Zugriff auf das Meta Business Portfolio für Agenturen ohne Passwort

Wie geben Sie einer Agentur Zugriff auf das Meta Business Portfolio?

Zugriff auf das Meta Business Portfolio für eine Agentur bedeutet, dass Sie die Agentur als Partner hinzufügen und nur die nötigen Assets mit eingeschränktem Zugriff freigeben, ohne ein Passwort zu teilen. In der Meta Business Suite öffnen Sie dazu die Einstellungen, wählen Partner, tragen die ID der Agentur ein und klicken auf Assets zuweisen.

Die folgenden sechs Schritte sind also für die meisten Unternehmen die schnelle Lösung. Danach erklären die weiteren Abschnitte jeden Schritt im Detail.

1. Prüfen Sie, ob Sie die uneingeschränkte Kontrolle über das Business Portfolio haben. Sehen Sie den Menüpunkt Partner nicht, reicht Ihre Berechtigung möglicherweise nicht aus.
2. Bitten Sie die Agentur um die ID ihres eigenen Business Portfolios. Hat die Agentur noch keins, muss sie daher zuerst eins anlegen.
3. Öffnen Sie zunächst in der Meta Business Suite die Einstellungen. Klicken Sie im Bereich Nutzer auf Partner und dann auf Hinzufügen.
4. Wählen Sie „Einem Partner Zugriff auf deine Assets gestatten“. Geben Sie dann die ID ein und klicken Sie auf Weiter.
5. Markieren Sie die Seite, das Instagram Konto und das Werbekonto, die Sie teilen möchten. Bei eingeschränktem Zugriff aktivieren Sie konkret nur die Aufgaben, die die Agentur braucht.
6. Klicken Sie schließlich auf Assets zuweisen. Eine zweite Person mit uneingeschränkter Kontrolle muss die Freigabe unter Umständen bestätigen.

Meta ändert die Oberfläche häufig, deshalb gleichen Sie die Menünamen mit der Hilfeseite ab. Die aktuellen Schritte finden Sie in der Meta Hilfe zum Partnerzugriff. Außerdem nennen viele ältere Anleitungen das Business Portfolio noch Business Manager. Beide Begriffe meinen dasselbe Werkzeug.

Die Logik dahinter ist einfach, denn der Zugriff hängt am Unternehmen. Eine Partneragentur arbeitet nämlich mit ihrem eigenen Meta Konto und ihrem eigenen Portfolio. Deshalb braucht sie weder Ihr Passwort noch Ihren Bestätigungscode noch Ihr Telefon. Zudem beenden Sie den Zugriff später mit einem einzigen Klick auf das Entfernen des Partners.

Warum ist ein geteiltes Passwort nie der richtige Weg?

Ein geteiltes Passwort bindet den Zugriff an eine Person, nicht an Ihr Unternehmen. Verlässt jemand das Agenturteam, kennt diese Person das Passwort trotzdem weiterhin. Außerdem sehen Sie nicht, wer sich wann angemeldet hat.

Die zweistufige Authentifizierung bricht dieses Modell zusätzlich. Ist sie aktiv, verlangt Meta bei der Anmeldung von einem unbekannten Gerät einen Bestätigungscode. Der Code landet auf Ihrem Telefon, also muss die Agentur Sie bei jeder Anmeldung anrufen. Das bremst die Arbeit also und blockiert sie oft ganz.

Passwörter, die über mehrere Kanäle laufen, erhöhen auch das Risiko eines Datenlecks. Außerdem kann ein geleaktes Passwort zur Übernahme des Kontos führen. Falls das schon passiert ist, lesen Sie unseren Ratgeber zum Thema Instagram Konto gehackt und wiederherstellen. Stattdessen sind Rollen und Partnerzugriff der richtige Weg. Die Agentur arbeitet mit ihrem eigenen Login, und Sie ziehen die Berechtigung jederzeit zurück.

Was bedeuten Business Portfolio, Asset und Eigentum?

Ein Business Portfolio, früher Business Manager genannt, bündelt Ihre Facebook Seiten, Instagram Konten, Werbekonten und weitere Assets an einem Ort. Außerdem steuert es, wer mit welchen Berechtigungen auf die einzelnen Assets zugreift.

• Asset: jedes Objekt, das Sie verwalten, etwa eine Facebook Seite, ein Instagram Konto oder ein Werbekonto.
• Eigentum: Fügen Sie eine Seite zu Ihrem Portfolio hinzu, gehört die Seite Ihrem Unternehmen.
• Zugriff: das, was andere mit einem Asset tun dürfen. Er ist vom Eigentum getrennt, daher können Sie ihn jederzeit zurücknehmen.

Diese Unterscheidung zählt vor allem bei der Zusammenarbeit mit einer Agentur. Sie geben nämlich Zugriff, aber Sie geben das Eigentum nicht ab. Solange Ihr Unternehmen Eigentümer bleibt, bleiben Inhalte, Follower und Werbehistorie bei Ihnen, und das Risiko eines Verlusts sinkt deutlich.

Konkret kennt Meta zwei Zugriffsstufen: uneingeschränkte Kontrolle und eingeschränkter Zugriff. Beide gelten für das Portfolio selbst und für die Assets darin. Die genauen Definitionen lesen Sie in der Meta Hilfe zu Berechtigungen für Portfolios und Assets. Allerdings sprechen manche Hilfeseiten auch von vollständiger Kontrolle und meinen dieselbe Stufe.

Für Personen im Portfolio gibt es außerdem drei Berechtigungsebenen. Die uneingeschränkte Kontrolle entspricht der früheren Rolle des Business Admins. Der Basic Zugriff entspricht dann der früheren Mitarbeiterrolle, und Meta vergibt ihn standardmäßig an jede neue Person. Der Zugriff für Apps und Integrationen entspricht der früheren Entwicklerrolle. Diese Namen helfen Ihnen also, alte Anleitungen mit der neuen Oberfläche abzugleichen.

Was sollten Sie vorbereiten, bevor Sie Zugriff auf das Meta Business Portfolio erteilen?

Fehlende Vorbereitung verursacht die meisten Zugriffsprobleme, deshalb lohnt sich eine kurze Prüfung. Beantworten Sie deshalb die folgenden Fragen, bevor Sie die Agentur hinzufügen.

• Haben Sie die uneingeschränkte Kontrolle über das Portfolio? Zeigt das Menü weder Partner noch Personen, fehlt sie Ihnen möglicherweise.
• Liegen Ihre Seite, Ihr Instagram Konto und Ihr Werbekonto bereits in Ihrem eigenen Portfolio?
• Ist für Ihr eigenes Facebook Konto die zweistufige Authentifizierung aktiv?
• Hat die Agentur ein eigenes Business Portfolio und eine bereite ID?
• Haben Sie notiert, welche Aufgaben die Agentur übernimmt? Zum Beispiel Inhalte, Nachrichten, Werbung oder Reporting.
• Hat neben Ihnen noch eine weitere Person die uneingeschränkte Kontrolle über das Portfolio?

Vor allem sollten Sie den letzten Punkt nicht überspringen. Das Security Center von Meta empfiehlt mehr als eine Person mit uneingeschränkter Kontrolle, weil jemand anderes die Verwaltung übernehmen kann, falls eine Person ausscheidet. Details finden Sie in der Meta Hilfe zum Security Center.

Partner hinzufügen oder Personen einzeln einladen: was passt besser?

Zunächst bietet Meta zwei getrennte Wege. Der Partnerzugriff verbindet ein anderes Unternehmen, zum Beispiel eine Agentur, mit Ihrem Portfolio. Beim Hinzufügen von Personen laden Sie dagegen einzelne Menschen über ihr Facebook Konto ein. Beide Vorgänge unterscheiden sich also.

Allerdings wechseln Agenturteams mit der Zeit. Deshalb ist der Partnerzugriff meist die haltbarere Wahl. Zudem verteilt die Agentur die Aufgaben an ihr Team in ihrem eigenen Portfolio. Sie schließen den gesamten Zugriff, indem Sie einen einzigen Partner entfernen.

Die Tabelle zeigt, dass das Teilen eines Passworts für Sicherheit und Kontinuität die schwächste Option ist. Der Partnerzugriff erlaubt es Ihnen dagegen, Rechte Aufgabe für Aufgabe zu begrenzen.

Wie läuft der Vorgang, wenn die Agentur den Zugriff selbst anfragt?

Zudem kann auch die Agentur den Vorgang starten. Sie nutzt dazu in ihrem eigenen Portfolio die Anfrage für Assets und fragt nach Ihrer Portfolio ID und Ihrer E-Mail Adresse. Die ID finden Sie in den Einstellungen unter den Infos zum Business Portfolio.

Kommt die Anfrage bei Ihnen an, haben Sie drei Möglichkeiten: genehmigen, ablehnen oder ändern, welche Assets und Berechtigungen Sie teilen. Dennoch müssen Sie die Anfrage nicht unverändert annehmen. Verlangt die Agentur zum Beispiel Werbekonto und Zahlungsrechte, geben Sie vielleicht nur Aufgaben für Seiteninhalte frei.

Die anfragende Seite verfolgt den Status im Tab Partner ihrer eigenen Einstellungen. Prüfen Sie daher Ihre Benachrichtigungen und Ihr E-Mail Postfach. Danach erscheinen die geteilten Assets in den Einstellungen beider Portfolios.

Sollten Sie Partnern eingeschränkten Zugriff oder uneingeschränkte Kontrolle geben?

In der Praxis reicht für die meisten Agenturen der eingeschränkte Zugriff. Er erlaubt bestimmte Aufgaben, etwa Inhalte erstellen, Anzeigen verwalten und auf Nachrichten antworten. Die uneingeschränkte Kontrolle lässt den Partner dagegen alles am Asset verwalten.

Selbst ein Partner mit uneingeschränkter Kontrolle kann das Asset nicht mit einem anderen Unternehmen teilen. Das darf nämlich nur die Organisation, der das Asset gehört. Trotzdem bringt diese Stufe weitreichende Befugnisse mit, daher wählen Sie sie nur, wenn Sie sie wirklich brauchen.

Bei eingeschränktem Zugriff kann die Agentur ihren eigenen Leuten nur die Aufgaben geben, die Sie der Agentur zugewiesen haben. Die Kette der Berechtigungen bleibt also innerhalb Ihrer Grenze. Wer in der Agentur was erledigt, liegt allerdings in der Verantwortung der Agentur. Notieren Sie dennoch, welche Aufgaben Sie geöffnet haben.

Wie setzen Sie das Prinzip der minimalen Rechte in der Praxis um?

Das Prinzip der minimalen Rechte heißt: Jede Person bekommt nur die Berechtigung, die ihre Arbeit verlangt. Meta rät in den Hilfeseiten dasselbe: Weisen Sie Personen nur die Zugriffsebene zu, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Beispielszenario: Ein lokales Möbelhaus gibt seiner Agentur Aufgaben für Seiteninhalte und Nachrichten. Das Werbekonto öffnet das Möbelhaus dann als eigene Aufgabe, und zwar nur in Kampagnenphasen. Mit Zahlungsmethoden hat das Agenturteam dagegen nichts zu tun.

• Content Agentur: Inhalte erstellen und Nachrichten für Seite und Instagram beantworten.
• Werbeagentur: Aufgaben zur Anzeigenverwaltung im Werbekonto; entfernen Sie den Zugriff, wenn die Arbeit endet.
• Reporting Unterstützung: nur Einblicke ansehen.
• Finanzzugriff: geben Sie ihn niemandem, der keine Rechnungen und Zahlungsdaten braucht.

Außerdem ist der Zugriff für Apps und Integrationen eine eigene Frage. Er umfasst das Einrichten der Conversions API, das Überwachen von Events und das Erstellen von Zugriffstokens. Braucht die Agentur diese Aufgaben nicht, vergeben Sie ihn daher nicht. Meta führt auch den Finanzzugriff als erweiterte Option separat. Behandeln Sie ihn daher nie als Teil eines Standardpakets. Wächst die Arbeit, fügen Sie Rechte hinzu, und schrumpft sie, nehmen Sie Rechte zurück.

Wie ändert sich das Zugriffsmodell bei Freelancern?

Zunächst hat ein Freelancer oft kein eigenes Business Portfolio. Dann ist der einfachste Weg, die Person über ihr Facebook Konto einzuladen. Sie arbeitet mit ihrem eigenen Login, und Sie bestimmen, welche Assets sie anfassen darf.

Hat der Freelancer ein eigenes Portfolio, können Sie stattdessen den Partnerzugriff nutzen. Dann verteilt er Aufgaben an eine Hilfskraft aus seinem eigenen Portfolio. Diese Flexibilität hilft, aber die Kontrolle muss bei Ihnen bleiben. Wählen Sie deshalb eingeschränkten Zugriff und begrenzen Sie die Aufgaben einzeln.

Beispielszenario: Eine kleine Boutique beauftragt einen Freelancer nur für Fotos und Beitragsvorbereitung. Die Boutique gibt der Person die Aufgabe Inhalte erstellen. Nachrichten und Anzeigenverwaltung bleiben dagegen geschlossen. Wächst die Arbeit, ergänzt die Boutique später weitere Aufgaben.

Wann lohnt es sich, Agenturmitarbeiter als Person einzuladen?

Die Einladung einzelner Personen lohnt sich, wenn Sie mit einem Freelancer oder einem einzelnen Spezialisten arbeiten. Sie öffnen in den Einstellungen den Bereich Personen und klicken auf Personen einladen. Dann tragen Sie die E-Mail Adresse des Facebook Kontos ein, und sie muss exakt zu diesem Konto passen.

1. Geben Sie die E-Mail Adresse ein und klicken Sie auf Weiter.
2. Wählen Sie die Berechtigungen für das Business Portfolio und klicken Sie auf Weiter.
3. Wählen Sie Assets und Berechtigungen aus und klicken Sie dann auf Einladen.

Dann muss die Person die Einladung annehmen. Meta vergibt standardmäßig den Basic Zugriff, und Berechtigungen auf Portfolioebene überschreiben alle anderen. Außerdem sehen Personen mit uneingeschränkter Kontrolle den Namen, die geschäftliche E-Mail Adresse und die zugewiesenen Assets jeder neuen Person.

Für kurze Projekte gibt es eine Option für temporären Zugriff; prüfen Sie die zeitlichen Grenzen in der Hilfeseite. Die genauen Schritte lesen Sie in der Meta Hilfe zum Hinzufügen von Personen.

Wie öffnen Sie ein Instagram Konto für die Agentur?

Der richtige Weg, ein Instagram Konto für eine Agentur zu öffnen, ist die vorherige Verbindung mit Ihrem Business Portfolio. Um jemandem ein Instagram Konto zuzuweisen, müssen Sie in diesem Konto angemeldet sein. Öffnen Sie also die Einstellungen, wählen Sie Instagram Konten, markieren Sie das Konto und melden Sie sich an.

Danach weisen Sie das Konto der Agentur als Partner oder einer Person zu. Lässt sich das Konto nicht mit Ihrer Facebook Seite verbinden, hilft unser Ratgeber Instagram lässt sich nicht mit der Facebook Seite verbinden. Collab Einladungen sind außerdem ein anderes Thema als Agenturzugriff. Erscheint eine Einladung nicht, lesen Sie Instagram Collab Einladung wird nicht angezeigt.

Bauen Sie diese Verbindungen in Ihrem eigenen Portfolio auf. Eine Verbindung im Portfolio der Agentur macht Ihnen nämlich später zusätzliche Arbeit, wenn die Zusammenarbeit endet. Deshalb ist die richtige Einrichtung von Anfang an die günstigste Lösung.

Bleibt ein Instagram Konto außerhalb Ihres Portfolios, können Sie den geteilten Zugriff auch auf der Instagram Seite verwalten. Allerdings müssen Sie dann am Tag des Abschieds zwei Orte prüfen. Berechtigungen an zwei Stellen zu pflegen, erhöht außerdem das Fehlerrisiko. Verbinden Sie das Konto daher möglichst mit dem Portfolio.

Warum ist es so wichtig, das Eigentum im eigenen Unternehmen zu behalten?

Fügen Sie eine Seite zu Ihrem Portfolio hinzu, gehört sie Ihrem Unternehmen. Gehört eine Seite einer anderen Person oder einem anderen Unternehmen, muss der Inhaber sie zuerst aus seinem Portfolio entfernen, oder Sie fordern stattdessen Zugriff an. Hat die Agentur die Seite also in ihrem eigenen Portfolio angelegt, liegt die Kontrolle bei ihr.

Die erste Prüffrage ist einfach: In welchem Portfolio liegt diese Seite? Lautet die Antwort Portfolio der Agentur, besitzt die Agentur sie. Das macht Ärger, wenn die Zusammenarbeit endet, denn der Eigentümer entscheidet über die Seite. Haben Sie den Zugriff schon verloren, lesen Sie unseren Ratgeber Zugriff auf das Meta Business Konto verloren und Seite wiederherstellen.

Zudem gilt dieselbe Logik für Werbekonten und Kataloge. Laut Meta kann nur die Organisation, der ein Asset gehört, es mit einem anderen Business Portfolio teilen. Auch Einrichtungen auf Unternehmensebene wie die Domain Verifizierung gehören in Ihr Portfolio. Unsere Anleitung zur Meta Domain Verifizierung deckt diese Einrichtung ab.

Schließlich zählt ein weiteres Detail. Personen, die vor dem Hinzufügen der Seite zum Portfolio Zugriff hatten, behalten ihn auch danach. Räumen Sie ehemalige Admins und frühere Agenturkontakte daher gesondert auf.

Warum ist die zweistufige Authentifizierung beim Agenturzugriff wichtig?

Meta verlangt vor dem Hinzufügen eines Partners, dass Sie die zweistufige Authentifizierung für Ihr Portfolio aktivieren. Außerdem können Sie sie für alle vorschreiben, die auf das Portfolio zugreifen. So öffnet ein Passwort allein keine Tür, selbst wenn ein Konto im Agenturteam in falsche Hände gerät.

1. Öffnen Sie in der Meta Business Suite die Einstellungen.
2. Wählen Sie die Infos zum Business Portfolio und scrollen Sie zu den Business Optionen.
3. Öffnen Sie das Dropdown Menü neben Zweistufige Authentifizierung.
4. Wählen Sie Nur Admins, Alle oder Niemand und bestätigen Sie.

Für den Agenturzugriff empfehlen wir daher die Option Alle. Meta schreibt die Einstellung bei manchen Portfolios automatisch vor, dann können Sie sie nicht abschalten. Wer sie noch nicht eingerichtet hat, muss das daher bei der nächsten Anmeldung nachholen. Nutzen Sie eine Planungs App von Drittanbietern, fragt auch sie bei der ersten Anmeldung nach einem Code.

Außerdem zählt die Geräteerkennung. Surfen Sie im privaten Fenster oder löscht Ihr Browser den Verlauf beim Schließen, merkt sich Meta das Gerät nicht und verlangt jedes Mal einen Code. Für ein starkes, eindeutiges Passwort in Ihrem eigenen Konto probieren Sie unseren Passwort Generator. Details zur Einrichtung finden Sie in der Meta Hilfe zur Pflicht für die zweistufige Authentifizierung.

Warum scheitert der Zugriff auf das Meta Business Portfolio für Agenturen?

Gehen Sie zunächst die Ursachen von der wahrscheinlichsten zur unwahrscheinlichsten durch. Nach unserer Felderfahrung sind die ersten drei die häufigsten.

1. Das Menü zeigt weder Partner noch Personen. Möglicherweise fehlt also die uneingeschränkte Kontrolle. Bitten Sie jemanden mit dieser Stufe, den Schritt auszuführen.
2. Die ID der Agentur fehlt oder ist falsch. Für einen Partner brauchen Sie die ID des Business Portfolios der Agentur, daher hilft eine ID des persönlichen Profils nicht.
3. Das Asset liegt nicht in Ihrem Portfolio. Liegt die Seite oder das Konto in einem anderen Portfolio, entscheidet dessen Inhaber über die Freigabe.
4. Eine Genehmigung steht aus. Eine weitere Person mit uneingeschränkter Kontrolle muss den Schritt unter Umständen bestätigen. Die Anfrage wartet dann in den Einstellungen unter Anfragen.
5. Die Person hat nicht angenommen, oder die E-Mail passt nicht. Denn die E-Mail muss zum Facebook Konto der Person gehören. Nach der Annahme dauert es teils einige Tage, bis alle Funktionen offen sind.
6. Eines der Konten ist eingeschränkt. Ist Ihr Konto oder das der eingeladenen Person gesperrt oder eingeschränkt, können Sie die Person nicht hinzufügen.
7. Ihre E-Mail Adresse ist nicht bestätigt. Unter den Unternehmensinfos steht dann womöglich eine Bestätigungsanfrage; folgen Sie den Hinweisen auf dem Bildschirm.
8. Sie sind bei Instagram abgemeldet. Melden Sie sich unter Instagram Konten an, bevor Sie das Konto zuweisen.

Passt keiner dieser Punkte, öffnen Sie den Abschnitt zur Fehlerbehebung in der Hilfeseite. Allerdings sollten Sie nichts überstürzen. Denn denselben Schritt immer wieder zu wiederholen, liefert selten neue Erkenntnisse. Prüfen Sie zuerst Ihre Berechtigungsstufe und dann, in welchem Portfolio das Asset liegt.

Welches Symptom deutet auf welches Problem hin?

Die folgende Tabelle ordnet häufige Symptome einer Ursache und einer Lösung zu. So finden Sie schnell den Schritt, dessen Wiederholung sich lohnt.

Fehlt Ihr Symptom, lesen Sie die Fehlerbehebung auf der passenden Hilfeseite. Außerdem können Regeln für verwaltete Meta Konten in größeren Organisationen Einladungen beeinflussen.

Warum sollte Ihr Portfolio mehr als einen Admin haben?

Zunächst ist eine einzige Person mit uneingeschränkter Kontrolle ein einzelner Ausfallpunkt. Verlässt sie das Unternehmen, verliert sie ihr Telefon oder gerät ihr Konto in Einschränkung, kann niemand das Portfolio verwalten. Deshalb empfiehlt das Security Center von Meta mehrere Personen mit uneingeschränkter Kontrolle.

Außerdem gilt dasselbe Prinzip für Facebook Seiten. Meta rät, einer Seite mehr als einen Admin hinzuzufügen. Verlieren Sie dann den Zugriff, kann eine Vertrauensperson Ihnen zurückhelfen. Ein Ersatz Admin wirkt wie eine Versicherung, und Sie merken ihn erst, wenn etwas schiefgeht.

Wählen Sie den Ersatz Admin nach drei Kriterien. Die Person arbeitet im eigenen Unternehmen, hat die zweistufige Authentifizierung aktiv und steht in keiner Verbindung zur Agentur. Bei einem Streit mit der Agentur ist sie dann Ihr Sicherheitsnetz.

Wie prüfen Sie nach der Freigabe, ob der Zugriff funktioniert?

Machen Sie nach der Freigabe eine kurze Prüfrunde. Kontrollieren Sie zuerst, ob die geteilten Assets in den Einstellungen beider Portfolios erscheinen. Dieselbe Seite, dasselbe Instagram Konto und dasselbe Werbekonto sollten auf beiden Seiten auftauchen.

1. Lassen Sie die Agentur bestätigen, dass sie Seite, Instagram Konto und Werbekonto in ihrem eigenen Portfolio sieht.
2. Probieren Sie dann jede Aufgabe aus, die die Agentur übernimmt. Entwerfen Sie zum Beispiel einen Beitrag, öffnen Sie den Nachrichteneingang und sehen Sie sich das Werbekonto an.
3. Prüfen Sie außerdem, dass Aufgaben, die die Agentur nicht übernehmen soll, geschlossen bleiben. Testen Sie zum Beispiel, ob sie die Zahlungseinstellungen erreicht.
4. Notieren Sie schließlich das Ergebnis mit Datum und Umfang.

Konkret fängt dieser Test zu weite oder zu enge Berechtigungen früh ab. Eine fehlende Berechtigung bremst die Arbeit, während eine überflüssige das Risiko erhöht. Gehen Sie deshalb am Ende der ersten Woche die Einrichtung noch einmal durch.

Wie nehmen Sie den Zugriff zurück, wenn die Zusammenarbeit endet?

Haben Sie einen Partner hinzugefügt, schließt daher ein einziger Eintrag den gesamten Agenturzugriff. Haben Sie Personen eingeladen, entfernen Sie jede Person einzeln. Beide Vorgänge unterscheiden sich, also prüfen Sie beide.

1. Öffnen Sie in der Meta Business Suite die Einstellungen und wählen Sie Partner.
2. Klicken Sie dann oben rechts auf Optionen und wählen Sie „Aus dem Unternehmensportfolio entfernen“.
3. Klicken Sie schließlich auf die Schaltfläche zum Entfernen des Partners.

Die Details lesen Sie in der Meta Hilfe zum Entfernen von Partnern. Um eine Person zu entfernen, öffnen Sie in den Einstellungen den Bereich Personen, klicken auf den Namen und wählen Entfernen. Die Entfernung widerruft außerdem den Zugriff der Person auf das Portfolio und auf alle zugewiesenen Assets.

Möchten Sie nur den Zugriff auf ein einzelnes Asset schließen, öffnen Sie die Seite der Person und klicken beim Asset auf Verwalten. Dort ändern Sie dann die Berechtigungen oder wählen Zugriff entfernen. Muss eine weitere Person mit uneingeschränkter Kontrolle zustimmen, wartet die Anfrage unter Anfragen.

Bitten Sie danach die Agentur um eine schriftliche Bestätigung. Prüfen Sie dann selbst, dass das Agenturteam Ihre Seite, Ihr Instagram Konto und Ihr Werbekonto nicht mehr erreicht. So entdecken Sie somit eine vergessene Berechtigung sofort.

Was gehört auf eine Checkliste für das Ende der Zusammenarbeit?

Das Entfernen des Zugriffs ist kein Vorgang mit einem Klick, weil Zugriff an mehreren Stellen liegen kann. Die Liste unten sammelt die Punkte, die Sie am Tag des Abschieds abhaken.

• Entfernen Sie zunächst den Partnereintrag.
• Entfernen Sie außerdem Agenturmitarbeiter, die Sie als Personen hinzugefügt haben.
• Prüfen Sie direkten Zugriff auf die Facebook Seite und geteilten Zugriff auf Instagram außerhalb des Portfolios.
• Kontrollieren Sie dann die Personen im Werbekonto im Werbeanzeigenmanager.
• Dann prüfen Sie die Verbindungen von Planungs und Reporting Apps von Drittanbietern.
• Sehen Sie Personen mit Finanzzugriff und Ihre Zahlungsmethoden durch.
• Bestätigen Sie, dass die zweistufige Authentifizierung weiterhin für Alle gilt.
• Archivieren Sie zuletzt eine schriftliche Notiz mit Datum und Umfang des Abschieds.

Außerdem sollten Sie jede Änderung des Zugriffs mit Datum und Namen festhalten. So haben Sie beim nächsten Agenturwechsel eine fertige Liste. Außerdem hilft die Notiz bei internen Prüfungen und bei der Übergabe im eigenen Team.

Was sollten Sie zum Zugriff im Agenturvertrag festhalten?

Der schriftliche Rahmen zählt ebenso wie die technischen Berechtigungen. Nehmen Sie die folgenden Punkte in den Vertrag oder in eine Arbeitsnotiz auf. Das ist keine Rechtsberatung; für verbindliche Formulierungen fragen Sie Ihre Rechtsberatung.

• Wem gehören die Konten und Assets? Das Eigentum sollte bei Ihrem Unternehmen bleiben.
• Auf welche Aufgaben hat die Agentur Zugriff, und auf welche nicht?
• Dass niemand Passwörter teilt und dass Sie den Zugriff über einen Partnereintrag geben.
• Wie schnell Sie den Zugriff entfernen, wenn die Arbeit endet.
• Welche Personen am Konto arbeiten und wie die Agentur Teamwechsel meldet.
• In welchem Format die Agentur Inhalte und Kreativdateien liefert.

Diese Punkte klären also die Beziehung von Anfang an. Zudem muss am Tag des Endes niemand raten, denn der Plan steht schon schriftlich fest.

Gilt das gleiche Risiko auch bei LinkedIn und Google Ads?

Ja, dieselbe Struktur gilt also auch auf anderen Plattformen. Verlässt der einzige Admin einer LinkedIn Seite das Unternehmen und hat niemand sonst Adminrechte, verlieren Sie den Zugriff. Für die Lösung lesen Sie unseren Ratgeber LinkedIn Unternehmensseite: Admin weg, Zugriff erhalten.

Auch bei Google Ads geben Sie einer Agentur Zugriff über die eigene Zugriffsmethode der Plattform statt über ein Passwort. Unser Beitrag Agentur Zugriff auf Google Ads geben erklärt das. Das gemeinsame Prinzip bleibt gleich: Binden Sie den Zugriff an das Unternehmen statt an eine Person, halten Sie mehrere Admins bereit und vergeben Sie Rechte Aufgabe für Aufgabe.

Was tun, wenn jemand Ihnen gegen Geld die Wiederherstellung Ihrer Seite anbietet?

Lehnen Sie ab und geben Sie keinen Zugriff, denn Sie können die Echtheit einer solchen Anfrage nicht prüfen. Die Hilfeseiten von Meta raten dazu, Zugriffsanfragen von unbekannten Personen abzulehnen, weil Betrüger gefälschte Konten anlegen, um Unternehmen zu täuschen.

• Eine Anfrage, die angeblich von Facebook kommt, ist nicht echt, denn Facebook verlangt nie Zugriff auf Ihre Seite.
• Dritte, die eine Verifizierung versprechen, sind Betrüger. Die Unternehmensverifizierung braucht keinen Seitenzugriff.
• Arbeiten Sie nicht mit Fremden, die gegen Geld die Kontowiederherstellung verkaufen. Denn niemand kann eine Wiederherstellung garantieren.
• Versuchen Sie nicht, das System mit einem neuen Konto, gefälschten Dokumenten oder fremden Zugangsdaten zu umgehen. Meta sieht das nämlich als Umgehung, und es verschlimmert die Lage.

Stecken Sie in einer echten Reputationskrise, lesen Sie unseren Ratgeber zum Krisenmanagement in Social Media. Erhalten Sie eine verdächtige Anfrage, nutzen Sie die Meldefunktion von Meta. Fügen Sie nur Personen hinzu, die Sie kennen und mit denen eine klare Vereinbarung besteht.

Wie läuft die Zugriffseinrichtung für Social Media Betreuung ab?

Wir, das Team von Talha Aslan, binden uns am liebsten als Partner in das Portfolio des Kunden ein, lassen das Eigentum im Unternehmen und nehmen Rechte Aufgabe für Aufgabe an. Deshalb fragen wir nie nach Passwörtern, und falls jemand anderes das tut, geben Sie sie nicht heraus.

Bei der Einrichtung klären wir zunächst, welches Asset in welchem Portfolio liegt. Danach stimmen wir die nötigen Aufgaben mit Ihnen ab, prüfen die zweistufige Authentifizierung und schreiben das Szenario für den Abschied gleich am Anfang auf. Möchten Sie den Umfang besprechen, können Sie bei uns ein Angebot für Social Media Betreuung anfordern.