur Markennamen und Eventfotos, für die eine Freigabe vorliegt.

Firmenkunden kommen oft mit mehreren Terminen und Städten, daher gehört ein Feld für ein Ausweichdatum ins Formular. Neben Gästezahl und Datum fragt es nach Firmenname und Ziel des Events und erlaubt das Hochladen eines Briefings. Nutzen Sie kein Firmenlogo ohne Erlaubnis als Referenz; bei Kunden, die Vertraulichkeit wünschen, genügen Branche und Art des Events.

08Anzahlung, Storno und Pflichtangaben

Anzahlung und Stornobedingungen gehören auf eine klare eigene Seite statt erst in das Vertragsgespräch; das ist rechtlich wie geschäftlich der richtige Schritt. In Deutschland schließt § 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB das Widerrufsrecht bei Freizeitdienstleistungen mit festem Termin aus, und Art. 246a § 1 Abs. 3 EGBGB verlangt, Verbraucher vor Vertragsschluss darüber zu informieren. Ob Ihre Leistung darunter fällt, klären Sie mit Ihrer Anwältin oder Ihrem Anwalt; in Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln.

Eine Seite mit Buchungsbedingungen sollte diese Fragen beantworten:

• Anzahlung: Welcher Anteil wann fällig wird und in welchen Fällen er erstattet wird.
• Terminänderung: Bis wann und wie oft ein Datum verschoben werden kann.
• Stornierung: Was gilt, wenn Kunde oder Agentur absagen, einschließlich höherer Gewalt.
• Zahlungsplan: In welchen Schritten der Restbetrag bezahlt wird.

Ein Impressum nach § 5 DDG und eine Datenschutzerklärung sind Pflicht, und nach § 25 TDDDG brauchen nicht notwendige Cookies eine Einwilligung. Verarbeitet ein externer Formulardienst oder ein Buchungstool die Anfragen, ist nach Art. 28 DSGVO ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig. Verlinken Sie die Bedingungen aus Formular, Paketseiten und Vorabinformation mit demselben Link, damit Kunden wissen, welche Fassung sie gelesen haben.

09Tempo auf dem Handy trotz vieler Fotos

Websites von Eventagenturen leben von Fotos, deshalb ist das größte technische Risiko eine Galerie, die auf dem Handy langsam öffnet. Viele Besucher kommen über die Bio auf Instagram oder einen Link in einer Gruppe auf WhatsApp, oft mit mobilen Daten. Google bewertet LCP, die Ladezeit des größten Bildes, bei 2,5 Sekunden oder weniger als gut, und CLS, das Verschiebungen des Layouts misst, bei 0,1 oder weniger.

Mit diesen technischen Entscheidungen bleibt eine Galerie innerhalb dieser Grenzen:

• Bildgrößen: Jedes Foto entsteht in mehreren Breiten und wird in moderne Formate wie WebP oder AVIF umgewandelt.
• Verzögertes Laden: Das erste Bild lädt sofort, die übrigen erst beim Scrollen.
• Video: Eventfilme liegen hinter einem leichten Vorschaubild und laden erst beim Antippen.
• Reservierter Platz: Jedes Bild hat feste Maße, damit der Text beim Laden nicht springt.

Ihre aktuelle Website prüfen Sie mit unserem Test zur Mobilfreundlichkeit, Fotos verkleinern Sie vor dem Hochladen mit dem Tool zum Verkleinern von Bildern. Für INP, das misst, wie schnell die Seite auf ein Antippen reagiert, liegt die gute Schwelle bei 200 Millisekunden; schwere Galerieerweiterungen sind der häufigste Grund, wenn sie verfehlt wird. Wir messen diese Werte vor der Übergabe auf einem echten Handy.

10Bei Suchen nach Anlass und Region erscheinen

Paare und Unternehmen, die eine Eventagentur suchen, tippen selten allgemeine Begriffe; sie suchen nach Anlass und Ort, und jede wichtige Suche verdient eine eigene Seite. Eine Familie, die einen Planer für den Polterabend sucht, und ein Unternehmen auf der Suche nach einer Eventagentur für die Produktvorstellung sollten nie auf derselben Seite landen.

Bei der Suche gilt diese Reihenfolge:

1. Seiten je Anlass: Eigene Seiten mit eigenständigen Texten für Hochzeit, Verlobung, runde Geburtstage, Produktvorstellung und Gala.
2. Regionsseiten: Nur für Regionen, in denen Sie tatsächlich Events umsetzen, gefüllt mit Locations und Beispielen von dort.
3. Google Unternehmensprofil: Der Name muss dem echten Firmennamen entsprechen, ohne zusätzliche Suchbegriffe; Betriebe mit Einzugsgebiet dürfen ihre Adresse ausblenden.
4. Bewertungen: Einige Tage nach dem Event eine kurze Nachricht mit dem Link zur Bewertung an Paar oder Ansprechpartner.

Regionsseiten aus einer Vorlage, in der nur der Ortsname wechselt, schaden mehr als sie nützen; jede braucht echte Locations und Events aus der Region. Technik und Redaktionsplan dafür planen wir gemeinsam im Rahmen unserer SEO Betreuung. Wollen Sie vor der Saison mehr Anfragen, ergänzt eine Betreuung von Google Ads, ausgerichtet auf Hochzeitssaison und Weihnachtsfeiern, die organische Suche.

11Messen, welches Konzept Anfragen bringt

Messung soll nicht Besuche zählen, sondern zeigen, welches Konzept, welche Seite und welcher Kanal Datumsanfragen bringt, aus denen Verträge werden. Ohne diese Daten wählen Sie Konzepte für die Startseite und Werbebudgets nach Gefühl. Die Messung muss ab dem ersten Tag laufen.

Die Messung richten wir in diesen Schritten ein:

1. Conversions: Datumsanfrage, Anruf, Klick auf WhatsApp und Download der Broschüre werden jeweils als eigene Conversion definiert.
2. Quelle: Links in der Bio und in Storys auf Instagram sowie QR Codes auf gedruckten Broschüren werden mit markierten Links verfolgt.
3. Konzeptbezug: Das zuletzt angesehene Konzept und die Seite werden jeder Anfrage automatisch angehängt.
4. Ergebnis: Jede Anfrage wird in einer einfachen Tabelle als Termin, Vertrag oder verloren markiert.

Markieren Sie Links auf Instagram und anderswo mit unserem UTM Generator, um zu sehen, welcher Beitrag Anfragen bringt. Besucher, die Cookies ablehnen, erscheinen nicht in der Statistik, die Zahlen bleiben also immer lückenhaft; deshalb lohnt sich die Frage „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden“ im Formular weiterhin. Ein Blick in die Tabelle am Saisonende zeigt, welche Konzepte im Schaufenster bleiben sollten.

12Häufige Fehler auf Websites von Eventagenturen

Die meisten Fehler auf Websites von Eventagenturen entstehen nicht durch Design, sondern durch fehlende oder falsch geordnete Informationen. Jeder der folgenden Fehler schickt Besucher ans Telefon oder zur Konkurrenz; daneben steht jeweils der bessere Weg.

• Nur auf Instagram setzen: Beiträge im Feed lassen sich weder filtern noch durchsuchen; bringen Sie Ihre stärksten Konzepte in eine verschlagwortete Galerie auf der Website und verlinken Sie dorthin.
• Stockfotos verwenden: Tafeln aus dem Internet fallen spätestens im ersten Gespräch auf und kosten Vertrauen; zeigen Sie nur Events, die Sie selbst gestaltet haben.
• „Preise auf Anfrage“ ohne Inhalt: Ohne Paketinhalte springen vergleichende Paare ab; nennen Sie den Umfang Punkt für Punkt, auch wenn keine Beträge erscheinen.
• Nur ein Kontaktweg: Eine Telefonnummer allein verpasst Anfragen am Abend; setzen Sie Datumsformular und Link zu WhatsApp ans Ende jeder Konzeptseite und Paketseite.
• Veraltetes Schaufenster: Trends von vor Jahren auf der Startseite lassen an Ihrer Aktualität zweifeln; erneuern Sie die gezeigten Arbeiten jede Saison.
• Bedingungen verstecken: Anzahlung und Storno erst im Vertrag zu regeln, schafft rechtliches und geschäftliches Risiko; veröffentlichen Sie eine verständliche Seite mit Buchungsbedingungen, verlinkt aus dem Formular.

Treffen drei oder mehr Punkte auf Ihre aktuelle Website zu, bringt eine Korrektur der Inhaltsstruktur mehr als ein neues Design, und die meisten Korrekturen erfordern keinen kompletten Neubau.

13Saisonale Pflege und Redaktionsplan

Die Website einer Eventagentur ist am Starttag nicht fertig; wer Inhalte vor Hochzeitssaison und Jahresende auffrischt, lenkt Anfragen zu den passenden Konzepten. Paare planen oft viele Monate im Voraus, daher muss das Schaufenster lange vor Saisonbeginn stehen. Bei Firmenkunden werden Weihnachtsfeiern ebenso früh besprochen.

Den jährlichen Redaktionsplan bauen wir in dieser Reihenfolge:

1. Saisonende: Fotos neuer Events werden ausgewählt, Einwilligungen eingeholt und für die drei oder vier stärksten Geschichten geschrieben.
2. Vor der Saison: Startseite, hervorgehobene Konzepte und Paketinhalte werden für die neue Saison aktualisiert.
3. Vor dem Jahresende: Der Firmenbereich rückt nach vorn, Konzepte für Gala und Weihnachtsfeier erscheinen auf der Startseite.
4. Jeden Monat: Eingehende Fragen werden notiert, wiederkehrende als kurze Antwort auf der passenden Seite ergänzt.

Damit dieser Plan funktioniert, muss das Redaktionssystem für Ihr eigenes Team einfach genug sein. Ein neues Konzept anzulegen sollte bedeuten, Schlagworte zu wählen und Fotos hochzuladen, mehr nicht. Bei der Übergabe schulen wir eine Person aus Ihrem Team kurz, damit die Aktualität der Website nie von Externen abhängt.

14Partnerwahl und nächster Schritt

Achten Sie bei der Wahl eines Partners für die Website Ihrer Eventagentur weniger auf Designbeispiele als darauf, ob das Team versteht, wie Sie verkaufen. Eine eindrucksvolle Startseite gleicht kein Formular aus, das nur die Hälfte erfasst, und keine Galerie, die auf dem Handy stockt.

Diese Fragen empfehlen wir für Gespräche mit jeder Agentur:

• Archiv: Wer sortiert unser Konzeptarchiv, und wer schreibt die Beschreibungen der Konzepte?
• Formular: Über welchen Kanal und mit welchen Angaben erreicht uns eine Datumsanfrage, und wie wird sie gemessen?
• Tempo: Wie belegen Sie vor dem Start, dass die Galerie auf dem Handy schnell öffnet?
• Unabhängigkeit: Kann unser eigenes Team neue Konzepte und Pakete anlegen?
• Rechtstexte: Sind Buchungsbedingungen, Impressum, Datenschutzerklärung und Cookiehinweis im Umfang enthalten?

Auch das schriftliche Angebot ist ein Test: Umfang, Zeitplan und das, was Sie liefern sollen, gehören Punkt für Punkt hinein. Werden Aufbereitung des Fotoarchivs, Texte und Rechtsseiten nicht genannt, landen sie später bei Ihnen. Auf dieser Seite ist eine Demowebsite für diesen Bereich verlinkt, auf der Sie unseren Ansatz in der Praxis sehen.

Wie wir arbeiten, lesen Sie auf der Seite zu unserem Webdesign Service, was die Pakete enthalten, sehen Sie im Bereich Preise. Erzählen Sie uns über das Kontaktformular, welche Events Sie planen und wie Datumsanfragen heute bei Ihnen ankommen; Seitenstruktur und schriftliches Angebot klären wir dann gemeinsam.