Social Media Agenturwechsel: Wie übergeben Sie Konten, Pixel und Werbekonten?

Diese Reihenfolge klingt selbstverständlich. Allerdings scheitern genau hier die meisten Wechsel. Zum Beispiel entfernt ein Unternehmen die alte Agentur und merkt danach, dass das Werbekonto im Portfolio der Agentur lag. In diesem Leitfaden zeigen Talha Aslan und Team Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen. Außerdem behandeln wir Passwörter, 2FA und die Vertragsklausel, die Sie beim nächsten Wechsel schützt. Das Ziel ist klar: Die Agentur wechselt, die Assets Ihrer Marke bleiben bei Ihnen.

Welche Assets sollten Sie vor dem Wechsel erfassen?

Zunächst brauchen Sie eine Bestandsliste. Denn Sie können nur schützen, was Sie kennen. Legen Sie deshalb eine Tabelle an und geben Sie jedem Asset eine eigene Zeile. Danach ergänzen Sie Eigentümer, Admins, Login E-Mail und das Gerät, auf dem der 2FA Code ankommt.

• Facebook Seite und professionelles Instagram Konto.
• Meta Business Portfolio, früher Business Manager, samt Werbekonten.
• Meta Pixel, Datensätze und Custom Audiences.
• TikTok Konto, TikTok Business Center und Werbekonto.
• LinkedIn Unternehmensseite und Campaign Manager.
• YouTube Kanal und das zugehörige Google Konto.
• Planungstools, Designquelldateien, Rohfotos und Videos.
• Hinterlegte Zahlungsmittel und Rechnungsempfänger.

Die Liste hilft außerdem im Gespräch mit der alten Agentur. Statt pauschal alles zu verlangen, fordern Sie Punkt für Punkt an. Somit fallen fehlende Assets sofort auf.

Erstellen Sie die Liste zudem selbst. Melden Sie sich also mit Ihrem eigenen Nutzer an und notieren Sie, was Sie tatsächlich sehen. In der Praxis glauben viele, sie seien Admin, und finden dann nur eine eingeschränkte Rolle. Ergänzen Sie daher bei jeder Zeile das Datum der letzten Prüfung.

Warum ist Eigentum wichtiger als Zugriff?

Zugriff bedeutet, dass jemand ein Asset nutzen kann. Eigentum beschreibt dagegen, zu welchem Konto oder Unternehmen das Asset gehört. Eine Agentur kann also volle Rechte haben, während Sie Eigentümer bleiben. Andererseits können Sie als Admin erscheinen, obwohl das Asset im Portfolio der Agentur liegt.

Vor allem bei Werbekonten zeigt sich dieser Unterschied. Hat die Agentur das Werbekonto in ihrem eigenen Portfolio angelegt, haben Sie lediglich Partnerzugriff. Entfernt die Agentur Sie, verlieren Sie folglich auch die Kampagnenhistorie. Stellen Sie deshalb bei jedem Asset eine Frage: Welches Unternehmen steht als Eigentümer da?

Konkret empfehlen wir einen einfachen Test. Stellen Sie sich vor, Sie entfernen die Agentur heute überall. Welche Assets könnten Sie dann noch öffnen, welche nicht? Jedes Asset, das Sie verlieren würden, kommt somit ganz nach oben auf Ihre Liste.

Dieser Test funktioniert auch ohne technisches Wissen. Zudem zeigt er in wenigen Minuten, wo das größte Risiko liegt. Viele Inhaber sehen erst dabei, wie viel tatsächlich bei der Agentur liegt, und können deshalb gezielt nachfragen.

In welcher Reihenfolge läuft ein Social Media Agenturwechsel ab?

Die richtige Reihenfolge verhindert, dass Sie jemals ausgesperrt sind. Unser Team arbeitet daher in dieser Abfolge:

1. Bestandsliste erstellen und Eigentum je Asset prüfen.
2. Admin Nutzer mit Firmen E-Mail Adressen einrichten.
3. 2FA auf Geräte des Unternehmens umziehen.
4. Assets aus dem Portfolio der Agentur in Ihr eigenes übertragen.
5. Neue Agentur als Partner oder Nutzer hinzufügen.
6. Inhaltsarchiv und Berichte übernehmen und prüfen.
7. Alte Agentur überall entfernen und Passwörter ändern.
8. Eine Woche später alle Zugriffslisten erneut prüfen.

Die Logik dahinter ist einfach. Zunächst sichern Sie Ihren eigenen Platz. Danach holen Sie den neuen Partner dazu. Schließlich entfernen Sie den alten. Weil der alte Zugriff bis zum Ende offen bleibt, können Sie bei Problemen jederzeit zurück.

Allerdings muss jemand diese Schritte auf allen Plattformen steuern, ohne dass der Redaktionsplan stockt. Fehlt Ihrem Team dafür die Zeit, kann eine Social Media Betreuung den Wechsel und die laufende Arbeit aus einer Hand übernehmen. Lesen Sie trotzdem zuerst die Schritte für die einzelnen Plattformen.

Wie regeln Sie den Agenturzugriff im Meta Business Portfolio?

Bei Meta treten Agenturen in der Regel als Partner auf. Meta erklärt in der Hilfe zum Partnerzugriff auf Business Assets, dass Partner Ihre Assets aus ihrem eigenen Portfolio bearbeiten. Die Assets bleiben dabei in Ihrem Portfolio. Genau das ist also die richtige Struktur.

Für die neue Agentur nutzen Sie den Partnerbereich in den Portfolioeinstellungen. Die einzelnen Schritte beschreiben wir ausführlich im Beitrag Meta Business Portfolio: Agentur Zugriff geben. Deshalb wiederholen wir sie hier nicht.

Die alte Agentur entfernen Sie anschließend im selben Bereich. Laut Meta Hilfe zum Entfernen von Partnern entziehen Sie damit zugleich die geteilten Berechtigungen. Allerdings kann das nur ein Admin mit voller Kontrolle. Sichern Sie sich daher vorab die volle Kontrolle über Ihr Portfolio.

Was tun, wenn das Werbekonto im Portfolio der Agentur liegt?

Diesen Fall sehen wir am häufigsten. Liegt das Werbekonto bei der Agentur, hängt die Übertragung von ihrer Mitarbeit ab. Sprechen Sie das Thema daher früh an, solange die Zusammenarbeit noch gut läuft.

Meist gibt es zwei Wege. Entweder überträgt die Agentur das Konto in Ihr Portfolio, oder es bleibt bei ihr und Sie eröffnen ein neues. Beim zweiten Weg bleibt die Historie allerdings im alten Konto. Sichern Sie deshalb vor dem Abschied:

• Berichte auf Kampagnen, Anzeigengruppen und Anzeigenebene.
• Targeting Einstellungen und Zielgruppendefinitionen.
• Erfolgreiche Anzeigentexte und Creatives.
• Zahlungshistorie und Rechnungen.

Prüfen Sie außerdem die Zahlungsmittel. Ist Ihre Kreditkarte im Konto der Agentur hinterlegt, entfernen Sie sie zum Vertragsende. Stellen Sie zudem die Rechnungsadresse auf Ihre eigene E-Mail um.

Auch das Budget verdient Aufmerksamkeit. Hat die Agentur Anzeigen mit eigener Karte bezahlt und weiterberechnet, kann ein offener Saldo bleiben. Klären Sie deshalb letzte Rechnung, offene Zahlungen und Laufzeiten gemeinsam.

Halten Sie das Ergebnis zudem schriftlich fest, am besten per E-Mail mit Datum. Somit vermeiden Sie spätere Diskussionen über offene Beträge oder pausierte Kampagnen. Außerdem weiß die neue Agentur dann genau, mit welchem Budget sie startet.

Wie holen Sie Meta Pixel und Datensätze zurück?

Der Pixel misst, was Besucher auf Ihrer Website tun. Meta führt Pixel in den Portfolioeinstellungen unter den Datenquellen. Hat die Agentur den Pixel in ihrem Portfolio angelegt, schickt Ihre Website also Daten an das Unternehmen der Agentur.

Zwei Wege sind möglich. Erstens teilt die Agentur den Pixel mit Ihrem Portfolio oder überträgt ihn. Zweitens legen Sie einen neuen Pixel an und tauschen den Code auf der Website. Allerdings starten Ihre Zielgruppen beim zweiten Weg bei null. Besprechen Sie daher zuerst die Übertragung.

Wie der Pixel funktioniert, erklären wir in der Anleitung zum Meta Pixel. Prüfen Sie nach dem Wechsel zudem, dass Ereignisse nicht doppelt zählen. Bleiben alter und neuer Code gleichzeitig aktiv, verzerren sich sonst Ihre Zahlen.

Benutzerdefinierte Conversions und Zielgruppen gehören ebenfalls auf die Liste. Sie bleiben oft unbemerkt bei der Agentur. Fordern Sie deshalb Regeln und Definitionen schriftlich an.

Danach können Sie diese Zielgruppen in Ihrem eigenen Portfolio neu aufbauen, falls die Übertragung nicht klappt. Zudem sehen Sie so, welche Zielgruppen tatsächlich genutzt wurden und welche nur Altlasten sind. Das spart der neuen Agentur Zeit beim Start.

Wie übergeben Sie Instagram Passwort und 2FA sicher?

Viele Unternehmen melden sich bei Instagram mit einem geteilten Passwort an. Liegt das Passwort bei der Agentur und landet der 2FA Code auf dem Handy eines Mitarbeiters, hat die Agentur faktisch die Kontrolle. Deshalb ist dieser Schritt der wichtigste.

1. E-Mail und Telefonnummer des Kontos auf Firmendaten ändern.
2. Passwort neu setzen und im Passwortmanager der Firma speichern.
3. 2FA auf eine Authenticator App auf einem Firmengerät umstellen.
4. Backup Codes sichern und sicher aufbewahren.
5. Angemeldete Geräte prüfen und unbekannte abmelden.

Wo Sie Backup Codes am besten aufbewahren, zeigen wir im Beitrag 2FA sicher aufbewahren. Geht ein Gerät verloren, hilft zudem unser Leitfaden zum Instagram Login mit Backup Code.

Was tun, wenn Sie den Zugriff komplett verloren haben?

Manchmal antwortet die alte Agentur nicht mehr, und Sie kommen gar nicht mehr in die Seite. Bleiben Sie zunächst ruhig. Nutzen Sie dann den offiziellen Wiederherstellungsweg der Plattform und halten Sie Ausweis und Firmenunterlagen bereit.

Allerdings ist hier eine Warnung nötig. Arbeiten Sie nicht mit Fremden, die gegen Geld eine Kontorettung versprechen. Gefälschte Dokumente oder fremde Konten gelten zudem als Versuch, Plattformregeln zu umgehen. Außerdem verschlimmern sie die Lage meist.

Den Weg bei Meta beschreiben wir im Beitrag Zugriff auf Meta Business Konto verloren. Kein Wiederherstellungsweg ist garantiert. Daher ist der beste Schutz ein Wechsel, bevor die Beziehung kippt.

Wie übertragen Sie Adminrechte im TikTok Business Center?

Bei TikTok liegen Werbeassets im Business Center. Die TikTok Hilfe zu Rollen und Berechtigungen im Business Center nennt zwei Grundrollen. Admins haben vollen Zugriff, Standardmitglieder arbeiten dagegen nur an zugewiesenen Konten.

Ihr Unternehmen sollte also ein eigenes Business Center besitzen, und Sie sollten dort Admin sein. Die Agentur bleibt Standardmitglied oder Partner. Liegt das Werbekonto im Business Center der Agentur, kann laut TikTok Hilfe nur dessen Admin eine Übertragung starten. Zudem lässt sich eine abgeschlossene Übertragung nicht rückgängig machen, und aktive Kampagnen pausieren dabei. Planen Sie den Schritt deshalb außerhalb starker Kampagnenphasen.

Das TikTok Konto selbst ist ein eigenes Asset. Ziehen Sie daher auch Login und 2FA in die Firma um. Wie Sie die Qualifikation einer Agentur bei TikTok prüfen, erklärt unser Beitrag zum TikTok Agentur Badge.

Wer sollte Super Admin Ihrer LinkedIn Unternehmensseite sein?

LinkedIn vergibt Seitenrollen über persönliche Profile. Der Hilfeartikel zu den Admin Rollen einer LinkedIn Seite nennt drei Seitenrollen: Super Admin, Content Admin und Analyst. Außerdem gibt es eigene Rollen für bezahlte Werbung.

Ein Super Admin kann andere Admins hinzufügen und entfernen. Deshalb gehört diese Rolle zu Ihren eigenen Mitarbeitenden, idealerweise zu zwei Personen. Für die Agentur reicht dagegen meist die Rolle Content Admin.

Ist Ihr Super Admin gegangen, hilft der Beitrag LinkedIn Unternehmensseite: Admin weg. Prüfen Sie zudem den Campaign Manager separat, denn Seitenrollen und Werbekontorollen sind unabhängig voneinander. So kann eine Agentur ohne Seitenrolle trotzdem im Werbekonto bleiben.

Wie behalten Sie das Eigentum an Ihrem YouTube Kanal?

YouTube arbeitet mit Kanalberechtigungen wie Inhaber, Manager, Bearbeiter und Betrachter. Die YouTube Hilfe zu Kanalberechtigungen erklärt, dass diese Rollen Zugriff geben, ohne dass Sie Ihr Google Konto teilen. Dieselbe Seite stellt allerdings klar, dass die Inhaberrolle auf diesem Weg nicht an andere Nutzer übertragbar ist.

Dieser Punkt ist entscheidend. Hat die Agentur den Kanal mit ihrem eigenen Google Konto eröffnet, können Sie das Eigentum also nicht über Kanalberechtigungen übernehmen. Achten Sie deshalb bei neuen Kanälen darauf, dass ein Firmenkonto Inhaber ist. Der Agentur geben Sie dann die Rolle Manager oder Bearbeiter.

Videokampagnen laufen zudem oft über ein eigenes Google Ads Konto. Wie Sie dort Zugriff regeln, zeigt der Beitrag Agentur Zugriff auf Google Ads geben. Wurde Ihr Kanal übernommen, beginnen Sie mit YouTube Kanal gehackt.

Wie sieht der Wechsel im Plattformvergleich aus?

Die folgende Entscheidungstabelle zeigt, welche Rolle Ihr Unternehmen behalten sollte und welche Rolle für die Agentur genügt. Rollennamen können sich ändern; prüfen Sie daher die aktuellen Bezeichnungen in der offiziellen Hilfe der Plattform.

Verbinden Sie die Tabelle mit Ihrer Bestandsliste. Danach markieren Sie jede Zeile als erledigt oder offen. Vor allem die letzte Spalte zählt, denn jede Plattform hat ihre eigene Falle.

Wie übernehmen Sie Inhaltsarchiv und Designdateien?

Ihre Beiträge bleiben auf der Plattform, die Dateien dahinter liegen jedoch oft auf Rechnern der Agentur. Denken Sie zum Beispiel an bearbeitbare Designs, Rohvideos, Musiklizenzen und Textentwürfe. Ohne diese Dateien beginnt die neue Agentur folglich bei null.

• Bearbeitbare Designquelldateien und Vorlagen.
• Logodateien, Farbcodes und Schriftangaben.
• Rohes Foto und Videomaterial.
• Lizenzangaben zu Stockbildern und Musik.
• Monatsberichte und Leistungsübersichten.
• Redaktionsplan und freigegebene Texte.

Schicken Sie die Liste zudem vorab schriftlich. Eine pauschale Bitte führt sonst oft zu einem halb leeren Ordner. Lassen Sie die Dateien in einen Cloudordner liefern, der Ihrer Firma gehört, und öffnen Sie sie anschließend. Liegen auch Website und Domain bei der Agentur, lesen Sie Website und Domain von der Agentur zurückholen.

Was sollte die Assetklausel im Agenturvertrag regeln?

Der beste Wechsel ist der, den Ihr Vertrag bereits regelt. Wir empfehlen daher, die folgenden Punkte klar festzuhalten. Allerdings ist dieser Abschnitt keine Rechtsberatung; lassen Sie die Formulierung von einer Anwältin oder einem Anwalt prüfen.

• Alle Konten, Seiten, Werbekonten und Pixel gehören dem Kunden.
• Die Agentur arbeitet nur als Nutzer oder Partner.
• Umfang der Nutzungsrechte an Inhalten der Agentur.
• Liste der Dateien, die die Agentur am Ende übergibt.
• Angemessene Frist und Form der Übergabe.
• Recht des Kunden, Agenturzugriffe jederzeit zu entfernen.

Bei Influencern gilt dasselbe Prinzip; der Beitrag Influencer Vertrag: 8 Punkte zeigt ein vergleichbares Beispiel. Fehlt eine solche Klausel, formulieren Sie Ihren Abschied also schriftlich und mit klarer Liste. In der Praxis kooperieren die meisten Agenturen, wenn die Bitte fair und konkret ist.

Wann und wie entfernen Sie die alte Agentur?

Entfernen Sie die alte Agentur zuletzt. Zunächst muss der Zugriff der neuen Agentur funktionieren, das Archiv muss bei Ihnen liegen, und das Eigentum muss geklärt sein. Danach entfernen Sie die alte Agentur am selben Tag von allen Plattformen.

Gehen Sie dabei Plattform für Plattform vor und sichern Sie jede Zugriffsliste per Screenshot. Ändern Sie außerdem bei geteilten Logins das Passwort. Trennen Sie zudem verbundene Planungstools, denn sie bilden einen eigenen Zugang.

Prüfen Sie schließlich geplante Beiträge. Ein Beitrag im Tool der alten Agentur kann sonst nach Vertragsende noch online gehen. Hinweise dazu finden Sie im Beitrag geplanter Beitrag in der Meta Business Suite.

Wie bleiben Sie während der Übergabe sichtbar?

Stille ist das am meisten unterschätzte Risiko beim Wechsel. Follower sehen den Agenturwechsel nicht, zwei ruhige Wochen bemerken sie allerdings schon. Planen Sie deshalb Inhalte parallel zur Übergabe.

• Freigegebene Beiträge des letzten Monats übernehmen.
• Einen kleinen Vorrat zeitloser Beiträge vorbereiten.
• Für jeden Tag festlegen, wer Kommentare und DMs beantwortet.
• Budgets und Enddaten laufender Kampagnen prüfen.

Vor allem Kommentare und Nachrichten brauchen Aufmerksamkeit. Eine unbeantwortete Beschwerde in der Wechselwoche kann sonst eskalieren. Unser Beitrag zur Antwortzeit bei Kommentaren und DMs hilft bei der Planung. Für den Ernstfall lesen Sie zudem Krisenmanagement in Social Media.

Wie bereinigen Sie verbundene Apps und Tools?

Agenturen arbeiten selten nur in den Plattformen selbst. Stattdessen verbinden sie Tools für Planung, Reporting und Posteingang. Jedes Tool hat eine eigene Berechtigung, und diese Verbindung bleibt womöglich aktiv, obwohl die Agentur längst weg ist.

1. Verbundene Apps je Plattform auflisten.
2. Tools der alten Agentur markieren.
3. Zugriff dieser Tools entfernen.
4. Tool der neuen Agentur mit Freigabe der Firma verbinden.
5. Jede Änderung mit Datum in der Bestandsliste festhalten.

Menünamen ändern sich häufig; suchen Sie daher im jeweiligen Dashboard den Bereich für Sicherheit oder Integrationen. Fordern Sie außerdem Exporte früherer Berichte an. Somit kann die neue Agentur Ergebnisse mit der Historie vergleichen.

Welche Rollen sollten Personen in Ihrem Unternehmen halten?

Der Wechsel ist zugleich eine Chance, interne Zugriffe sauber aufzustellen. Gehört alles einer einzigen Person, ist das ebenso riskant wie die Abhängigkeit von der Agentur. Verlässt diese Person das Unternehmen, stehen Sie also vor demselben Problem.

• Volle Kontrolle: Inhaber und eine Vertretung.
• Tägliche Betreuung: Marketingleitung und Agentur.
• Finanzen: die Person, die Zahlungsmittel verwaltet.
• Berichte: weitere Mitarbeitende mit Leserechten.

Nutzen Sie zudem Firmenadressen statt privater E-Mail Konten. Scheidet jemand aus, schließen Sie dessen Konto und geben den Zugriff kontrolliert weiter. Ebenso sollte die Agentur nirgends der einzige Admin mit voller Kontrolle sein.

Welche Fehler passieren beim Social Media Agenturwechsel am häufigsten?

Aus unserer Praxis kennen wir immer wieder dieselben Fehler. Wer sie vorher kennt, vermeidet daher die meisten Probleme.

1. Die alte Agentur entfernen, bevor das Eigentum geprüft ist.
2. 2FA auf dem privaten Handy eines Mitarbeiters belassen.
3. Ohne Export der Werbeberichte gehen.
4. Alten und neuen Pixel gleichzeitig auf der Website lassen.
5. Designquelldateien nicht anfordern.
6. Die alte Agentur erst am letzten Tag informieren.

Kurz gesagt entstehen die meisten Fehler aus Eile. Behandeln Sie den Wechsel deshalb wie ein kleines Projekt, mit Verantwortlichen und Terminen. Sprechen Sie außerdem einige Wochen vorher mit der alten Agentur, denn Überraschungen erschweren jede Zusammenarbeit.

Wie richten Sie den Zugriff für die neue Agentur ein?

Bauen Sie die richtige Struktur von Anfang an auf, damit der nächste Wechsel leichtfällt. Die Regel ist kurz: Assets gehören Ihnen, Zugriff gehört der Agentur.

Fügen Sie die Agentur zum Beispiel bei Meta als Partner hinzu und teilen Sie Assets aus Ihrem Portfolio. Bei TikTok arbeitet die Agentur dann in Ihrem Business Center. Bei LinkedIn genügt die Rolle Content Admin. Schließlich reicht bei YouTube die Rolle Manager für die tägliche Arbeit.

Klären Sie zudem früh, wie die Agentur auf Kommentare und Nachrichten antwortet. Plant sie KI gestützte Antworten, setzen Sie klare Grenzen. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Social Media Kommentare mit KI beantworten.

Ist Ihr Social Media Agenturwechsel abgeschlossen?

Wenn Sie fertig sind, gehen Sie jede Plattform mit einer kurzen Checkliste durch. Wiederholen Sie die Prüfung zudem eine Woche später, denn manche Einladungen und Übertragungen erscheinen verzögert.

• Gehört jedes Asset dem Portfolio oder Konto Ihrer Firma?
• Fehlt die alte Agentur in allen Zugriffslisten?
• Liegen Passwörter und 2FA bei der Firma?
• Sind Backup Codes sicher aufbewahrt?
• Gibt es genau einen Pixel im richtigen Portfolio?
• Lassen sich die Archivdateien öffnen?
• Stimmen Zahlungsmittel und Rechnungsadresse?

Lautet jede Antwort ja, ist Ihr Social Media Agenturwechsel abgeschlossen. Trotzdem empfehlen wir, diese Prüfung einmal im Jahr zu wiederholen, auch ohne Agenturwechsel.

Möchten Sie Unterstützung beim Wechsel und danach?

Schwierig ist beim Wechsel nicht der einzelne Schritt, sondern alle gleichzeitig zu steuern, ohne dass Inhalte stocken. Ein Beispielszenario: Ein Unternehmen möchte im letzten Monat der alten Agentur wechseln, während Anzeigen noch laufen. Ein Schritt in falscher Reihenfolge kann dann Kampagnen stoppen oder Daten kosten.

Talha Aslan und Team klären deshalb zuerst Bestand und Eigentum. Danach richten wir Zugriffe zugunsten Ihres Unternehmens ein. Anschließend betreuen wir Inhalte, Community und Anzeigen regelmäßig. Möchten Sie das nicht allein stemmen, finden Sie auf unserer Seite zu den Social Media Agentur Leistungen alle Details zur Arbeitsweise. Allerdings versprechen wir auf keiner Plattform Zugriff oder Ergebnisse. Wir arbeiten jedoch transparent und schriftlich dokumentiert.

Grundlagen: Was ist Online Marketing? Arten, Beispiele und Vorgehen auf einer Seite, mit einem interaktiven Film durch das Gehirn.