Outlook E-Mail einrichten: IMAP und SMTP für Firmenadressen

Outlook E-Mail einrichten: Wie gelingt das mit IMAP und SMTP?

Beim Outlook E-Mail einrichten verbinden Sie eine Firmenadresse (zum Beispiel info@example.com) mit Outlook. Bei einem Postfach beim Hoster tragen Sie Adresse, Kennwort, den IMAP Server für eingehende und den SMTP Server für ausgehende Post ein. Bei Microsoft 365 geben Sie nur die Adresse ein und melden sich bei Microsoft an.

Dieser Beitrag richtet sich an Website Betreiber, Shop Verantwortliche und Entwickler mit eigener Domain. Zunächst zeigen wir, wie Sie Ihren Kontotyp erkennen, bevor Sie Outlook E-Mail einrichten. Danach gehen wir die Einrichtung am Computer und am Smartphone durch. Schließlich nennen wir die häufigsten Fehler in der Reihenfolge, in der Sie sie prüfen sollten.

Wir sind ein Team für digitales Marketing und Webentwicklung, kein Hosting Unternehmen. Deshalb stützen wir uns auf Microsofts Seite zum Hinzufügen eines E-Mail Kontos, auf die cPanel Dokumentation zum Mailprogramm und auf RFC 8314. Nennt Ihr Anbieter einen Servernamen oder Port, gilt immer dieser Wert.

DNS Einträge wie MX, SPF, DKIM und DMARC behandeln wir hier nicht. Dazu lesen Sie unseren Leitfaden E-Mail mit eigener Domain und Firmenadresse.

Welche Angaben brauchen Sie vor der Einrichtung?

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten, doch fehlende Angaben kosten schnell Stunden. Sammeln Sie daher zuerst alles ein. Ihr Hosting Panel oder die Willkommensmail Ihres Anbieters liefert die folgenden Werte.

• Die vollständige Adresse, zum Beispiel info@example.com.
• Das Kennwort des Postfachs. Hat Ihnen ein Administrator ein vorläufiges Kennwort gegeben, ändern Sie es zuerst im Webmail.
• Den Namen des Servers für eingehende Post und den IMAP Port.
• Außerdem den Namen des Servers für ausgehende Post und den SMTP Port.
• Zuletzt die Verschlüsselung: SSL/TLS oder STARTTLS.

Klären Sie außerdem, wo das Postfach liegt. Liegt es beim Hoster, dann nutzen Sie IMAP und SMTP. Verwenden Sie Microsoft 365 oder Google Workspace, läuft es anders; das erklären die nächsten Abschnitte.

Prüfen Sie zudem den Speicherplatz des Postfachs im Hosting Panel. Ein volles Postfach nimmt keine neue Post an, also wirkt die Einrichtung defekt, obwohl alle Werte stimmen. Löschen Sie dann alte Nachrichten oder bitten Sie den Anbieter um mehr Platz.

Speichern Sie das Kennwort schließlich in einem Passwortmanager. Brauchen Sie ein starkes Kennwort, hilft unser Passwort Generator.

Worin unterscheiden sich ein Hosting Postfach und ein Microsoft 365 Postfach?

Beide Kontotypen sehen in Outlook gleich aus, arbeiten allerdings unterschiedlich. Ein Hosting Postfach verbindet sich mit dem Mailserver Ihrer Domain. Ein Microsoft 365 Postfach liegt dagegen im Dienst Exchange Online von Microsoft. Daher unterscheidet sich auch der Weg der Einrichtung.

Laut der Exchange Online Dokumentation von Microsoft verbindet sich Outlook für Windows über MAPI/HTTP mit einem Exchange Postfach, nicht über IMAP. Versuchen Sie deshalb nicht, ein Microsoft 365 Postfach von Hand als IMAP Konto anzulegen.

Outlook E-Mail einrichten am Computer: Wie gehen Sie Schritt für Schritt vor?

Microsofts Seite beschreibt den manuellen Weg für das klassische Outlook so: Wählen Sie Datei und dann Konto hinzufügen. Geben Sie Ihre Adresse ein, öffnen Sie die erweiterten Optionen und aktivieren Sie die Option zur manuellen Einrichtung. Danach wählen Sie IMAP als Kontotyp.

1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie im Menü Datei die Funktion Konto hinzufügen.
2. Geben Sie Ihre vollständige Adresse ein.
3. Öffnen Sie die erweiterten Optionen und aktivieren Sie die manuelle Einrichtung.
4. Klicken Sie auf Verbinden und wählen Sie IMAP als Kontotyp.
5. Tragen Sie Servernamen, Ports und Verschlüsselung für eingehende und ausgehende Post ein.
6. Geben Sie Ihr Kennwort ein und warten Sie den Verbindungstest ab.

Das neue Outlook und das klassische Outlook zeigen nämlich unterschiedliche Fenster. Sehen Sie andere Bezeichnungen, tragen Sie dieselben Werte in die passenden Felder ein. Außerdem können sich Menünamen je nach Version ändern.

Was ist der Unterschied zwischen IMAP und POP3?

IMAP belässt Ihre Post auf dem Server und gleicht sie zwischen Geräten ab. POP3 lädt die Post auf ein einzelnes Gerät. Die cPanel Dokumentation erklärt es so: Nutzen Sie den POP3 Port, lädt Ihr Mailprogramm alle Nachrichten herunter und entfernt sie danach vom Server. Daher passt IMAP zu jedem, der mehr als ein Gerät nutzt.

Kurz gesagt: Wählen Sie IMAP für ein gemeinsames Postfach oder für Handy und Laptop. POP3 nutzen Sie nur, wenn Ihr Anbieter es ausdrücklich verlangt.

Welche Ports und welche Verschlüsselung sollten Sie wählen?

RFC 8314 empfiehlt für den Postzugriff implizites TLS, das die Verschlüsselung sofort startet. Konkret bedeutet das Port 993 für IMAP und Port 995 für POP3. Für den Versand gelten sowohl 465 (implizites TLS) als auch 587 (STARTTLS). Der Standard sagt außerdem, dass es bei korrekter Umsetzung keinen bedeutenden Sicherheitsunterschied zwischen beiden gibt.

Auch die cPanel Seite "Set Up Mail Client" empfiehlt nachdrücklich die sichere SSL/TLS Einstellung. Sie nennt dafür IMAP 993, POP3 995 und SMTP 465. Die unverschlüsselten Einstellungen kennzeichnet sie als nicht empfohlen.

Allerdings sind das nur Beispielwerte. Verwenden Sie den Wert, den Ihnen Ihr Hosting Anbieter nennt.

Port und Verschlüsselung müssen außerdem zusammenpassen. Probieren Sie zum Beispiel Port 465 mit STARTTLS oder Port 587 mit implizitem TLS, scheitert die Verbindung. Übernehmen Sie die Kombination aus der Anleitung Ihres Anbieters genau.

Was tragen Sie in Benutzername und Kennwort ein?

Die cPanel Dokumentation verwendet die vollständige Adresse als Benutzernamen. Sie tippen also "info@example.com" und nicht nur "info". Manche Anbieter nutzen ein anderes Format, daher gilt die Angabe aus Ihrer Willkommensmail.

Ein häufiger Fehler ist ein Leerzeichen am Ende des Kennworts, das beim Kopieren entsteht. Zudem verursachen die Feststelltaste und das Tastaturlayout Probleme. Testen Sie das Kennwort zuerst im Webmail. Gelingt dort die Anmeldung, dann stimmt das Kennwort, und der Fehler liegt in den Outlook Einstellungen.

Auch der Server für ausgehende Post braucht eine Anmeldung. Manche Einrichtungsfenster übernehmen die Daten des eingehenden Servers, andere nicht. Prüfen Sie daher die Option zur Anmeldung beim Postausgang in den Kontoeinstellungen.

Wie fügen Sie ein Microsoft 365 Konto in Outlook hinzu?

Bei einem Microsoft 365 Postfach geben Sie weder Servernamen noch Ports ein. Wählen Sie in Outlook Datei, dann Konto hinzufügen, und tippen Sie Ihre Adresse. Anschließend melden Sie sich im Microsoft Fenster an. Nutzt Ihre Organisation Multifaktor Anmeldung, bestätigen Sie die Abfrage dort.

Microsoft schreibt, dass die Standardauthentifizierung (Basic Authentication) in Exchange Online jetzt abgeschaltet ist, auch für POP und IMAP. Dieselbe Seite nennt zudem keinen Plan, dass Outlook Clients OAuth für POP und IMAP unterstützen. Der manuelle IMAP Weg funktioniert bei einem Microsoft 365 Konto daher selten.

Nach der Einrichtung gleicht sich Ihr Postfach mit den Servern von Microsoft ab. Die Mail Einstellungen in Ihrem Hosting Panel beeinflussen dieses Konto somit nicht. Zeigt der MX Eintrag Ihrer Domain auf Microsoft, liegt Ihre Post schon dort. Wissen Sie nicht, welchen Dienst Sie nutzen, fragen Sie Ihren Administrator oder Ihren Domain Anbieter.

Lässt sich das Konto nicht hinzufügen, ändern Sie nicht ständig Einstellungen. Meist steckt nämlich eine Richtlinie auf Administratorseite dahinter, etwa bedingter Zugriff oder eine Geräteregel. Schreiben Sie dann Ihrem Microsoft 365 Administrator.

Was sind moderne Authentifizierung und Kennwörter für Apps?

Moderne Authentifizierung nutzt OAuth 2.0 und kurzlebige Zugriffstoken, statt Ihr Kennwort an das Mailprogramm zu geben. Laut Microsoft haben diese Token eine begrenzte Lebensdauer und gelten nur für die App und die Ressource, für die sie ausgestellt wurden. Ein gestohlenes Token lässt sich daher nicht anderswo verwenden.

Ein Kennwort für Apps ist etwas anderes. Microsoft beschreibt es als zufällig erzeugtes Einmalkennwort, das vorübergehenden Zugriff auf Ihre Online Konten gibt. Manche Anbieter wie Gmail und iCloud verlangen es unter Umständen, und auch IMAP Konten können es brauchen. Sie erhalten es auf der Webseite des Anbieters, bei dem Ihr Konto liegt.

Ob Ihr Postfach ein Kennwort für Apps braucht, entscheidet Ihr Hosting Anbieter. Viele Hoster akzeptieren das normale Postfach Kennwort, doch das ist keine Regel. Lesen Sie zur Sicherheit die Hilfeseite Ihres Anbieters.

Outlook E-Mail einrichten auf dem Smartphone: Was ist anders?

Die mobile Outlook App folgt einem ähnlichen Ablauf. Öffnen Sie die App, wählen Sie Konto hinzufügen und geben Sie Ihre Adresse ein. Erkennt die App das Konto, erledigt sie die restlichen Schritte selbst. Erkennt sie es nicht, fragt sie nach Serverdaten; der Name dieses Fensters hängt von der Version ab.

Bei der manuellen Eingabe verwenden Sie dieselben Werte wie am Computer. Das heißt 993 mit SSL/TLS für IMAP und für SMTP den Port samt Verschlüsselung, den Ihr Anbieter nennt. Auf dem Handy passieren Tippfehler außerdem leichter. Kopieren Sie daher den Servernamen aus der Willkommensmail und fügen Sie ihn ein.

Prüfen Sie danach die Benachrichtigungen. Öffnen Outlook und die eingebaute Mail App des Handys dasselbe Postfach, sehen Sie jede Nachricht doppelt. Nutzen Sie deshalb nur eine der beiden Apps.

Webmail im Browser ist allerdings eine weitere Möglichkeit. Wollen Sie nur wenige Nachrichten lesen, genügt sie völlig. Zudem bleibt Ihr Kennwort dann nicht auf dem Gerät.

Müssen Sie manuell einrichten, wenn es eine automatische Konfiguration gibt?

Manche Anbieter bieten eine automatische Konfiguration für Mailprogramme an. Die cPanel Dokumentation nennt herunterladbare Konfigurationsskripte für die Programme, die sie im Abschnitt "Mail Client Automatic Configuration Scripts" aufführt. Windows Live Mail, iOS und macOS Mail erscheinen dort als Beispiele.

Listet Ihr Hosting Panel Outlook nicht auf, richten Sie es von Hand ein. Das ist nicht schlimm. Die manuelle Einrichtung zeigt Ihnen jeden Wert, also wissen Sie bei einem Fehler, welches Feld Sie prüfen müssen.

Auch bei einer automatischen Einrichtung kontrollieren Sie das Ergebnis. Zum Beispiel kann sie POP3 wählen, obwohl Sie IMAP wollten. Prüfen Sie deshalb Protokolltyp und Ports in den Kontoeigenschaften.

In einem Unternehmen kann Ihr Administrator außerdem eine zentrale Richtlinie vorgeben. Dann müssen Sie womöglich keine eigenen Werte eintragen. Sind Sie unsicher, fragen Sie Ihren Administrator.

Wie nutzen Sie ein gemeinsames Postfach (info@) im Team?

Am einfachsten teilen Sie eine Adresse, indem mehrere Personen dasselbe IMAP Postfach in Outlook hinzufügen. IMAP hält die Post auf dem Server, also sehen alle dieselben Nachrichten. Markiert eine Person eine Nachricht als gelesen, erscheint dieser Status oft auch bei den anderen.

Allerdings hat diese Methode Grenzen. Zudem ist schwer nachzuvollziehen, wer welche Nachricht beantwortet hat. Zudem teilen Sie ein Kennwort mit mehreren Personen. Verlässt jemand das Team, dann ändern Sie das Kennwort und aktualisieren jedes Gerät.

• Teilen Sie das Kennwort nicht in Chat Apps, sondern über einen Passwortmanager.
• Nennen Sie in der Signatur die antwortende Person, damit doppelte Antworten seltener werden.
• Wächst das Team, denken Sie über ein System mit gemeinsamem Posteingang nach.

Weiterleitungen und Catch All Adressen sind eigene Themen, die wir hier nicht behandeln.

Wie behalten Sie alte Post beim Wechsel zu Outlook?

Klären Sie zunächst, wo Ihre Post jetzt liegt. Nutzt Ihr altes Programm IMAP, liegt die Post schon auf dem Server, und Sie fügen dasselbe Konto in Outlook hinzu. Nutzt es POP3, existiert die Post womöglich nur auf diesem Computer. Sichern Sie sie dann, bevor Sie etwas verschieben.

Alte POP3 Post lässt sich in ein neues IMAP Konto übertragen. Nutzen Sie dafür die Importfunktion von Outlook oder ziehen Sie Ordner zwischen zwei Konten. Allerdings dauern große Archive lange und können den Speicherplatz füllen.

Gehen Sie vor dem Verschieben in drei Schritten vor.

1. Kopieren Sie die Datendatei des alten Programms auf eine externe Festplatte.
2. Prüfen Sie, ob der Speicherplatz des Postfachs ausreicht.
3. Testen Sie zuerst einen kleinen Ordner und verschieben Sie dann den Rest.

Deinstallieren Sie das alte Programm also erst nach dem Umzug. Beobachten Sie die neue Einrichtung einige Tage, damit Sie sicher sind, dass sie zuverlässig läuft.

Was tun Sie bei einem Fehler bei der Anmeldung?

Ein Anmeldefehler bedeutet, dass der Server Ihre Adresse oder Ihr Kennwort nicht akzeptiert hat. Für SMTP definiert RFC 4954 den Code 535 als "ungültige Anmeldedaten" und den Code 530 als "Anmeldung erforderlich". Meist liegt die Ursache bei einem Wert, den Sie eingegeben haben.

1. Testen Sie das Kennwort im Webmail. Gelingt es nicht, setzen Sie es zurück.
2. Prüfen Sie, ob der Benutzername die vollständige Adresse ist.
3. Kontrollieren Sie, ob die Anmeldung beim Postausgang aktiv ist.
4. Achten Sie darauf, dass Port und Verschlüsselung zusammenpassen; 993 mit STARTTLS scheitert.
5. Enthält das Kennwort Sonderzeichen, testen Sie vorübergehend ein einfaches.
6. Klappt es weiterhin nicht, schreiben Sie dem Support Ihres Anbieters.

Notieren Sie außerdem nach jedem Versuch den vollständigen Fehlertext. Code und Servername helfen dem Support, das Problem schneller zu lösen. Achten Sie bei Bildschirmfotos zudem darauf, dass Ihr Kennwort nicht sichtbar ist.

Manche Server sperren Ihre IP Adresse nach vielen Fehlversuchen für eine Weile. Das ist eine Schutzmaßnahme, denn nur der Anbieter kann die Sperre aufheben. Warten Sie daher ab und eröffnen Sie danach ein Support Ticket.

Warum können Sie Post empfangen, aber nicht senden?

Funktioniert der Empfang und scheitert der Versand, liegt das Problem meist bei den Einstellungen des Postausgangs. Ihre Daten für den Posteingang stimmen, also prüfen Sie nur die SMTP Seite. Drei Ursachen fallen auf: Die Anmeldung beim Postausgang ist aus, Port und Verschlüsselung passen nicht zusammen, oder der Anbieter blockiert die Verbindung aus Ihrem Netz. Manche Internetanbieter schränken zudem bestimmte ausgehende Ports ein.

Der Versand kann erfolgreich wirken, während der Empfänger die Nachricht trotzdem ablehnt. Dann zeigt die Rückmeldung eine Absenderablehnung. Die Ursache ist oft, dass sich die Absenderdomain nicht verifizieren lässt. Zum Beispiel kann ein SPF, DKIM oder DMARC Eintrag fehlen oder falsch sein.

Das ist eine DNS Einstellung Ihrer Domain und somit keine Outlook Einstellung. Die Einträge sehen Sie mit unserer DNS Abfrage. Zur Korrektur folgen Sie dem Leitfaden zur Firmenadresse und fragen Ihren Hosting Anbieter.

Außerdem sollten Absenderadresse und angemeldetes Konto übereinstimmen. Tragen Sie eine andere Adresse als Absender ein, lehnen manche Server die Nachricht ab.

Was bedeutet eine Zertifikatswarnung und was tun Sie dann?

Warnt Outlook, dass dem Serverzertifikat nicht vertraut wird, oder zeigt es einen Namenskonflikt, passt der Servername nicht zum Namen im Zertifikat. RFC 8314 verlangt, dass Clients das Serverzertifikat prüfen. Die Warnung mit "Ja" zu übergehen, ist daher keine gute Lösung.

Die häufigste Ursache ist diese: Sie tragen Ihre Domain (example.com) als Servernamen ein, doch das Zertifikat gilt für "mail.example.com". Verwenden Sie den Namen Ihres Anbieters, verschwindet die Warnung oft. Ist das Zertifikat abgelaufen oder falsch installiert, dann kann nur der Anbieter es beheben.

Die Warnung ist häufig, weil der Mailservername oft vom Namen der Website abweicht. Ihre Website kann ein gültiges SSL Zertifikat haben, während das Zertifikat des Mailservers ein eigenes Thema ist. Nehmen Sie also nicht an, dass das Mailzertifikat stimmt, nur weil die Website fehlerfrei öffnet.

Technisch Versierte können das Zertifikat dann auch auf der Kommandozeile ansehen. Der folgende Befehl listet die Zertifikatskette für einen Beispielserver auf.

openssl s_client -connect mail.example.com:993 -servername mail.example.com

Das Zertifikat einer Website prüfen Sie mit unserem SSL Check. Die Grundlagen erklären wir in Was ist ein SSL Zertifikat.

Warum gleichen sich gesendete Elemente und Ordner nicht mehr ab?

Bei einem IMAP Konto ordnet Outlook Posteingang, gesendete Elemente, Entwürfe und gelöschte Elemente den Ordnern auf dem Server zu. Bricht diese Zuordnung, sehen Sie eine gesendete Nachricht nur auf einem Gerät. Die Ursache ist meist eine falsche Ordnerzuordnung oder ein lokaler Ordner "Gesendet", den Outlook angelegt hat.

Prüfen Sie zunächst in den Kontoeinstellungen, welchen Ordner Outlook für gesendete Elemente nutzt. Passt er nicht zum Ordner "Sent" auf dem Server, sammeln sich Ihre Nachrichten woanders. Auch der Ordner für gelöschte Elemente zählt zum Speicherplatz, leeren Sie ihn daher regelmäßig.

Gehen Sie bei Abgleichproblemen in dieser Reihenfolge vor.

• Prüfen Sie Ordnernamen und Inhalt im Webmail.
• Beenden Sie in Outlook den Offline Modus.
• Aktualisieren Sie die Ordnerliste und starten Sie den Abgleich von Hand.
• Bleibt das Problem, dann entfernen Sie das Konto und fügen es neu hinzu; die Post bleibt auf dem Server.

Stellen Sie vor dem Entfernen sicher, dass Sie nicht POP3 nutzen. Mit POP3 geladene Post kann nur in einer lokalen Datei liegen.

Wie prüfen Sie nach dem Einrichten, ob alles läuft?

Testen Sie nach der Einrichtung drei Dinge: Empfang, Versand und Abgleich. Senden Sie zunächst eine Nachricht an Ihre eigene Adresse. Bitten Sie dann jemanden, von einer anderen Adresse zu antworten, zum Beispiel von Ihrem privaten Konto. So sehen Sie beide Richtungen.

• Kommt die Nachricht im Posteingang an?
• Zeigt auch das Webmail Ihren Ordner mit gesendeten Elementen?
• Verschwindet eine gelöschte Nachricht auch im Webmail?
• Landet Ihre Nachricht beim Empfänger im Posteingang oder im Spam?

Der letzte Punkt zählt besonders. Eine Nachricht im Spam kann auf eine Lücke in den DNS Einträgen Ihrer Domain hindeuten. Schauen Sie dann noch einmal auf die Domain Seite.

Die Mail Einträge einer Domain prüfen Sie außerdem mit diesem Befehl im Terminal.

nslookup -type=MX example.com

Worauf achten Sie, wenn mehrere Geräte IMAP nutzen?

Bei IMAP bleibt die Originalkopie Ihrer Post auf dem Server. Ist der Speicher des Postfachs voll, kommen daher keine neuen Nachrichten mehr an. Archivieren oder löschen Sie alte Nachrichten regelmäßig. Das Hosting Panel zeigt Ihnen den Speicherstand.

Außerdem sehen Sie auf jedem Gerät dieselbe Ordnerstruktur. Eine Nachricht, die Sie auf einem Gerät verschieben, wandert auch auf den anderen. Das ist bequem, bedeutet allerdings auch, dass ein versehentliches Löschen überall wirkt. Wir empfehlen daher, wichtige Verläufe getrennt zu archivieren.

Die Sicherung lokaler Outlook Daten und der Serverpost ist ein eigenes Thema. Die allgemeine Logik finden Sie in unserer Website Backup Strategie.

Der Server bewahrt auch gesendete Elemente und Entwürfe auf. Deshalb sehen Sie sie nach einem Gerätewechsel wieder, und deshalb gelingt der Umzug auf einen neuen Computer leicht.

Outlook E-Mail einrichten: Welche Sicherheitsgewohnheiten zählen?

Schalten Sie zunächst die Verschlüsselung von Anfang an ein. Wählen Sie also 993 für IMAP und 465 oder 587 für SMTP mit verschlüsselter Verbindung. Auf unverschlüsselten Ports läuft Ihr Kennwort lesbar durchs Netz. RFC 8314 rät Anbietern außerdem, den Klartextzugriff so bald wie möglich abzuschalten.

Nutzen Sie zweitens ein starkes, einmaliges Kennwort. Verwenden Sie es zum Beispiel nicht für Post und andere Dienste zugleich. Ein Datenleck bei einem Dienst wird sonst zum Weg in Ihr Postfach. Viele Dienste schicken das Zurücksetzen des Kennworts an Ihr Postfach, also gehört es zu Ihren wertvollsten Konten.

Achten Sie drittens auf Phishing. Verlangt eine Nachricht Ihr Kennwort, öffnen Sie den Link nicht, sondern gehen direkt in Ihr Panel. Wenn Sie Outlook E-Mail einrichten, lohnt auch ein breiterer Blick auf die Datensicherheit; den bietet unser Leitfaden zu Datensicherheit und Verschlüsselung.

Schützen Sie auch Ihr Gerät. Sperren Sie Computer und Handy, denn Outlook speichert Ihr Kennwort auf dem Gerät. Geht ein Gerät verloren, ändern Sie das Postfach Kennwort sofort. So wird ein verlorenes Gerät nicht zur offenen Tür zu Ihrer Post.

Entfernen Sie das Konto schließlich von alten Geräten, die Sie nicht mehr nutzen. Das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters schließen Sie durch ein neues Kennwort.

Wann sollten Sie die Einrichtung nicht selbst übernehmen?

Zu wissen, was Sie selbst tun können und was zum Anbieter gehört, schützt Ihre Zeit und Ihre Mailsicherheit. In den folgenden Fällen wenden Sie sich an Ihren Anbieter oder Administrator.

• Sie kennen Servername und Ports nicht und haben keine Willkommensmail.
• Das Zertifikat ist abgelaufen, oder der Namenskonflikt liegt auf der Serverseite.
• Eine Richtlinie für bedingten Zugriff oder Multifaktor Anmeldung blockiert das Hinzufügen eines Microsoft 365 Kontos.
• Empfänger lehnen Ihre Nachrichten ab oder schieben sie in den Spam, denn das hängt von DNS Einträgen ab.
• Der Server hat Ihre IP Adresse gesperrt.

Ihr Hosting Anbieter kann diese Aufgaben übernehmen. Ein kurzes Ticket mit dem genauen Fehlertext ist daher oft der schnellste Weg. Die Qualität des Supports ist auch ein Grund, das Hosting sorgfältig zu wählen; lesen Sie dazu Webhosting auswählen.

Welche Fehler sehen Sie bei der Einrichtung am häufigsten?

Einrichtungsfehler sind meist einfach, denn sie zeigen sich bei der Eingabe der Werte. Die Liste unten ordnet die Punkte, die Sie prüfen sollten.

• Als Benutzername nur "info" statt der vollständigen Adresse eingeben.
• Die Verschlüsselung auf "Keine" lassen, obwohl der IMAP Port 993 ist.
• Die Anmeldung beim Postausgang nicht aktivieren.
• Den Domainnamen statt des Mailservernamens eintragen.
• Ein Microsoft 365 Postfach von Hand als IMAP anlegen wollen.
• Beim Kopieren des Kennworts ein Leerzeichen mitnehmen.

Diese Liste ist keine Statistik, sondern eine praktische Prüfreihenfolge. Suchen Sie den Fehler trotzdem in dieser Reihenfolge, dann finden Sie ihn leichter.

Outlook E-Mail einrichten: Wie sieht die Kurzcheckliste aus?

Die folgende Liste fasst die Schritte zusammen, die Sie vor dem Abschluss prüfen sollten. Haken Sie jeden Punkt ab, dann dürfen Sie davon ausgehen, dass das Konto zuverlässig läuft.

1. Klären Sie den Kontotyp: Hosting Postfach oder Microsoft 365.
2. Holen Sie Servername, Port und Verschlüsselung bei Ihrem Anbieter ein.
3. Testen Sie das Kennwort im Webmail.
4. Wählen Sie IMAP und stellen Sie die Verschlüsselung auf SSL/TLS.
5. Aktivieren Sie die Anmeldung beim Postausgang.
6. Senden Sie eine Testnachricht an sich selbst und an eine externe Adresse.
7. Übergehen Sie keine Zertifikatswarnung, sondern suchen Sie die Ursache.
8. Richten Sie das Handy mit denselben Werten ein oder nutzen Sie Webmail.

Bleiben Versandprobleme bestehen, schauen Sie auf die Mail Einträge Ihrer Domain. Bei Infrastrukturentscheidungen von der Domainwahl bis zu den DNS Einstellungen unterstützen wir Sie im Rahmen unserer Webdesign Leistung, und Sie erreichen uns über die Kontaktseite.

Was sollten Sie am Ende für Firmenpost in Outlook tun?

Kurz gesagt: Klären Sie zuerst den Kontotyp. Bei einem Hosting Postfach starten Sie mit IMAP, Port 993 und SSL/TLS und nutzen für den Versand den Wert 465 oder 587 Ihres Anbieters. Hingegen tippen Sie bei einem Microsoft 365 Konto nur Ihre Adresse und schließen die Microsoft Anmeldung ab.

Tritt ein Fehler auf, testen Sie das Kennwort im Webmail und prüfen dann Benutzername, Port und Verschlüsselung. Übergehen Sie keine Zertifikatswarnung. Sehen Sie eine Absenderablehnung, schauen Sie also auf die Einträge Ihrer Domain.

Firmenpost ist einer der sichtbarsten Kontaktpunkte Ihrer Marke. Es lohnt sich daher, sie einmal richtig einzurichten und dem Team eine kurze Notiz zu geben. Nennen Sie darin Servernamen, Ports und Support Kontakt, aber niemals das Kennwort.

Die Werte in diesem Beitrag sind Beispiele und stützen sich auf offizielle Dokumente. Bei anbieterspezifischen Einstellungen gilt immer der Wert, den Ihr Anbieter nennt. Diese Informationen ersetzen keine Rechts oder Sicherheitsberatung.