Was ist Robotic Process Automation (RPA)? So werden Sie RPA Entwickler

Robotic Process Automation bedeutet, dass ein Unternehmen wiederkehrende Bildschirmarbeit an Softwareroboter abgibt. Denken Sie an die Rechnungserfassung in der Buchhaltung, an Unterlagen beim Onboarding in der Personalabteilung oder an die Übertragung von Bestellungen im Onlineshop. In diesem Artikel erkläre ich, was RPA ist, welche Werkzeuge den Markt prägen, wo sich der Einsatz lohnt und wie Sie RPA Entwickler werden. Ich arbeite seit 2012 an digitalen Projekten und teile deshalb auch ehrlich, was ich in der Praxis gesehen habe.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, bei der Softwareroboter regelbasierte und wiederkehrende Tätigkeiten am Computer übernehmen, also Klicken, Kopieren, Formulare ausfüllen und Dateien verschieben, und zwar über dieselben Oberflächen wie ein Mensch. Der Roboter arbeitet vor den bestehenden Systemen und funktioniert deshalb sogar bei alten Anwendungen ohne API.

Das Wort „Roboter" meint hier keine Maschine aus Metall. Gemeint ist vielmehr ein kleines Programm, das auf einem Server oder auf dem Rechner eines Mitarbeiters läuft. Konkret liest es den Bildschirm, drückt Buttons, öffnet Excel und verschickt Nachrichten per E-Mail. Kurz gesagt verhält es sich wie ein geduldiger Praktikant. Allerdings wird es nie müde und wiederholt denselben Schritt tausendfach auf exakt dieselbe Weise.

Der Unterschied zur klassischen Integration ist schnell erklärt. Sie schreiben keinen Code im Hintergrund, um Systeme zu verbinden. Stattdessen ahmen Sie die Oberfläche nach, die ein Nutzer sieht. Das bringt schnelle Ergebnisse. Andererseits kann der Roboter ausfallen, sobald sich der Bildschirm ändert. Auf diese Abwägung komme ich später noch zurück.

Welches Problem löst RPA eigentlich?

In vielen Unternehmen sprechen zwei oder drei Systeme nicht miteinander. Zum Beispiel entsteht die Bestellung im Shopsystem, die Rechnung liegt in der Buchhaltungssoftware und die Sendungsverfolgung in einem separaten Portal. Die Brücke baut meist ein Mitarbeiter von Hand. Er kopiert aus einer Maske und fügt in die nächste ein. Das kostet Zeit und erzeugt zudem Fehler.

Genau diese Lücke schließt RPA. Dadurch kümmern sich Mitarbeiter um Ausnahmen und Kunden, statt Daten zu schieben. In der Praxis sehe ich den größten Nutzen deshalb eher in weniger Fehlern als in gesparten Stunden. Ein müder Mensch übersieht am späten Nachmittag schnell ein Komma. Ein Roboter nicht.

• Manuelle Datenübertragung zwischen Systemen.
• Regelbasierte Prüfungen: Stimmt der Betrag, fehlt ein Dokument?
• Sammeln und Verteilen regelmäßiger Berichte.
• Herunterladen und Archivieren von Dateien aus Portalen.

Allerdings repariert RPA keinen schlecht gestalteten Prozess. Wenn Sie Chaos automatisieren, bekommen Sie lediglich schnelleres Chaos. Deshalb steht am Anfang immer die Vereinfachung des Ablaufs.

Worin unterscheidet sich RPA von künstlicher Intelligenz?

Klassisches RPA trifft keine Entscheidungen, sondern folgt Regeln. Sie geben eine klare Anweisung wie „Wenn der Betrag über 10.000 liegt, zur Freigabe senden", und der Roboter setzt sie um. Künstliche Intelligenz arbeitet dagegen mit unsicheren Eingaben. Sie liest eine eingescannte Rechnung, erkennt die Absicht einer E-Mail und ordnet Freitext ein.

Heute wachsen beide Welten allerdings zusammen. Zum Beispiel haben UiPath und Microsoft Dokumentenverarbeitung und generative KI in ihre Plattformen integriert. Das heißt, die KI liest die Daten und der Roboter trägt sie in die Systeme ein. Trotzdem möchte ich eines klar sagen. Mit einer zusätzlichen Schicht aus KI steigt der Aufwand für Tests und Kontrolle. Der Ablauf ist dann nicht mehr vollständig vorhersehbar, daher brauchen Sie eine Vertrauensschwelle und einen Freigabeschritt durch einen Menschen.

Für die Karriere heißt das: Viele Stellenanzeigen für RPA Entwickler tragen heute Titel wie „Intelligent Automation" oder „Agentic Automation". Die Kernkompetenz bleibt trotzdem gleich. Sie müssen den Prozess verstehen, einen robusten Ablauf bauen und Fehler sauber behandeln.

Wo kommt Robotic Process Automation zum Einsatz?

Robotic Process Automation schafft Wert überall dort, wo Regeln klar sind und das Volumen hoch ist. Die folgende Tabelle fasst die Bereiche zusammen, die mir am häufigsten begegnen. Einsparungen beziffere ich bewusst nicht, denn sie schwanken von Prozess zu Prozess stark.

Im E-Commerce ist der Bedarf besonders groß. In meiner E-Commerce Beratung gehört die manuelle Übertragung zwischen Bestellung, Lager und Versand oft zu den größten Zeitfressern.

Wie nutzen Marketingteams RPA?

Im Marketing nimmt RPA vor allem die Last beim Reporting ab. Wenn zum Beispiel jemand jeden Montag Daten aus Werbekonten, Analytics und CRM herunterlädt und in einer Tabelle zusammenführt, ist das eine ideale Aufgabe für einen Roboter. Danach kann das Team Zahlen interpretieren, statt sie zu sammeln.

Eine Warnung vorab. Ist das Tracking schon an der Quelle unsauber, sammelt auch der Roboter nur Datenmüll. Vereinheitlichen Sie daher Ihre Kampagnenlinks zunächst mit einem UTM Generator. Außerdem hilft Ihnen mein Artikel zu Online Marketing KPIs bei der Frage, welche Kennzahlen in den Bericht gehören.

Auch die Übertragung von Formularanfragen ins CRM ist ein typischer Fall. Ein gut gestaltetes Formular erleichtert dem Roboter die Arbeit, weil Felder einheitlich bleiben und Pflichtangaben vollständig ankommen. Dazu passt mein Beitrag zum Optimieren von Anfrageformularen. Ich selbst verfolge Leads in meinem eigenen CRM, und je kürzer die Übertragungskette, desto weniger Anfragen gehen verloren.

Welche RPA Tools sind am weitesten verbreitet?

Es gibt viele RPA Werkzeuge. Allerdings dominieren drei Namen die Stellenanzeigen und Konzernprojekte: UiPath, Microsoft Power Automate und Automation Anywhere. Daneben setzen Teams Blue Prism (heute Teil von SS&C) sowie Open Source Lösungen wie Robot Framework und Python Bibliotheken ein.

Die Wahl hängt stärker von der Organisation ab als vom technischen Geschmack. Also: Nutzt ein Unternehmen bereits Microsoft 365, ist der Einstieg mit Power Automate sinnvoll. Bei vielen Abteilungen und Hunderten geplanter Roboter begegnet Ihnen dagegen häufiger UiPath.

Was ist UiPath und warum ist es so verbreitet?

UiPath gehört zu den bekanntesten RPA Plattformen. Konkret besteht es aus drei Kernbausteinen. In UiPath Studio bauen Sie Automatisierungen. Robots führen sie aus. Der Orchestrator steuert die Roboter zentral. Im Studio gestalten Sie Abläufe per Ziehen und Ablegen und ergänzen bei Bedarf Ausdrücke in VB.NET oder C#.

Für die Verbreitung sehe ich zwei Gründe. Erstens bietet die UiPath Academy kostenlose Kurse, sodass Einsteiger ohne Kosten eine solide Basis erreichen. Zweitens können Sie mit der Community Edition zu Hause üben. Deshalb ist UiPath für angehende RPA Entwickler oft die erste Station.

Andererseits sind die Unternehmenslizenzen für kleine Firmen oft teuer. Wenn ich ein kleineres Unternehmen berate, prüfe ich daher zuerst die vorhandenen Lizenzen. Nicht selten bezahlt die Firma bereits ein Automatisierungstool, das niemand nutzt.

Wie setzen Sie RPA mit Power Automate um?

Microsoft Power Automate kennt zwei Arten von Flows. Cloud Flows arbeiten auf API Ebene über Microsoft 365 und Hunderte Konnektoren. Desktop Flows mit Power Automate für Desktop erledigen dagegen klassisches RPA. Sie steuern Fenster, Webseiten und ältere Anwendungen genau wie ein Nutzer.

Die eigentliche Stärke liegt für mich darin, dass Sie beide Ebenen kombinieren können. Zum Beispiel löst der Anhang einer eingehenden E-Mail einen Cloud Flow aus. Danach öffnet ein Desktop Flow die alte Buchhaltungssoftware und legt den Datensatz an. Somit nutzen Sie die API dort, wo es eine gibt, und Bildschirmautomatisierung überall sonst.

1. Beschreiben Sie den Prozess Schritt für Schritt und dokumentieren Sie ihn mit Screenshots.
2. Erstellen Sie mit dem Rekorder in Power Automate für Desktop einen ersten Entwurf.
3. Machen Sie die Selektoren robust und vermeiden Sie Klicks auf feste Koordinaten.
4. Ergänzen Sie Fehlerbehandlung und Protokollierung.
5. Testen Sie mit echten Daten in einer Testumgebung und gehen Sie erst dann live.

Die Lizenzmodelle ändern sich häufig. Deshalb empfehle ich, die aktuellen Bedingungen für beaufsichtigte und unbeaufsichtigte Roboter direkt bei Microsoft zu prüfen.

Welche Robotertypen kennt Robotic Process Automation?

In Projekten mit Robotic Process Automation begegnen Ihnen zwei Grundtypen. Ein beaufsichtigter Roboter (attended) läuft auf dem Rechner eines Mitarbeiters und arbeitet mit ihm zusammen. Die Person klickt einen Button, und der Roboter erledigt den langweiligen Teil. Ein unbeaufsichtigter Roboter (unattended) läuft dagegen auf einem Server ohne menschliches Zutun. Ein Zeitplan oder ein Auslöser startet ihn.

Welcher Typ passt, hängt vom Prozess ab. Muss zum Beispiel ein Mitarbeiter im Callcenter Daten aus drei Masken holen, während der Kunde wartet, ist ein beaufsichtigter Roboter sinnvoll. Für einen Ablauf, der um Mitternacht Tausende Rechnungen verarbeitet, brauchen Sie dagegen einen unbeaufsichtigten. Zudem unterscheiden sich die Lizenzkosten, also klären Sie die Architektur vor dem Kauf.

Daneben gibt es Mischformen. Der Roboter erledigt den Großteil allein, übergibt aber bei Unklarheit eine Freigabe an einen Menschen. UiPath nennt das Action Center, Power Automate arbeitet mit Genehmigungsflows. Für mich ist genau diese Übergabe zwischen Mensch und Roboter der wichtigste Teil einer soliden Automatisierung.

Wie funktioniert Automation Anywhere?

Automation Anywhere ist vor allem für die cloudbasierte Plattform Automation 360 bekannt. Sie entwickeln Bots im Browser und verwalten sie über den zentralen Control Room. Das senkt den Installationsaufwand und hilft somit Firmen mit kleiner IT Abteilung.

Die Plattform legt außerdem viel Gewicht auf Dokumentenverarbeitung und KI Funktionen. Allerdings sehe ich sie in den Stellenmärkten, die ich beobachte, seltener als UiPath oder Power Automate. Kurz gesagt sollten die Stellenanzeigen in Ihrem Markt Ihre Wahl stärker prägen als jede Funktionsliste.

Für die Weiterbildung betreibt das Unternehmen die Automation Anywhere University mit Kursen und Zertifizierungsprüfungen. Trotzdem ändern sich Namen und Versionen der Zertifikate. Prüfen Sie daher vor der Anmeldung das aktuelle Programm auf der offiziellen Seite.

Woran erkennen Sie, ob ein Prozess für RPA geeignet ist?

Nicht jeder Prozess gehört in die Hände eines Roboters. Für die Bewertung nutze ich die folgende Checkliste. Wenn Sie die meisten Punkte mit „Ja" beantworten, ist der Prozess wahrscheinlich ein guter Kandidat.

• Sind die Regeln klar, oder braucht die Aufgabe oft menschliches Urteil?
• Sind die Eingaben strukturiert, etwa Excel, Formulare oder feste Vorlagen?
• Ist das Volumen hoch, und wiederholt sich die Aufgabe täglich oder wöchentlich?
• Bleiben die Oberflächen der Anwendungen stabil?
• Ist die Ausnahmequote niedrig?
• Ist Genauigkeit entscheidend, sind Fehler also teuer?

Beispielrechnung: Verbringt ein Mitarbeiter täglich 45 Minuten mit der Übertragung von Rechnungen, ergibt das bei rund 20 Arbeitstagen etwa 15 Stunden im Monat. Das ist allerdings nur die Zeitseite. Rechnen Sie die Korrektur von Fehlern hinzu, verändert sich das Bild. Zudem müssen Sie die Wartungskosten des Roboters einplanen. Sonst führt Sie die Investitionsrechnung in die Irre.

Welche Schritte durchläuft ein RPA Projekt?

In der Praxis folgen erfolgreiche Projekte meist demselben Gerüst. Übersprungene Schritte sind die häufigste Ursache für Misserfolge, die ich sehe.

1. Analyse: Beobachten Sie den Prozess gemeinsam mit dem Verantwortlichen und notieren Sie die echten Schritte.
2. Konzept: Erstellen Sie ein Process Definition Document (PDD) und danach ein Solution Design Document (SDD).
3. Entwicklung: Bauen Sie modular und trennen Sie Eingabe, Logik und Ausgabe.
4. Test: Führen Sie Einzeltests und dann einen Abnahmetest mit echten Daten durch.
5. Livegang: Starten Sie mit begrenztem Volumen.
6. Betrieb: Lesen Sie die Fehlerprotokolle regelmäßig.

In der UiPath Welt standardisiert eine Vorlage namens REFramework die Fehlerbehandlung und Wiederholungslogik. Deshalb verlangen viele Stellenanzeigen Erfahrung mit REFramework. Auch in anderen Tools hilft dasselbe Prinzip: Behandeln Sie jeden Vorgang als eigenständige Einheit und legen Sie fehlerhafte beiseite.

Wie messen Sie den Nutzen einer Automatisierung?

Bevor die Geschäftsführung Budget freigibt, fragt sie zu Recht nach dem Nutzen. Diese Frage sollten Sie mit Daten beantworten, nicht mit Schätzungen. Ich empfehle, den Prozess vor der Automatisierung mindestens zwei Wochen lang zu messen. So haben Sie eine belastbare Ausgangsbasis.

• Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Vorgang.
• Tägliches oder wöchentliches Volumen.
• Fehlerquote und Zeitaufwand für Korrekturen.
• Wartezeit: Wie lange liegt ein Vorgang in der Warteschlange?
• Kosten für Entwicklung, Lizenz und Wartung des Roboters.

Beispielrechnung: 400 Vorgänge pro Woche mit je drei Minuten ergeben rund 20 Arbeitsstunden. Der Roboter erledigt einen Teil davon vollständig und übergibt den Rest als Ausnahme an einen Menschen. Folglich hängt der echte Gewinn vom Anteil der vollautomatisch abgeschlossenen Vorgänge ab. Beobachten Sie diesen Anteil auch nach dem Livegang, denn Änderungen an Oberflächen erhöhen die Ausnahmen oft unbemerkt.

Warum scheitern RPA Projekte?

Nur wenige Fehlschläge, die ich erlebt habe, waren technisch. Die meisten entstanden durch falsche Erwartungen und fehlende Verantwortung. Zum Beispiel geht ein Roboter live, drei Monate später bekommt die Buchhaltungssoftware ein Update, niemand passt den Roboter an, und die Arbeit bleibt still liegen.

• Es gibt keinen klaren Prozessverantwortlichen, also bemerkt niemand den Ausfall.
• Das Team hat einen instabilen, ständig wechselnden Prozess gewählt.
• Es fehlt eine Testumgebung, daher entwickelt das Team direkt im Livesystem.
• Niemand hat Passwörter und Rechte der Botkonten geplant.
• Niemand hat den Nutzen gemessen, und die Geschäftsführung zieht die Unterstützung zurück.

Deshalb empfehle ich, für jede Automatisierung einen Verantwortlichen und eine Kennzahl festzulegen. Für die Kennzahlen hilft vielleicht mein Leitfaden, wie Sie einen Marketing Report richtig lesen. Die Logik ist dieselbe: Jede Zahl braucht eine Entscheidung dahinter.

Worauf achten Sie bei Sicherheit und Datenschutz?

Roboter arbeiten meist mit Benutzerkonten, die viele Rechte besitzen. Das heißt, wenn das Passwort eines Bots bekannt wird, kann ein Angreifer alles tun, was dieses Konto darf. Botkonten brauchen daher strengere Regeln als menschliche Konten.

• Geben Sie jedem Roboter ein eigenes Konto mit minimalen Rechten.
• Schreiben Sie Passwörter nie in den Ablauf, sondern nutzen Sie einen Credential Vault oder Orchestrator Assets.
• Erzeugen Sie starke, eindeutige Passwörter, etwa mit einem Passwort Generator.
• Schreiben Sie keine personenbezogenen Daten in Protokolldateien.
• Richten Sie geschäftliche Postfächer für Benachrichtigungen der Bots sauber ein.

Zum letzten Punkt passt mein Artikel über E-Mail mit eigener Domain. Außerdem gehört jede Automatisierung, die personenbezogene Daten verarbeitet, in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO. Das letzte Wort hat hier Ihre Rechtsberatung.

Was macht ein RPA Entwickler?

Ein RPA Entwickler analysiert wiederkehrende Geschäftsprozesse, entwirft den automatisierten Ablauf, programmiert und testet ihn und betreut die Roboter im laufenden Betrieb. Die Rolle liegt zwischen Softwareentwicklung und Prozessanalyse.

In der Praxis mischt eine typische Woche sehr unterschiedliche Aufgaben. Am Montag sprechen Sie zum Beispiel mit der Buchhaltung über einen neuen Prozess. Dienstags entwerfen Sie den Ablauf. Am Donnerstag suchen Sie in Protokollen, warum ein nächtlicher Roboter ausgefallen ist. Kurz gesagt geht es nicht nur ums Programmieren. Zuhören und Dokumentieren sind genauso wichtig.

In großen Unternehmen verteilen sich die Rollen allerdings. Ein Businessanalyst dokumentiert den Prozess, ein Lösungsarchitekt plant die Struktur, der Entwickler baut, und ein Supportteam überwacht. In kleinen Firmen trägt dagegen eine Person alle Hüte. Zu Beginn der Karriere lernen Sie dort enorm viel. Anstrengend ist es trotzdem.

Welche Fähigkeiten braucht ein RPA Entwickler?

Die gute Nachricht zuerst: Für den Einstieg brauchen Sie kein Informatikstudium. Wer jedoch dauerhaft gut sein will, sollte die Grundlagen der Softwareentwicklung lernen. Nach meiner Erfahrung verbinden die besten Entwickler Prozessverständnis mit technischem Können.

• Programmiergrundlagen: Variablen, Schleifen, Bedingungen, Fehlerbehandlung. VB.NET oder C# für UiPath, Python für Open Source.
• Umgang mit Daten: Excel, einfaches SQL, JSON und CSV.
• Webgrundlagen: Aufbau von HTML, Selektoren, Verhalten des Browsers.
• Schnittstellen: REST Aufrufe und Authentifizierung verstehen.
• Prozessanalyse: Flussdiagramme zeichnen und Ausnahmen hinterfragen.
• Kommunikation: Laien erklären, was ein Roboter tut.

Webgrundlagen sind besonders wichtig, denn viele Roboter arbeiten im Browser. Wenn Sie verstehen möchten, wie große Websites aufgebaut sind, lohnt sich mein Beitrag über Micro Frontends. Wer weiß, wie sich große Webanwendungen aufteilen, schreibt bessere Selektoren.

Wie werden Sie Schritt für Schritt RPA Entwickler?

Hier ist die Reihenfolge, die ich Quereinsteigern empfehle. Die Dauer ist individuell. Die Reihenfolge ist also ein Vorschlag aus der Praxis, keine Garantie.

1. Programmieren lernen: Schreiben Sie ein paar kleine Programme in Python oder C#.
2. Eine Plattform wählen: Prüfen Sie Stellenanzeigen in Ihrer Region und starten Sie dann mit UiPath oder Power Automate.
3. Kostenlose Kurse abschließen: UiPath Academy oder Module auf Microsoft Learn.
4. Eigene Arbeit automatisieren: etwa einen Rechnungsordner sortieren oder Berichte zusammenführen.
5. Portfolio aufbauen: drei bis fünf dokumentierte Projekte auf GitHub.
6. Zertifikat erwerben: die Einstiegsprüfung Ihrer Plattform.
7. Bewerben: auf Stellen als Junior RPA Entwickler, Automatisierungsspezialist oder Praktikant.

Im Portfolio überzeugt vor allem ein Projekt, das ein echtes Problem löst. „Ich habe den Taschenrechner geöffnet und zwei Zahlen addiert" wirkt schwach. Dagegen hinterlässt ein Roboter, der PDF Rechnungen aus dem Postfach liest, sie nach Excel schreibt und fehlerhafte in einen eigenen Ordner verschiebt, im Vorstellungsgespräch einen starken Eindruck.

Welche RPA Zertifizierungen lohnen sich?

Zertifikate öffnen Türen, garantieren aber keinen Job. Dennoch nutzen Arbeitgeber gerade bei Juniorstellen ein Plattformzertifikat oft als Filter. Die wichtigsten Optionen:

Laut der offiziellen Zertifizierungsseite von UiPath richtet sich die Associate Stufe an Personen, die einfache Automatisierungen selbstständig bauen oder produktiv in einem Team unter einem erfahrenen Entwickler arbeiten. Auf Microsoft Seite weist der Studienleitfaden zur Prüfung auf die Einstellung hin. Wählen Sie also den Weg über Power Automate, prüfen Sie auf Microsoft Learn die aktuellen Zertifikate mit Fokus auf KI und Agenten.

Wie bereiten Sie sich auf eine RPA Prüfung vor?

Den häufigsten Fehler sehe ich immer wieder. Kandidaten lernen Fragenkataloge auswendig, bauen aber nie einen vollständigen Roboter. Selbst wenn Sie so die Prüfung bestehen, wird das erste technische Gespräch schwer.

• Folgen Sie dem offiziellen Lernpfad in der richtigen Reihenfolge.
• Bauen Sie nach jedem Modul eine kleine Übung.
• Investieren Sie extra Zeit in Fehlerbehandlung, Selektoren und Warteschlangen.
• Meiden Sie inoffizielle Seiten mit Prüfungsfragen; das ist unethisch und verstößt gegen die Zertifizierungsregeln.
• Notieren Sie Gültigkeit und Bedingungen zur Verlängerung des Zertifikats.

Zudem ändern sich Gebühren und Versionen. Prüfen Sie diese deshalb auf der offiziellen Seite des Anbieters statt bei Drittanbietern. Zusammengefasst soll ein Zertifikat Ihr Können belegen, nicht ersetzen.

Wie sieht der Arbeitsmarkt für RPA aus?

Beim Gehalt möchte ich ehrlich sein. Die Bezahlung hängt stark von Land, Stadt, Branche, Plattformerfahrung und Sprachkenntnissen ab, daher nenne ich hier keine Zahlen. Die beste Quelle sind aktuelle Stellenanzeigen und seriöse Gehaltsstudien in Ihrem Markt.

Meine allgemeine Beobachtung: Banken, Versicherungen, Telekommunikation und Shared Service Center gehörten zu den ersten Branchen mit eigenen RPA Teams. Außerdem eröffnet Remote Arbeit für internationale Firmen gute Chancen, vor allem mit sicherem Englisch.

Gleichzeitig verändert sich die Rolle. Reine Bildschirmautomatisierung weicht Stellen, die KI, Dokumentenverarbeitung und API Integration verbinden. Folglich reicht es nicht, die Buttons eines Tools zu kennen. Integration und Datenkompetenz machen den Unterschied.

RPA oder klassische Integration: Was ist besser?

Diese Frage höre ich von Geschäftsführern sehr oft. Die kurze Antwort: Gibt es eine API, denken Sie zuerst an die API. Eine Schnittstelle reagiert nicht auf Änderungen an der Oberfläche, läuft schneller und lässt sich leichter überwachen.

RPA lohnt sich dagegen bei alten oder geschlossenen Systemen ohne API oder wenn Sie schnell Ergebnisse brauchen. Müssen Sie zum Beispiel täglich Dokumente aus einem Behördenportal ohne Schnittstelle laden, ist RPA fast der einzige praktikable Weg.

Manchmal ist die beste Lösung aber keine Automatisierung, sondern ein neues Konzept. Übertragen Sie Bestelldaten etwa von Hand in drei Systeme, brauchen Sie vielleicht eigentlich eine gut geplante Webplattform. In meinen Webdesign Projekten verbinde ich Formulare, CRM und E-Mail von Anfang an. Dadurch sinkt der spätere Bedarf an Robotern.

Wie startet ein kleines Unternehmen mit Robotic Process Automation?

Ein kleines Unternehmen braucht kein großes Automatisierungsprogramm. Mein Rat: Wählen Sie einen Schmerzpunkt, bauen Sie einen kleinen Roboter und messen Sie den Effekt. So gewinnt das Team Vertrauen, und Sie haben Daten für den nächsten Schritt.

Prüfen Sie vorher Ihre vorhandenen Lizenzen. Mit Microsoft 365 sind manche Funktionen von Power Automate womöglich schon enthalten. Beziehen Sie außerdem die Person ein, die die Aufgabe heute erledigt. Denn wer eine Tätigkeit täglich macht, kennt sie am besten.

Schließlich ist Robotic Process Automation nur ein Baustein der digitalen Transformation. Starten Sie klein, messen Sie ehrlich und wachsen Sie Schritt für Schritt. Wenn Sie Fragen zu Ihrem eigenen Fall haben, erreichen Sie mich über die Kontaktseite.