Google Workspace oder Microsoft 365? Geschäftliche E-Mail im Vergleich

Google Workspace oder Microsoft 365: Welche Lösung passt zu Ihrer geschäftlichen E-Mail?

Google Workspace oder Microsoft 365 entscheidet sich an der Arbeitsweise Ihres Teams. Wer im Browser gemeinsam an Dokumenten schreibt, fühlt sich meist in Google Workspace wohl. Wer mit Outlook, Word und Excel auf dem Desktop arbeitet, fühlt sich meist in Microsoft 365 wohl. Die E-Mail beim Webhoster ist die dritte Option für kleine, einfache Anforderungen.

Konkret beantwortet dieser Leitfaden eine einzige Frage: Welche Plattform soll die E-Mail auf Ihrer eigenen Domain betreiben? Wir sehen beide als ausgereifte Produkte, deshalb küren wir keinen Sieger. In der Praxis zeigt sich der Unterschied bei den Gewohnheiten Ihres Teams und bei Ihren Anforderungen an die Verwaltung.

• Microsoft 365 ist der natürlichere Start, wenn Ihr Team mit Makros in Excel, Outlook auf dem Desktop und Dateien im Office Format lebt.
• Google Workspace ist der natürlichere Start, wenn Ihr Team in Gmail, Drive und gemeinsamen Browserdokumenten arbeitet.
• Die E-Mail beim Webhoster genügt, wenn Sie nur wenige Postfächer und schlichtes Senden und Empfangen brauchen.
• Bleibt die Entscheidung offen, testen Sie dann beide Plattformen mit einer kleinen Pilotgruppe.

Diese kurze Regel ist also nur ein Ausgangspunkt. Danach zerlegen wir die Kriterien dahinter Schritt für Schritt.

Welche drei Optionen gibt es für geschäftliche E-Mail?

Geschäftliche E-Mail meint Adressen mit Ihrer eigenen Domain (zum Beispiel name@example.com) und Postfächer, die Sie selbst kontrollieren. Warum das für Vertrauen und Auftritt zählt, haben wir im Leitfaden zur E-Mail mit eigener Domain erklärt. Deshalb geht es hier nur um die Wahl der Plattform.

• Google Workspace: Gmail, Kalender, Drive und gemeinsame Dokumente auf Ihrer Domain, überwiegend im Browser.
• Microsoft 365: Outlook mit Exchange, Kalender und Office Programme. Ob Programme für den Desktop im Tarif stecken, hängt vom Tarif ab.
• E-Mail beim Webhoster (cPanel): Postfächer, die zu Ihrem Hostingpaket gehören und über IMAP, POP3 und SMTP laufen.

Kurz gesagt: IMAP und POP3 lesen Post vom Server, SMTP verschickt sie. IMAP lässt die Post auf dem Server und hält somit mehrere Geräte synchron. Außerdem gilt für alle drei Optionen: Ihre Domain bleibt beim Registrar, nur die DNS Einträge ändern sich. Konkret ist DNS das Adressbuch, das dem Internet sagt, wohin Ihre Domain zeigt. Zum Beispiel legt der MX Eintrag fest, welcher Server Ihre Post annimmt. Details folgen weiter unten.

Wann reicht die E-Mail beim Webhoster aus, und wann nicht?

Mit E-Mail beim Webhoster meinen wir die Postfächer, die zu dem Paket gehören, das Ihre Domain hostet. Zum Beispiel legen Sie in cPanel (einer Verwaltungsoberfläche für Hosting) Postfächer an, pflegen deren Passwörter und lesen die Post im Webmail oder in einem Programm wie Outlook. Laut der Dokumentation von cPanel verwaltet Ihr Hoster die Kontingente der Postfächer. Ihre Grenzen hängen daher vom Paket ab.

Die E-Mail beim Webhoster kann in diesen Fällen genügen.

• Sie brauchen nur wenige Postfächer, und niemand verlangt gemeinsame Kalender oder Dateifreigaben.
• Ihr Versandvolumen bleibt gering, und Newsletter laufen über einen separaten Dienst.
• Budget und Einfachheit zählen mehr als erweiterte Verwaltungsfunktionen.

In diesen Fällen reicht sie meist nicht.

• Sie brauchen gemeinsame Kalender, Raumbuchung, freigegebene Postfächer und Dateifreigaben zusammen.
• Sie wünschen 2FA (einen zweiten Nachweis neben dem Passwort bei der Anmeldung), Gerätekontrolle, Protokolle oder Aufbewahrungsregeln.
• Website und E-Mail liegen auf demselben Server, denn eine Störung oder ein Sicherheitsproblem trifft dann beide.
• Post von einem geteilten Server landet im Spam.

Außerdem unterscheiden sich Versandlimits und ähnliche Einschränkungen von Hoster zu Hoster. Suchen Sie deshalb die Zahlen auf der Seite Ihres Pakets, statt zu raten.

Google Workspace oder Microsoft 365: Nach welchen Kriterien entscheiden Sie?

Die Entscheidung sollte nicht allein am Preis oder an der Markengewohnheit hängen. Stattdessen bestimmen die acht Kriterien unten die wahren Kosten Ihrer Wahl, und die Reihenfolge folgt dem, was in der Praxis am meisten Reibung erzeugt.

1. Büroprogramme und Dateiformate, mit denen Ihr Team arbeitet.
2. Gewohnheit mit Outlook auf dem Desktop und vorhandene Mailprogramme.
3. Bedarf an gemeinsamen Kalendern, Dateifreigaben und freigegebenen Postfächern.
4. Mobile Nutzung und Arbeit im Außendienst.
5. Verwaltungsoberfläche, 2FA und Geräteverwaltung.
6. Datenstandort und Datenschutzfragen an den Anbieter.
7. Bedarf an Archiv, Aufbewahrung und Backup.
8. Vorhandene Domain, Zugriff auf die DNS Einträge und Umzugsplan.

Ordnen Sie dann jedes Kriterium einer von drei Stufen zu: unverzichtbar, wünschenswert oder egal. Schließt ein unverzichtbares Kriterium eine Plattform aus, steht somit die Antwort fest. Sonst entscheiden Gewohnheit und Verwaltungsaufwand.

Der Preis fehlt in dieser Liste absichtlich, denn Tarife und Preise ändern sich oft. Wir nennen hier daher keine Zahlen; prüfen Sie den aktuellen Tarif und Preis auf der offiziellen Seite des Anbieters.

Mit welchen Büroprogrammen arbeitet Ihr Team?

Der Dateityp, den Sie am häufigsten öffnen, entscheidet vieles. Zum Beispiel arbeitet Ihr Team mit Word, Excel und PowerPoint und nutzt Makros, komplexe Formeln und Power Query (ein Werkzeug zum Einlesen und Bereinigen von Daten). Dann ist Microsoft 365 die natürlichere Heimat. Google Tabellen kann Dateien im Excel Format öffnen. Allerdings laufen Makros aus Excel dort nicht auf dieselbe Weise, deshalb müssen Sie die Arbeit oft mit dem Skriptwerkzeug von Google neu aufbauen.

Schreibt Ihr Team Dokumente gemeinsam und gleichzeitig im Browser, dann passen die Programme für Dokumente, Tabellen und Präsentationen von Google Workspace gut dazu. Ebenso erlauben die Webversionen von Microsoft 365 gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit. Prüfen Sie trotzdem, ob Programme für den Desktop zu Ihrem Tarif gehören.

Auch externe Partner zählen. Schicken Kunden und Lieferanten überwiegend Dateien im Office Format, dann öffnen Sie diese in Microsoft 365 meist ohne Überraschungen im Layout. Andererseits schrumpft dieser Abstand, wenn die Gegenseite Links teilt und im Browser arbeitet.

Mischen ist möglich. Zum Beispiel lassen Sie die E-Mail bei einer Plattform und die Dokumente bei der anderen. Dann verwalten Sie jedoch zwei Konten, zwei Verwaltungsoberflächen und zwei Sicherheitseinstellungen. Daher ist für kleine Teams meist eine einzige Plattform einfacher.

Fragen Sie sich drei Dinge.

• Nutzen wir Makros, Power Query oder große Datenmodelle in Excel?
• Schreiben mehrere Personen die meisten Dokumente gleichzeitig?
• Welche Dateiformate tauschen wir mit externen Partnern aus?

Verändert die Gewohnheit mit Outlook auf dem Desktop die Entscheidung?

Ja, das kann sie. Die E-Mail von Microsoft 365 gehört zur selben Familie wie Outlook, deshalb arbeiten Kalender, Kontakte und Aufgaben auf dem Desktop meist ohne zusätzliche Einrichtung zusammen. Außerdem binden Sie die E-Mail beim Webhoster per IMAP und SMTP an Outlook an. Konkret führt unsere Anleitung zur Einrichtung von Outlook Schritt für Schritt durch die Einstellungen.

Ebenso lässt sich ein Konto bei Google Workspace in Outlook nutzen. Allerdings hängen Verbindungsmethode und Abgleich von Kalender und Kontakten von Ihrer Version ab, prüfen Sie daher die aktuelle Dokumentation von Google. Gmail folgt andererseits einer anderen Idee: Labels und Konversationsansicht statt Ordner.

Ältere Versionen von Office verdienen eine Warnung. Laut Microsoft zählen Programme ohne moderne Authentifizierung zur veralteten Authentifizierung. Deshalb blockieren die Sicherheitsstandards (Microsofts vorkonfigurierter Basisschutz) sie. Klären Sie außerdem vor dem Umzug, welche Version von Outlook Ihr Team einsetzt.

In der Praxis gilt: Liebt der Großteil Ihres Teams Ordner und Regeln, planen Sie Zeit zur Umgewöhnung ein. Zudem ist das Postfach im Browser auf beiden Plattformen umfangreich. Somit schrumpft der Unterschied stark, wenn Sie kein Programm auf dem Desktop brauchen.

Wie funktionieren gemeinsame Kalender, Dateiablage und freigegebene Postfächer?

Beide Plattformen decken alle drei Bedürfnisse ab. Der Unterschied liegt in Methode und Gewohnheit.

• Gemeinsame Kalender: Auf beiden Plattformen teilen Sie Teamkalender und legen Ressourcen wie Besprechungsräume und Geräte als eigene Kalender an.
• Dateiablage: Google Workspace bietet gemeinsame Laufwerke in Drive. Microsoft 365 setzt auf OneDrive und SharePoint. Liegen Teamdateien in einem Teambereich statt im persönlichen Speicher, geht beim Weggang einer Person dann nichts verloren.
• Gemeinsame Postfächer: Für Adressen wie info@ und support@, die mehrere Personen betreuen, nutzt Microsoft 365 freigegebene Postfächer und Google Workspace gruppenbasierte gemeinsame Posteingänge.

Zum Beispiel können Dateien im persönlichen Laufwerk aus dem Zugriff des Teams fallen, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Ein gemeinsamer Bereich beseitigt somit dieses Risiko von Anfang an.

Andererseits fehlen diese drei Funktionen beim Webhoster meist oder es gibt sie nur in einfacher Form. Sie können den Kalender von Google oder Microsoft nehmen und die E-Mail beim Hoster lassen. Dennoch bedeutet es Mehrarbeit, Konten, Passwörter und Rechte an zwei Orten zu pflegen. Wächst der Bedarf an Zusammenarbeit, ist daher eine einzige Plattform oft einfacher.

Worauf achten Sie bei Außendienst und mobiler Nutzung?

Beide Plattformen bieten Apps für Smartphone und Tablet, der Unterschied liegt also in der Verwaltung, nicht in den Apps. Vor allem der Zugriff auf Firmenpost von privaten Handys, das Löschen verlorener Geräte aus der Ferne und gemeinsam genutzte Geräte prägen die Wahl.

• Nutzen Mitarbeitende private Handys, prüfen Sie, ob Sie den Zugriff pro Gerät begrenzen und ein verlorenes Gerät aus der Ferne löschen können.
• Für Personen ohne Schreibtisch lohnt ein Blick auf die offizielle Seite: Gibt es einen Tarif für Beschäftigte ohne festen Arbeitsplatz?
• Arbeitet Ihr Team bei schwacher Verbindung, testen Sie den Offlinezugriff der App vorab.
• Setzen Sie geteilte Tablets ein, testen Sie, wie persönliche Sitzungen enden.

Die Geräteverwaltung kennt zwei Stufen. Zunächst deckt die Basisstufe Bildschirmsperre und Löschen aus der Ferne ab. Dann ergänzt die erweiterte Stufe den Schutz einzelner Apps und Regeln zur Einhaltung von Vorgaben. Prüfen Sie daher, welche Stufe Ihr Tarif enthält.

Beispielszenario: Ihr Montageteam verbringt den Tag überwiegend im Fahrzeug und bei Kunden, und niemand hat einen Schreibtischrechner. Für dieses Team entscheidet die Gewohnheit mit Outlook auf dem Desktop nichts. Stattdessen zählen das Tempo der App, der Offlinezugriff und ein leicht sperrbares Konto.

Wie vergleichen Sie Verwaltung und Sicherheitsfunktionen?

In der Praxis prägt die Verwaltungsoberfläche den Alltag Ihrer E-Mail. Auf beiden Plattformen legen Sie Nutzer an und setzen Passwörter zurück. Außerdem richten Sie Gruppen und Aliasadressen (zusätzliche Adressen für dasselbe Postfach) ein und konfigurieren Regeln für den Mailfluss. Stellen Sie beim Vergleich diese Fragen.

• Wie einfach legen Sie neue Mitarbeitende an und übergeben das Konto bei einem Weggang?
• Können Sie Administratorrollen trennen, oder braucht jede Person Vollzugriff?
• Bietet der Anbieter Protokolle für Anmeldungen und Verwaltungsaktionen?
• Können Sie Warnungen für verdächtige Anmeldungen einrichten?
• Welche Verwaltungsfunktionen enthält Ihr Tarif?

Die letzte Frage zählt am meisten. Erweiterte Protokollierung, Aufbewahrung und Zugriffssteuerung unterscheiden sich bei beiden Anbietern je nach Tarif. Vergleichen Sie Tarife daher Funktion für Funktion, nicht nach Zahlen.

Auch die Kontoinhaberschaft ist wichtig. Laut Microsoft empfiehlt sich der Einsatz von zwei Notfallkonten, die nur in der Cloud liegen und ausschließlich im Notfall dienen, falls alle Administratoren ausgesperrt sind. In einem kleinen Büro übertragen Sie diese Idee stattdessen auf eine schriftliche Wiederherstellungsmethode, die Sie sicher aufbewahren. Sonst kann das Handy oder Passwort einer einzigen Person Ihre gesamte E-Mail sperren.

Warum sollten Sie 2FA und Gerätekontrolle am ersten Tag einschalten?

Ein Firmenpostfach ist das erste Ziel von Angreifern, denn Links zum Zurücksetzen von Passwörtern, Rechnungen und Verträge laufen dort durch. 2FA verlangt neben dem Passwort einen zweiten Nachweis und senkt das Risiko deutlich.

Bei Google Workspace kann ein Administrator die 2FA freiwillig oder verpflichtend machen. Die Dokumentation von Google empfiehlt die Pflicht für Administratorkonten und für Personen, die sensible Daten verarbeiten. Dieselbe Seite nennt Sicherheitsschlüssel außerdem die stärkste Methode und rät von SMS ab.

In Microsoft 365 verlangen die Sicherheitsstandards von allen Nutzern die Registrierung für mehrstufige Authentifizierung (MFA) und schreiben zudem MFA für Administratoren vor. Detailliertere Richtlinien für bedingten Zugriff (Regeln, die Anmeldungen an Bedingungen wie Gerät und Ort knüpfen) brauchen allerdings womöglich eine zusätzliche Lizenz; prüfen Sie, ob Ihr Tarif sie enthält.

Andererseits stützt sich die Anmeldung am Postfach beim Webhoster meist allein auf das Passwort, und die Unterstützung eines zweiten Schritts hängt vom Hoster ab. Die Geräteverwaltung, etwa Regeln zur Bildschirmsperre und Löschen aus der Ferne, gibt es dagegen auf beiden Plattformen. Ihr Umfang hängt allerdings vom Tarif ab.

Warum fallen Kontaktformulare und alte Programme beim Umzug oft aus?

In der Praxis vergisst man beim Umzug am häufigsten die anderen Systeme, die Mails versenden: das Kontaktformular Ihrer Website, Bestellbenachrichtigungen, die Funktion Ihres Bürodruckers, Scans per Mail zu verschicken, Ihr CRM (Kundenverwaltung) und Ihr Rechnungsprogramm. Die meisten laufen über die Mailkonfiguration des alten Hostingservers oder über ein einfaches Passwort für IMAP und SMTP, deshalb erinnert sich niemand daran.

Laut Microsoft blockieren die Sicherheitsstandards Anmeldeanfragen über ältere Protokolle wie IMAP, POP3 und SMTP, weil diese Protokolle keine mehrstufige Authentifizierung unterstützen. Ein alter Drucker oder ein Formular Plugin kann daher nach dem Umzug stillschweigend den Versand einstellen. Zudem erklärt die Seite von Microsoft zum Versand von Mails über Geräte und Anwendungen die Anschlussmöglichkeiten. Ebenso dokumentiert Google Workspace seine eigenen Verbindungsmethoden, und alte Anmeldungen per Passwort können dort Probleme machen.

1. Listen Sie zunächst jedes System auf, das Mails versendet: Formular, Bestellmeldungen, Drucker, CRM, Rechnungsprogramm.
2. Prüfen Sie in der Dokumentation des Anbieters, welche Verbindungsmethode jedes System auf der neuen Plattform nutzen kann.
3. Betreiben Sie WordPress, brauchen Ihre Formulare womöglich ein SMTP Plugin; die Einzelheiten stehen in unserer Anleitung zu WP Mail SMTP.
4. Schicken Sie schließlich nach dem Umzug von jedem Formular eine Testnachricht und suchen Sie sie im Posteingang und im Spamordner.

Was fragen Sie zu Datenstandort und DSGVO?

Geschäftliche E-Mail enthält personenbezogene Daten: Kundennamen, Telefonnummern, Verträge und Gespräche der Belegschaft. Daher gehören der Speicherort, der Vertrag zur Verarbeitung und der Umgang mit Übermittlungen in Drittländer zur Entscheidung. Dieser Abschnitt ist ein allgemeiner Rahmen und keine Rechtsberatung. Zu Ihren Pflichten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fragen Sie daher eine Anwältin, einen Anwalt oder eine Datenschutzberatung.

Stellen Sie dann diese Fragen an den Anbieter und an Ihre interne Datenschutzstelle.

• In welchem Land oder welcher Region liegen die Daten, und lässt Ihr Tarif die Wahl einer Region zu?
• Wo veröffentlicht der Anbieter seinen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und die Liste seiner Unterauftragsverarbeiter?
• Welche Rechtsgrundlage deckt Übermittlungen in Drittländer ab, und passt sie zu Ihrer Datenschutzerklärung?
• Was geschieht mit den Daten, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder der Vertrag endet?
• Wer sieht die Protokolle zu Zugriffen und Prüfungen, und unter welchen Bedingungen?

Außerdem unterscheiden sich die Optionen zum Datenstandort bei beiden Anbietern je nach Tarif und Vertrag. Gesetze ändern sich zudem, prüfen Sie den aktuellen Text daher in einer offiziellen Quelle. Für die Datenschutzseite Ihrer Website hilft unser Leitfaden zur datenschutzkonformen Website.

Wie groß ist Ihr Bedarf an Archiv, Aufbewahrung und Backup?

Für die meisten Unternehmen ist E-Mail in der Praxis ein Archiv für Verträge und Nachweise. Beantworten Sie deshalb zwei Fragen vorab. Lässt sich eine gelöschte Nachricht zurückholen? Was geschieht mit dem Postfach einer ausgeschiedenen Person?

Beide Anbieter bieten Werkzeuge für Aufbewahrung und eDiscovery auf Administratorebene, zum Beispiel Google Vault und Microsoft Purview. Welches Werkzeug in welchem Tarif steckt, ändert sich, daher gilt: Prüfen Sie die offizielle Seite. Außerdem hängt es vom Tarif und von Ihren Einstellungen ab, wie lange Sie gelöschte Daten wiederherstellen können. Wir nennen daher keine Fristen; lesen Sie sie in der Dokumentation des Anbieters.

• Versehentliches Löschen: Wie weit kann eine Nutzerin allein zurückholen, wie weit ein Administrator?
• Ausscheiden einer Person: Wer übernimmt das Postfach, und wie lange bleiben automatische Antworten und Weiterleitungen aktiv?
• Böswilliges Löschen oder Ransomware: Gibt es ein unabhängiges Backup?

Beim Webhoster richten sich Sicherungen nach der Richtlinie des Hosters. Fragen Sie daher, ob die Sicherung Postfächer umfasst und wie eine Wiederherstellung abläuft.

Wie wirken sich Ihre Domain und der Zugriff auf die DNS Einträge auf die Wahl aus?

Für welche Plattform Sie sich auch entscheiden: Ihre Domain müssen Sie nicht vom Registrar wegziehen. Die Dokumentation von Microsoft zu DNS Einträgen erklärt, dass Sie eine anderswo gekaufte Domain über DNS Einträge anbinden und dass die Domain beim Registrar bleibt. Außerdem rät Googles Anleitung zu MX Einträgen, die Änderung im System Ihres Registrars vorzunehmen.

Die entscheidende Frage lautet, wer sich in Ihr DNS Panel einloggen kann. Liegt das Domainkonto bei einer Agentur oder einer ehemaligen Mitarbeiterin, dann bleibt der Umzug schon im ersten Schritt stecken. Beginnen Sie dann mit unserem Leitfaden, wie Sie Website und Domain von einer Agentur zurückholen.

Eine weitere Unterscheidung hilft: Website und E-Mail nutzen dieselbe Domain, arbeiten aber mit verschiedenen Einträgen. Ein A Eintrag (die Adresse des Servers Ihrer Website) steuert die Website, ein MX Eintrag steuert die E-Mail. Der Umzug der E-Mail zu Google oder Microsoft verschiebt Ihre Website daher nicht. Unterstützt Ihr Registrar außerdem Domain Connect, kann Microsoft 365 einen Teil der DNS Einträge für Sie anlegen. Sonst tragen Sie sie von Hand ein.

Warum sind MX, SPF, DKIM und DMARC beim Umzug so wichtig?

Konkret sind die DNS Einträge das technische Herz des Umzugs Ihrer E-Mail. Zunächst sagt der MX Eintrag, wohin die Post geht. SPF, DKIM und DMARC sind dann Einträge zur Authentifizierung, die Empfängern helfen, Ihren Mails zu vertrauen.

Laut Microsoft entfernen Sie alte MX Einträge oder geben ihnen eine niedrigere Priorität. Außerdem warnt Google, dass alte oder falsche MX Einträge die E-Mail stören können. Zudem gilt für SPF die Regel des einzigen Eintrags: Legen Sie zwei getrennte SPF Einträge an, kann die Prüfung scheitern.

Danach prüfen Sie das Ergebnis mit unserem kostenlosen SPF DKIM DMARC Check und unserer DNS Abfrage. Die Einrichtung im Detail verdient deshalb einen eigenen Beitrag. Unsere Anleitung zu SPF, DKIM und DMARC einrichten behandelt Reihenfolge, häufige Fehler und das Lesen der Berichte.

In welcher Reihenfolge ziehen Sie von der E-Mail beim Webhoster zu Google Workspace oder Microsoft 365 um?

Den vollständigen Ablauf behandeln wir im Leitfaden zum Umzug geschäftlicher E-Mail. Deshalb fassen wir hier nur zusammen, warum die Reihenfolge zählt.

1. Listen Sie zunächst die vorhandenen Postfächer, Aliasadressen, Weiterleitungen und genutzten Mailprogramme auf.
2. Fügen Sie Ihre Domain auf der neuen Plattform hinzu und bestätigen Sie sie, dann legen Sie Nutzer und Postfächer an.
3. Kopieren Sie danach die alte Post mit dem Umzugswerkzeug des Anbieters oder per IMAP in die neuen Postfächer.
4. Ändern Sie den MX Eintrag und entfernen Sie die alten MX Einträge oder geben Sie ihnen eine niedrigere Priorität.
5. Prüfen Sie beide Seiten, während sich die Änderung verbreitet, und gleichen Sie die letzten Unterschiede ab.
6. Aktualisieren Sie schließlich SPF, DKIM und DMARC und richten Sie die Mailprogramme neu ein.

Die Reihenfolge zählt, denn sobald sich der MX Eintrag ändert, geht alle neue Post an den neuen Anbieter, während die alte Post auf dem alten Server bleibt. Microsoft rät daher, Nutzer vor der MX Änderung anzulegen. Außerdem beschleunigt es die Verbreitung, die TTL (wie lange DNS Antworten zwischengespeichert bleiben) vor der Änderung zu senken. Wählen Sie einen Wert, den Ihr DNS Anbieter zulässt.

Prüfen Sie zudem im Hostingpanel die Einstellung für das Mail Routing Ihrer Domain. Sie sollte jetzt auf den externen Anbieter zeigen. Sonst bleibt Post von Ihrer Website an die eigene Domain womöglich auf dem Server hängen, und Formularmeldungen erreichen Sie nie. Wie Sie alte Adressen auf neue Postfächer weiterleiten, zeigt unsere Anleitung zur E-Mail Weiterleitung.

Wie lesen Sie Tarifunterschiede ohne konkrete Preise?

Tarifnamen und Inhalte ändern sich mit der Zeit, deshalb nennen wir weder Namen noch Zahlen. Prüfen Sie den aktuellen Tarif und Preis auf der offiziellen Seite jedes Anbieters. Tragen Sie dann die folgenden Punkte in eine einzige Tabelle ein, wenn Sie Tarife vergleichen.

• Ob Programme von Office für den Desktop zum Tarif gehören (bei Microsoft 365).
• Ob der Speicher pro Nutzer oder gemeinsam gilt und ob E-Mail und Dateien dasselbe Kontingent teilen.
• Funktionen für Sicherheit und Verwaltung wie bedingter Zugriff, Geräteverwaltung, Protokolle und Schutz vor Datenverlust.
• Ob Werkzeuge für Aufbewahrung, Archiv und eDiscovery enthalten sind.
• Grenzen bei Besprechungen und Zusammenarbeit.
• Supportkanäle und Reaktionszeiten.
• Wo neuere Funktionen wie Assistenten mit künstlicher Intelligenz liegen und wie weit sie reichen.

Öffnen Sie danach die offiziellen Tarifseiten beider Anbieter nebeneinander und füllen Sie jede Zeile aus. Somit wechseln Sie von der Frage, welcher Tarif teuer ist, zur Frage, welcher Tarif Ihren Bedarf deckt.

Google Workspace oder Microsoft 365: Wie ändert sich die Antwort je nach Szenario?

Kurz gesagt: Auf die Frage Google Workspace oder Microsoft 365 gibt es keine einzige Antwort. Die Tabelle unten ist eine Einschätzung aus unserer Praxis als Startpunkt, keine Garantie. Nutzen Sie sie, um den Start Ihres Pilotversuchs zu wählen, nicht als Urteil.

Konkurrieren zwei Optionen in derselben Zeile, entscheidet ein Pilotversuch mit wenigen Personen; denn die langfristige Zufriedenheit folgt meist den Erfahrungen der ersten Tage.

Wie vergleichen Sie die drei Optionen in einer Tabelle?

Die Tabelle stellt die drei Optionen nach denselben Kriterien nebeneinander. Sie enthält keine Zahlen, weil sich Tarifumfänge ändern. Prüfen Sie daher jede Zeile auf den offiziellen Seiten.

In dieser Tabelle gewinnt niemand. Lesen Sie daher jede Zeile nach dem Gewicht Ihrer eigenen Anforderungen und entscheiden Sie anhand der drei Zeilen, die Ihnen am wichtigsten sind.

Wie führen Sie einen Pilotversuch durch?

Ein Pilotversuch macht aus der Debatte um Google Workspace oder Microsoft 365 eine Beobachtung. Wählen Sie drei bis fünf Personen mit unterschiedlichen Rollen: jemanden am Schreibtisch, jemanden im Außendienst, eine Administratorin und jemanden, der die gemeinsamen Adressen nutzt. Die Testbedingungen unterscheiden sich je nach Anbieter, prüfen Sie daher die offizielle Seite.

1. Senden und empfangen Sie zunächst Post mit Anhängen, intern und extern.
2. Erstellen Sie eine Kalendereinladung mit einer externen Person und beobachten Sie, wie die Antwort erscheint.
3. Betreuen Sie eine gemeinsame Adresse wie info@ zu zweit.
4. Richten Sie ein Handy ein und testen Sie den Fall eines verlorenen Geräts.
5. Nutzen Sie Outlook auf dem Desktop, prüfen Sie den Abgleich von Kalender und Kontakten.
6. Teilen Sie eine Datei mit einem externen Partner und entziehen Sie den Zugriff danach wieder.
7. Versenden Sie schließlich Post aus einem Formular Ihrer Website und vom Bürodrucker.

Vergeben Sie keine Punkte. Bitten Sie stattdessen jede Person um zwei Listen: was sie ungern verlöre und mit welchen Reibungen sie nicht kämpfen will. Die Plattform mit der kürzeren zweiten Liste passt meist zum Team. Außerdem lässt sich die Entscheidung so später leichter begründen.

Welche Checkliste setzen Sie in der ersten Woche nach der Entscheidung um?

Die Liste unten gibt die Reihenfolge für die erste Woche nach Ihrer Entscheidung vor. Arbeiten Sie sie daher von oben nach unten ab.

• Richten Sie das Administratorkonto auf die Inhaberin oder einen Bevollmächtigten Ihres Unternehmens ein, benennen Sie mindestens zwei Administratoren und bewahren Sie die Wiederherstellungsdaten sicher auf.
• Schreiben Sie 2FA zuerst für Administratoren vor, danach für alle.
• Legen Sie Aliasadressen und gemeinsame Adressen wie info@ und support@ an.
• Tragen Sie die Einträge für SPF, DKIM und DMARC ein und bestätigen Sie das Ergebnis mit einem Check.
• Senden Sie Testpost aus den Formularen Ihrer Website und aus anderen Systemen.
• Testen Sie die Regeln für mobile Geräte und das Löschen aus der Ferne.
• Halten Sie Ihre Entscheidung zu Aufbewahrung und Backup schriftlich fest.
• Bestätigen Sie, dass das Konto beim Registrar und der Zugriff auf die DNS Einträge Ihrem Unternehmen gehören.
• Lassen Sie Lizenzrechnung und Kontoinhaberschaft auf den Namen Ihres Unternehmens laufen.
• Fassen Sie die Schritte für Eintritt und Austritt von Mitarbeitenden auf einer Seite zusammen.

Arbeiten Sie diese Liste nicht einmalig ab. Prüfen Sie sie jedes Jahr, weil sich Personal, Funktionen der Anbieter und Risiken ändern.

Wie fordern Sie ein Angebot für Einrichtung und Umzug Ihrer geschäftlichen E-Mail an?

Wir sind kein Hoster und kein E-Mail Anbieter und betreiben kein eigenes Rechenzentrum. Wir richten Ihre Website und Ihre geschäftliche E-Mail bei Google Workspace, Microsoft 365 oder dem von Ihnen gewählten Hoster ein, ziehen beides um und betreuen es laufend. Beschreiben Sie Ihren Bedarf und fordern Sie ein Angebot für Website und geschäftliche E-Mail an. Wir erstellen das Angebot dann passend zum Umfang der Arbeit.

Die Anfrage geht außerdem schneller, wenn Sie diese Angaben mitbringen.

• Zahl der Nutzer und gemeinsamen Adressen wie info@ und support@.
• Ihr aktueller E-Mail Anbieter und der Registrar Ihrer Domain.
• Genutzte Mailprogramme: Outlook, Apps auf dem Handy, Webmail.
• Weitere Systeme, die Mails versenden: Formular der Website, Drucker, CRM, Rechnungsprogramm.
• Besondere Anforderungen, etwa Datenstandort, Aufbewahrung und Backup.

Möchten Sie das Projekt selbst umsetzen, genügen die Reihenfolge und die Checkliste aus diesem Leitfaden. Wie Ihre Entscheidung zwischen Google Workspace und Microsoft 365 auch ausfällt: Lassen Sie Administratorkonto und Domainzugriff stets auf den Namen Ihres Unternehmens laufen.