Website für MVZ und Gesundheitszentren

Die Website eines MVZ löst eine andere Aufgabe als die Website einer Einzelpraxis: Patienten müssen sich zwischen vielen Fachbereichen und vielen Ärztinnen und Ärzten selbst zurechtfinden, und das Haus muss jede Anfrage an das richtige Team bringen. Mit der Zeit veralten Angaben, Texte stammen von verschiedenen Autoren und Anfragen sammeln sich in einem einzigen Postfach.

In diesem Ratgeber zeigen Talha Aslan und Team, welche Entscheidungen wir bei der Planung von Websites für Medizinische Versorgungszentren, Gemeinschaftspraxen, Praxiskliniken und Labore treffen, und zwar in der Reihenfolge, in der sie anfallen. Medizinische Inhalte entscheiden immer Ihre Ärztinnen und Ärzte; wir bauen Struktur, Abläufe und Technik.

01Bestandsaufnahme: Fachbereiche, Team, Standorte

Das erste Ergebnis eines Projekts für ein MVZ ist kein Entwurf, sondern eine Tabelle, die das Haus so beschreibt, wie es heute arbeitet. Seitenstruktur, Filter des Verzeichnisses, Weiterleitung der Anfragen und Messplan entstehen daraus; fehlt etwas, springt jede spätere Phase zurück.

Wir legen die Tabelle mit vier Blättern an:

• Fachbereiche: Bezeichnung, Standorte, ärztliche Verantwortung und die Person, die Anfragen bearbeitet.
• Team: Titel, Arztbezeichnung, Fachbereich, Sprechtage, gesprochene Sprachen und Standorte.
• Standorte: Adresse, Sprechzeiten, Telefon, Parken, Anbindung an Bus und Bahn, vertretene Fachbereiche.
• Versicherte: gesetzlich Versicherte, Privatpatienten, Selbstzahler und Bereiche mit Einschränkungen.

Die meisten Häuser stellen dabei fest, dass dieselben Angaben in drei Fassungen existieren: in der Liste der Anmeldung, im Personalplan und auf der alten Website. Wer zu Beginn festlegt, welche Quelle gilt, macht jede spätere Pflege einfacher.

Dazu kommt eine Abgrenzung. Auf die Website gehören nur Fachbereiche, in denen Ihr Haus tatsächlich Patienten versorgt. Eine Kollegin, die zweimal im Monat Sprechstunde hält, ist kein eigener Fachbereich, sondern eine klar datierte Zeile auf der passenden Fachbereichsseite. Jedes Blatt bekommt den Namen einer verantwortlichen Person.

02Von der Liste der Fachbereiche zur Seitenstruktur

Was eine eigene Seite wird und was eine Zwischenüberschrift, entscheiden wir danach, wie Patienten suchen, nicht nach dem Organigramm. Gesucht wird nach Kardiologie oder einer HNO Sprechstunde für Kinder in der Nähe, nicht nach konservativen Fächern; interne Gliederung und Seitenstruktur sind zwei verschiedene Dinge.

Unsere Faustregel: Gibt es zu einem Bereich mindestens fünf eigene Patientenfragen und mindestens eine behandelnde Person, bekommt er eine eigene Seite, sonst eine Überschrift auf der übergeordneten Fachbereichsseite.

• Eigene Seite: Fachbereiche mit eigener Sprechstunde, etwa Kardiologie, Augenheilkunde, Gynäkologie und Dermatologie.
• Überschrift: ein Schwerpunkt innerhalb eines Fachbereichs, zum Beispiel die Rhythmussprechstunde auf der Seite der Kardiologie.
• Eigener Zweig: Labor, Bildgebung und Vorsorgeangebote, weil Patienten dafür ohne Sprechstundentermin kommen.
• Patienteninformation: Versicherung, Anfahrt, Barrierefreiheit und häufige Fragen, getrennt von den Fachbereichen.

Ein alphabetisches Menü ist meist am verständlichsten; Begriffe wie operative und konservative Fächer sagen Patienten wenig. Ab etwa dreißig Fachbereichen ergänzen wir eine kleine Suche neben dem Menü, die Bezeichnungen und häufige Beschwerden erkennt.

Auch das Adressmuster legen wir früh fest. Adressen der Fachbereiche sollten kurz, kleingeschrieben, ohne Umlaute und dauerhaft sein, denn Profile, Standortseiten und externe Links verweisen über Jahre darauf.

03Aufbau einer Fachbereichsseite am Beispiel HNO

Eine Fachbereichsseite beantwortet die Frage, ob man hier richtig ist. Sie beginnt deshalb mit den Gründen, aus denen Patienten kommen, nicht mit einem Absatz über das Haus. Für die Hals, Nasen und Ohrenheilkunde bauen wir die Seite in dieser Reihenfolge:

1. Häufige Anlässe: Hörminderung, wiederkehrende Mandelentzündungen, behinderte Nasenatmung, Schwindel, in den Worten, die Patienten selbst verwenden.
2. Untersuchungen und Leistungen: Hörtest, Nasenendoskopie und Ähnliches, jeweils mit ein oder zwei sachlichen Sätzen.
3. Das Team des Bereichs: Profilkarten, die automatisch aus dem Verzeichnis kommen, mit Sprechtagen.
4. Standorte: wo der Bereich vertreten ist und zu welchen Zeiten.
5. Praktische Fragen: was mitzubringen ist, ob Kinder behandelt werden, ob eine Überweisung sinnvoll oder nötig ist.
6. Anfrage: Formular mit vorausgewähltem Fachbereich und Anruf per Klick.

Profilkarten und Standortangaben werden nie von Hand abgetippt. Beides sind gemeinsame Daten aus der Bestandsaufnahme; ändert sich ein Sprechtag, aktualisieren sich Fachbereichsseite, Profil und Verzeichnis gleichzeitig. Jede abgetippte Kopie ist eine Zeile, die beim nächsten Personalwechsel vergessen wird.

Die Sprache bleibt einfach, Fachbegriffe werden beim ersten Auftreten erklärt. Wer die Audiometrie als Hörtest beschreibt, der misst, wie gut man verschiedene Töne hört, hält Patienten auf der Seite und klärt manche Frage schon vor dem Termin.

04Verzeichnis des Teams: Filter, Profilfelder, Reihenfolge

Das Verzeichnis soll Patienten mit drei Fingertipps zur richtigen Person führen; die Filter leiten wir deshalb aus Patientenfragen ab, nicht aus internen Kategorien. Nicht jede Angabe verdient einen Filter, denn zu viele füllen den Bildschirm eines Smartphones, bevor ein Ergebnis erscheint.

• Fachgebiet: entspricht den Fachbereichen; wer von einer Fachbereichsseite kommt, sieht den Filter bereits gesetzt.
• Standort: der zweitwichtigste Filter in einem MVZ mit mehreren Praxissitzen.
• Sprechtag: vor allem für Berufstätige, die Termine am Abend oder am Samstag suchen.
• Sprache: nur Sprachen, in denen ein Gespräch wirklich geführt werden kann.

Die Profilfelder sind festgelegt: Titel, Arztbezeichnung, Schwerpunkte, Werdegang in Kurzform, Sprechtage, Fachbereich und Standort sowie ein echtes, aktuelles Foto. Haben alle Profile dieselben Felder, wirkt das Verzeichnis geordnet; ein leeres Feld wird ausgeblendet.

Auch die Standardreihenfolge ist eine Entscheidung. Eine Sortierung nach Hierarchie spiegelt interne Strukturen, die alphabetische ist neutraler. Erklären Sie die Regel Ihrem Team zu Beginn schriftlich.

Fotos folgen einem Standard für Hintergrund, Ausschnitt und Licht, und sie sind das größte Risiko für die Ladezeit: Vierzig Porträts auf einmal machen das Verzeichnis auf dem Smartphone langsam. Wir laden kleine Bilder erst, wenn sie ins Bild scrollen. Ziel sind die Werte, die Google als gut einstuft: LCP (Largest Contentful Paint, Ladezeit des größten Inhalts) bis 2,5 Sekunden und INP (Interaction to Next Paint, Reaktion auf Eingaben) bis 200 Millisekunden.

05Wenn das Team wechselt: Profile aktuell halten

Personalwechsel sind der häufigste Grund, warum die Website eines MVZ geändert werden muss; deshalb binden wir jeden Zugang und jeden Abgang an einen schriftlichen Ablauf. Ziel ist, dass eine Änderung aus der Personalabteilung noch in derselben Woche online ist.

1. Bei einem Neuzugang schickt die Personalabteilung oder die ärztliche Leitung der Redaktion ein kurzes Formular mit den Profildaten.
2. Die Redaktion füllt das Profil, plant das Foto und legt den Text der neuen Kollegin oder dem neuen Kollegen zur Freigabe vor.
3. Nach der Freigabe geht das Profil online; Fachbereichsseite und Verzeichnis aktualisieren sich automatisch.
4. Bei einem Abgang wird das Profil entfernt und die Adresse dauerhaft umgeleitet (301, die Antwort, die Browsern und Suchmaschinen einen endgültigen Umzug meldet), und zwar auf den passenden Fachbereich.
5. Am selben Tag werden die Auswahlliste im Anfrageformular und die Informationen für die Anmeldung geprüft.

Wer das Profil einer ausgeschiedenen Ärztin einfach löscht, schickt Patienten und Suchmaschinen auf eine Fehlerseite. Bei einem Relaunch entsteht dasselbe Problem in großem Umfang; alte und neue Adressen ordnen Sie mit unserem Tool zur Zuordnung von Weiterleitungen einander zu.

Die Rechte im Verwaltungsbereich folgen demselben Ablauf: Die Redaktion legt Profile an und entfernt sie, die abschließende Freigabe von Fachbereichstexten liegt bei der jeweiligen ärztlichen Verantwortung.

06Anfragen an den richtigen Fachbereich leiten

Ziel der Weiterleitung ist, dass keine Anfrage darauf wartet, dass jemand sortiert; jede Anfrage hat vom ersten Moment an eine zuständige Person. Deshalb planen wir zuerst den Ablauf im Haus und erst dann die Formularfelder.

• Fachbereich: vorausgewählt, wenn Patienten von einer Fachbereichsseite kommen; wer unsicher ist, wählt eine Option, die die Anfrage an die Anmeldung schickt.
• Ärztin oder Arzt: freiwillig; als Pflichtfeld verliert man Patienten, die noch niemanden kennen.
• Standort und Wunschtag: damit beim Rückruf gleich ein passender Termin angeboten werden kann.
• Herkunftsseite: jede Anfrage trägt die Seite mit, von der sie kam; das ist zugleich die Grundlage der Messung.

Für Anfragen außerhalb der Sprechzeiten steht direkt unter dem Formular, wann Patienten eine Antwort erhalten, und eine automatische Bestätigung per E-Mail wiederholt das. Ist die Koordination eines Bereichs im Urlaub, muss die Vertretung oder die Anmeldung von Anfang an festgelegt sein.

Sollen Patienten selbst eine Uhrzeit wählen, binden wir ein System zur Online Terminbuchung an oder verlinken das System, das Ihr Haus bereits nutzt. Für externe Buchungsdienste ist nach Art. 28 DSGVO ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig. Ist eine Anbindung an Ihr Praxisverwaltungssystem möglich, halten wir den Umfang im Angebot schriftlich fest; sonst sorgt ein gut gebautes Formular ebenfalls für einen geordneten Ablauf.

07Kassenpatienten, Privatpatienten und Selbstzahler

Die Frage nach der Versicherung ist für Patienten die praktischste und auf Websites oft die unklarste; wir ersetzen deshalb allgemeine Sätze durch eine Übersicht, die je Fachbereich sagt, wer dort versorgt wird. Wer gesetzlich versichert ist, will vor dem Anruf wissen, ob der Bereich eine Kassenzulassung hat oder nur privat abrechnet.

• Versorgung je Fachbereich: gesetzlich Versicherte, Privatversicherte, Selbstzahler, jeweils mit Hinweis auf Einschränkungen.
• Was Patienten mitbringen: Versichertenkarte, Überweisung falls nötig, Vorbefunde und Medikationsplan.
• Selbstzahlerleistungen: sachlich beschrieben, getrennt von den Leistungen der Krankenkasse, ohne werbende Sprache.
• Stand: Datum der letzten Prüfung neben jeder Angabe, nicht einmal am Seitenende.

Kosten und Erstattung hängen vom Einzelfall und vom Tarif ab. Statt feste Aussagen zu treffen, verweisen wir für Details auf die Anmeldung und die eigene Versicherung; so kommt niemand mit falschen Erwartungen ins Haus.

Wer die Übersicht pflegt, klären wir früh; meist ist es die Abrechnung, die Redaktion veröffentlicht nur. Für betriebliche Vorsorge empfehlen wir einen eigenen Anfrageweg: Eine Personalleitung, die Untersuchungen für Beschäftigte organisiert, gehört an die Verwaltung, nicht an die Sprechstunde.

08Labor und Bildgebung: Vorbereitung und Befund

Auf die Seiten zu Labor und Bildgebung kommen Patienten für eine Aufgabe, nicht für ein Gespräch; sie müssen beantworten, was zu tun ist und wie man zum Befund kommt. Die Vorlage der Fachbereichsseiten zu kopieren, funktioniert hier nicht.

Hinweise zur Vorbereitung je Untersuchung werden zum meistgelesenen Inhalt dieses Zweigs. Wir speisen sie aus einer Quelle, die die Laborleitung freigibt, und nutzen für jede Untersuchung dasselbe Muster:

• Vorbereitung: Nüchternzeit, ob Wasser erlaubt ist, Hinweis zur Rücksprache bei regelmäßigen Medikamenten.
• Probenentnahme: an welchem Standort, zu welchen Zeiten, mit Termin oder ohne.
• Befund: wann er in der Regel vorliegt und wie er übermittelt wird, über ein Befundportal oder im Gespräch.
• Bildgebung: Vorbereitung für MRT, CT und Ultraschall, ungefähre Dauer und welche Voraufnahmen mitzubringen sind.

Nutzen Sie ein Befundportal, verlinken wir es sicher; Befunde speichert die Website selbst nicht. Damit ist auch die Verantwortung klar getrennt: Die Website informiert, das Portal hält die Daten. Entnahmestellen an verschiedenen Standorten erscheinen zusätzlich auf der jeweiligen Standortseite.

Eine Deutung von Werten findet auf der Website nicht statt. Was ein Wert außerhalb des Referenzbereichs bedeutet, erklärt die Ärztin oder der Arzt; die Laborseite kann höchstens zeigen, an welchen Fachbereich man sich danach wendet.

09Berufsordnung, Pflichtangaben und Redaktion

Wenn viele Ärztinnen und Ärzte Texte liefern, entsteht Rechtssicherheit nicht durch einzelne Korrekturen, sondern durch einen festen Freigabeprozess. § 27 der Musterberufsordnung erlaubt sachliche berufsbezogene Information und untersagt anpreisende, irreführende oder vergleichende Werbung; daneben gilt das Heilmittelwerbegesetz.

Für Berufsausübungsgemeinschaften verlangt § 18a die Angabe der Namen und Arztbezeichnungen aller Mitglieder, der Rechtsform und jedes Praxissitzes. Das Impressum nach § 5 DDG nennt unter anderem die zuständige Kammer, die gesetzliche Berufsbezeichnung mit dem Staat der Verleihung und die berufsrechtlichen Regelungen. Darum bauen wir vier Bausteine:

• Verantwortliche Redaktion: eine Person, die entscheidet, was online geht, und erreichbar ist.
• Ärztliche Freigabe: jeder Fachbereichstext wird von der ärztlichen Verantwortung freigegeben, das Datum festgehalten.
• Stand: auf jeder Seite, geändert nur bei echter inhaltlicher Änderung.
• Prüfliste vor dem Livegang: Superlative, Erfolgsversprechen, Rabattsprache und Vergleiche werden gezielt gesucht.

Manchmal bringen Kolleginnen und Kollegen Formulierungen von anderen Websites mit: führendes Zentrum der Region, schmerzfreie Behandlung. Aufgabe der Redaktion ist, daraus ruhige, informierende Sprache zu machen: was die Leistung ist, für wen sie infrage kommt und für wen nicht.

Verbindlich ist die Berufsordnung Ihrer Landesärztekammer; in Österreich und der Schweiz gelten eigene Standesregeln. Die abschließende rechtliche Prüfung liegt bei Ihnen und Ihrer anwaltlichen Beratung.

10Formulare, Gesundheitsdaten und Zugriffsrechte

Ein Anfrageformular kann Gesundheitsdaten erfassen; deshalb fragen wir nur ab, was zur Weiterleitung nötig ist. Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt, und die Datenschutzerklärung muss erklären, wozu die Daten erhoben werden und wer sie sieht.

• Pflichtfelder: Name, Telefon, Fachbereich, gewünschter Standort und Tag.
• Freiwillige Notiz: mit dem Hinweis, keine ausführliche Krankengeschichte einzutragen.
• Datenschutzhinweis: direkt am Formular verlinkt, mit Zweck und Empfängern der Anfrage.
• Nicht abgefragt: Versichertennummer, Befunde oder hochgeladene Dateien gehören nicht in eine erste Anfrage.

In einem Haus mit vielen Fachbereichen sind Zugriffsrechte so wichtig wie das Formular selbst. Die Koordination der Augenheilkunde muss Anfragen der Kardiologie nicht sehen. Im Verwaltungsbereich sieht jede Koordination nur ihren Bereich, die Anmeldung alles. Nach einer festgelegten Frist werden Anfragen gelöscht; die Frist stimmen wir mit Ihrem Löschkonzept ab.

Benachrichtigungen per E-Mail enthalten keine medizinischen Notizen, nur einen Link in den geschützten Bereich. Für Statistik und Marketing setzen wir Cookies erst nach Einwilligung, wie es § 25 TDDDG für nicht notwendige Zugriffe auf Endgeräte verlangt.

11Standorte, Unternehmensprofil und strukturierte Daten

Jeder Praxissitz braucht eine eigene Seite und ein eigenes Google Unternehmensprofil, denn Patienten suchen selten nur nach einem Fachbereich, sondern nach einem in ihrer Nähe. Die Standortseite ist die Adresse, auf die das Profil verlinkt, und beschreibt, was an diesem Ort tatsächlich angeboten wird.

• Standortseite: Adresse, Karte, Sprechzeiten, Telefon, Parken, Bus und Bahn, Barrierefreiheit, Fachbereiche und Team vor Ort.
• Profilname: nach den Richtlinien von Google der reale Name der Einrichtung, ohne angehängte Fachgebiete oder Ortsnamen.
• Kategorien und Leistungen: beschränkt auf das, was dieser Standort wirklich anbietet.
• Fotos: Eingang, Wartebereich und Parkplatz, echte Bilder, die beim Finden der Tür helfen.

Ein häufiger Fehler: Alle Profile verlinken auf die Startseite, und wer auf der Karte einen Standort wählt, sieht auf der Website die Telefonnummer eines anderen. Verlinkt jedes Profil auf seine Standortseite, ist das gelöst. Adresse, Telefon und Zeiten müssen überall gleich lauten.

Suchmaschinen verstehen diese Beziehungen über strukturierte Daten, also Auszeichnungen, die Seiteninhalte maschinenlesbar machen. Wir beschreiben Einrichtung und Standorte getrennt und verknüpfen jedes Profil mit Fachbereich und Standort; ausgezeichnet wird nur, was sichtbar auf der Seite steht. Prüfen können Sie das mit unserem Tool für strukturierte Daten; nach dem Start begleitet unsere Suchmaschinenoptimierung diese Grundlage weiter.

12Anfragen und Antworten je Fachbereich messen

Aussagekräftig ist für ein MVZ nicht die Zahl der Besuche, sondern die Zahl der Anfragen je Fachbereich und ob jede beantwortet wurde; die Website sollte beides sichtbar machen. Wir erfassen dafür vier Ereignisse, jeweils mit Fachbereich und Standort:

• Anfrage: abgeschickte Formulare nach Fachbereich, Standort und Herkunftsseite.
• Anruf: Tippen auf die Telefonnummer, mit der Fachbereichsseite, von der es kam.
• Rückruf erledigt: die Koordination markiert jede Anfrage als zurückgerufen, Termin vergeben oder nicht erreicht.
• Verzeichnisnutzung: welche Filter genutzt werden und welche Suchen ohne Ergebnis bleiben.

Das dritte Ereignis hängt an den Gewohnheiten Ihres Teams, enthält aber die eigentliche Steuerungsinformation. Erhält ein Bereich viele Anfragen und wenige Termine, liegt das Problem meist bei der Antwortzeit oder den Kapazitäten, nicht bei der Website.

Für einen Monatsbericht genügen drei Fragen: Welcher Bereich hat Anfragen erhalten, welche blieben offen, und welche Seiten werden viel gelesen, ohne Anfragen zu bringen. Letzteres ist nicht immer schlecht; eine viel gelesene Seite zur Vorbereitung einer Blutentnahme zeigt, dass Patienten ihre Frage selbst klären konnten.

Da Statistik eine Einwilligung voraussetzt, sind die Zahlen nie vollständig, zeigen aber verlässlich die Richtung.

13Sechs häufige Fehler auf Websites für ein MVZ

Die meisten Fehler entstehen nicht im Design, sondern bei Angaben, für die niemand zuständig ist. In neuen Projekten verhindern wir diese sechs von Anfang an:

• Fachbereiche nach interner Gliederung ordnen: die Bezeichnungen, die Patienten kennen, alphabetisch aufführen.
• Alle Ärztinnen und Ärzte auf einer langen Seite: ein Verzeichnis mit Filter nach Fachgebiet, Standort und Tag bauen.
• Alle Anfragen in ein Postfach: jede Anfrage an die Koordination des Bereichs und eine Vertretung leiten und im Verwaltungsbereich verfolgen.
• Profile ausgeschiedener Personen löschen: die Adresse dauerhaft auf den passenden Fachbereich umleiten.
• Nur einen Markennamen zeigen: Namen, Arztbezeichnungen und jeden Praxissitz so angeben, wie die Berufsordnung es verlangt.
• Alle Standortprofile auf die Startseite verlinken: jedes Profil mit seiner eigenen Standortseite verbinden.

Ein siebter Punkt verdient Erwähnung: beim Relaunch die alten Adressen zu vergessen. Eine Liste aller bisherigen Adressen mit je einem neuen Ziel ist der erste Punkt auf der Checkliste für den Starttag.

Der gemeinsame Nenner ist Zuständigkeit. Jede Angabe braucht eine verantwortliche Person und einen Rhythmus für die Pflege; die Namen in der Bestandsaufnahme sind deshalb die wertvollsten Zellen des ganzen Projekts.

14Den passenden Partner wählen und das Gespräch vorbereiten

Der passende Partner für die Website eines MVZ fragt nach Fachbereichen, Team und Anfrageweg, bevor er über Gestaltung spricht. Stellen Sie beim Vergleich von Angeboten diese Fragen:

• Kann unser Team Profile und Fachbereiche selbst pflegen, und mit welchen Rechten?
• Was passiert mit dem Profil einer ausgeschiedenen Person, und wer richtet die Weiterleitung ein?
• Wie werden Anfragen nach Fachbereich getrennt, und wer sieht was?
• Welche Freigabeschritte decken Berufsordnung, HWG und Datenschutz ab?
• Wie laufen Pflege und technische Wartung nach dem Start?

Für das erste Gespräch genügen ein Entwurf der Bestandsaufnahme, Ihr heutiger Weg zur Terminvergabe und die Liste Ihrer Standorte. Auf dieser Seite ist zudem eine Demo verlinkt, die zeigt, wie wir die Website einer Einrichtung mit mehreren Fachbereichen aufbauen; Sie können Ihre eigene Struktur daran messen. Weitere Arbeiten finden Sie in unseren Referenzen.

Für eine Praxis, die vom Namen einer einzelnen Ärztin oder eines Arztes lebt, ist unser Ratgeber zur Website für Ärzte der bessere Einstieg; behandeln Sie Patienten aus dem Ausland, lohnt ein Blick auf den Aufbau einer Website für Gesundheitstourismus. Den vollen Leistungsumfang beschreibt unser Webdesign Angebot. Festpreispakete finden Sie bei unseren Webdesign Preisen, ein schriftliches Angebot für Ihr MVZ über die Kontaktseite.