Google Workspace mı Microsoft 365 mi? Kurumsal E-posta Seçim Rehberi

Google Workspace mı Microsoft 365 mi, kurumsal e-posta için hangisini seçmelisiniz?

Google Workspace mı Microsoft 365 mi kararı, ekibinizin e-postanın yanında hangi ofis araçlarıyla çalıştığına bağlıdır. Tarayıcıda ortak belge yazan ekipler için Google Workspace, masaüstünde Outlook, Word ve Excel kullanan ekipler için Microsoft 365 genellikle daha az sürtünme yaratır. Hosting e-postası ise küçük ve sade ihtiyaçlarda üçüncü seçenektir.

Bu yazı tek bir soruyu yanıtlıyor: alan adınızla çalışacak kurumsal e-posta için hangi platformu seçmelisiniz? İki platformu da olgun ürünler olarak görüyoruz. Bu yüzden hiçbirini üstün ilan etmiyoruz; fark, sizin ekibinizin alışkanlıklarında ve yönetim ihtiyaçlarında ortaya çıkıyor.

• Ekibiniz Excel makroları, masaüstü Outlook ve Office dosyalarıyla çalışıyorsa Microsoft 365 daha doğal bir başlangıç olur.
• Gmail, Drive ve tarayıcıda ortak belge yazmak ekibinizin alışkanlığıysa Google Workspace daha doğal bir başlangıç olur.
• Birkaç posta kutusu ve basit gönderme ile alma yeterliyse hosting e-postası da iş görebilir.
• Karar net değilse küçük bir pilot grupla iki platformu da deneyin.

Bu kısa kural yalnızca bir başlangıç noktasıdır. Ardından gelen bölümler, kuralın arkasındaki kriterleri tek tek açıyor.

Kurumsal e-posta için hangi üç seçenek var?

Kurumsal e-posta, adresinizin alan adınızla bittiği (örneğin ad@example.com) ve postaların sizin yönettiğiniz bir hesapta durduğu düzendir. Markaya güven ve görünürlük açısından neden önemli olduğunu kurumsal e-posta altyapısı rehberimizde anlattık. Bu yüzden burada yalnızca platform seçimine odaklanıyoruz.

• Google Workspace: Gmail, Takvim, Drive ve ortak belge uygulamalarını alan adınızla sunan, tarayıcı ağırlıklı bir pakettir.
• Microsoft 365: Exchange tabanlı Outlook e-postasını, takvimi ve Office uygulamalarını sunan pakettir; masaüstü uygulamalarının dahil olup olmadığı plana bağlıdır.
• Hosting (cPanel) e-postası: Web sitesi barındırma paketinizle gelen ve IMAP, POP3 ile SMTP üzerinden çalışan posta kutularıdır.

Kısaca IMAP ve POP3 postayı sunucudan okuma, SMTP ise gönderme protokolüdür. Özellikle IMAP postayı sunucuda tutarak birden çok cihazı eşitler. Üstelik üç seçenekte de alan adınız kayıt firmanızda kalır. Yalnızca DNS (alan adınızın nereye yönleneceğini söyleyen adres defteri) değişir; örneğin MX kaydı, postanın hangi sunucuya gideceğini belirler. Ayrıntısını DNS bölümünde anlatıyoruz.

Hosting e-postası ne zaman yeterli, ne zaman yetmez?

Alan adınızı barındırdığınız paketle gelen posta kutularına hosting e-postası diyoruz. Örneğin cPanel'de (hosting yönetim panelinde) bu kutuları oluşturur, parolalarını yönetir ve webmail (tarayıcıda posta okuma ekranı) ya da Outlook gibi bir istemciyle okursunuz. cPanel'in resmi belgesine göre posta kutusu kotalarını hosting sağlayıcınız yönetir. Yani sınırlar paketinize bağlıdır.

Bu seçenek şu durumlarda yeterli olabilir.

• Birkaç posta kutusu yeterliyse ve ekip ortak takvim ya da dosya paylaşımı istemiyorsa.
• Gönderim hacmi düşükse ve toplu bülten ayrı bir hizmetten çıkıyorsa.
• Bütçe ve sadelik, gelişmiş yönetim özelliklerinden daha önemliyse.

Aşağıdaki durumlarda ise çoğu zaman yetmez.

• Ortak takvim, toplantı odası, ortak gelen kutusu ve dosya paylaşımı birlikte gerekiyorsa.
• İki adımlı doğrulama (şifrenin yanında ikinci bir kanıt isteyen giriş yöntemi), cihaz yönetimi, denetim kaydı ya da saklama politikası istiyorsanız.
• Web siteniz ve e-postanız aynı sunucudaysa; çünkü bir kesinti ya da güvenlik sorunu ikisini birlikte etkiler.
• Paylaşımlı sunucudan çıkan postalar spam klasörüne düşüyorsa.

Gönderim sınırı gibi kısıtlar da sağlayıcıdan sağlayıcıya değişir. Bu yüzden rakamı paket sayfasında arayın, tahminle karar vermeyin.

Google Workspace mı Microsoft 365 mi kararında hangi kriterlere bakmalısınız?

Karar yalnızca fiyata ya da marka alışkanlığına dayanmamalı. Aşağıdaki sekiz kriter ise seçimin gerçek maliyetini belirler. Sıra, sahada en çok fark yaratan başlıktan başlıyor.

1. Ekibin kullandığı ofis uygulamaları ve dosya biçimleri.
2. Masaüstü Outlook alışkanlığı ve mevcut e-posta istemcileri.
3. Ortak takvim, dosya paylaşımı ve ortak gelen kutusu ihtiyacı.
4. Mobil kullanım ve saha çalışması.
5. Yönetici paneli, iki adımlı doğrulama ve cihaz yönetimi.
6. Veri konumu ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) açısından sağlayıcıya soracaklarınız.
7. Arşiv, saklama ve yedek ihtiyacı.
8. Mevcut alan adı, DNS erişimi ve geçiş planı.

Her kritere üç etiketten birini verin: olmazsa olmaz, olursa iyi, önemsiz. Olmazsa olmaz maddeler iki platformdan birini eliyorsa kararı vermişsiniz demektir. Hiçbir madde elemiyorsa, yani iki platform da tüm olmazsa olmazları karşılıyorsa, alışkanlık ve yönetim kolaylığı belirleyici olur.

Fiyat bu listede yok, çünkü plan ve ücretler sık değişiyor. Bu yüzden güncel plan ve fiyatı sağlayıcının resmi sayfasından kontrol edin; biz bu yazıda rakam vermiyoruz.

Ekibiniz hangi ofis uygulamalarıyla çalışıyor?

Gün boyunca en çok açtığınız dosya türü, kararın büyük kısmını verir. Örneğin ekibiniz Word, Excel ve PowerPoint dosyalarıyla çalışıyor, Excel'de makro, karmaşık formül ve Power Query (veri çekme ve temizleme aracı) kullanıyorsa Microsoft 365 daha doğal bir ortamdır. Google E-Tablolar Excel dosyalarını açar. Ancak Excel makroları orada aynı şekilde çalışmaz; çoğu zaman aynı işi Google'ın kendi betik aracıyla yeniden kurmanız gerekir.

Ekibiniz belgeleri aynı anda ve tarayıcıda yazıyorsa Google Workspace'in belge, tablo ve sunum uygulamaları bu çalışma biçimine çok yatkındır. Microsoft 365'in web sürümleri de ortak düzenlemeyi destekler. Yine de masaüstü uygulamaların planınıza dahil olup olmadığını ayrıca kontrol etmeniz gerekir.

Dış paydaşlar da önemlidir. Müşterileriniz ve tedarikçileriniz çoğunlukla Office dosyası gönderiyorsa, bu dosyaları biçim kaybı yaşamadan açmak Microsoft 365'te genellikle daha kolaydır. Öte yandan karşı taraf bağlantı paylaşıp tarayıcıda çalışıyorsa bu fark küçülür.

Karma kullanım da mümkündür; örneğin e-postayı bir platformda, belge uygulamalarını diğerinde tutabilirsiniz. Ancak bu durumda iki kullanıcı hesabı, iki yönetici paneli ve iki güvenlik ayarı yönetmeniz gerekir. Bu yüzden küçük ekiplerde tek platformda kalmak çoğu zaman daha sade olur.

Kendinize şu üç soruyu sorun.

• Excel'de makro, Power Query ya da büyük veri modelleri kullanıyor muyuz?
• Belgelerin çoğunu aynı anda birden çok kişi mi yazıyor?
• Dış paydaşlarla hangi dosya biçimini paylaşıyoruz?

Masaüstü Outlook alışkanlığı kararı değiştirir mi?

Evet, değiştirebilir. Microsoft 365 e-postası Outlook ile aynı ailedendir; bu yüzden takvim, kişiler ve görevler masaüstü Outlook'ta genellikle ek ayar gerektirmeden birlikte çalışır. Hosting e-postasını da Outlook'a IMAP ve SMTP ile bağlarsınız. Adım adım ayarlar için Outlook e-posta kurulumu rehberimize bakın.

Google Workspace hesabını da Outlook'ta kullanabilirsiniz. Ancak bağlantı yöntemi ile takvim ve kişilerin eşleşmesi sürüme göre değişir, bu yüzden Google'ın güncel belgesini kontrol edin. Öte yandan Gmail farklı bir mantıkla çalışır: klasör yerine etiket ve konuşma görünümü kullanır.

Eski bir Office sürümü kullanıyorsanız ayrıca dikkat edin. Microsoft'un belgesi, modern kimlik doğrulamayı desteklemeyen eski Office istemcilerini eski kimlik doğrulama kapsamında sayar ve güvenlik varsayılanları (Microsoft'un hazır temel güvenlik ayarları) bu istemcileri engeller. Dolayısıyla masaüstü Outlook'unuzun sürümünü geçişten önce öğrenin.

Özellikle ekibin büyük kısmı klasör ve kural düzenine alışkınsa geçişte alışma süresi bırakın. Tarayıcıdaki posta deneyimi iki platformda da kapsamlıdır. Bu nedenle masaüstü istemci zorunluluğunuz yoksa fark belirgin biçimde küçülür.

Ortak takvim, dosya paylaşımı ve ortak gelen kutusu iki platformda nasıl çalışır?

Üç ihtiyaç da iki platformda karşılanıyor. Fark, yöntemde ve alışkanlıkta ortaya çıkıyor.

• Ortak takvim: İki platformda da ekip takvimini paylaşır, toplantı odası ve ekipman gibi kaynakları ayrı takvim olarak tanımlarsınız.
• Dosya paylaşımı: Google Workspace'te ortak sürücüler (Drive), Microsoft 365'te OneDrive ve SharePoint öne çıkar. Ekip dosyalarını kişilere değil ekibe ait bir alanda tutmak, çalışan ayrıldığında dosya kaybını önler.
• Ortak gelen kutusu: info@ ve destek@ gibi adresleri birden çok kişi yönetmek istediğinizde Microsoft 365'te paylaşılan posta kutusu, Google Workspace'te grup tabanlı ortak gelen kutusu kullanırsınız.

Örneğin çalışan ayrıldığında kişisel sürücüsündeki dosyalar ekibin erişiminden çıkabilir. Ortak alan bu riski baştan ortadan kaldırır.

Öte yandan hosting e-postasında bu üç özellik genellikle yoktur ya da sınırlıdır. Takvimi Google ya da Microsoft'tan, e-postayı hostingten almak teknik olarak mümkündür. Ancak iki yerde hesap, parola ve yetki yönetmek yük getirir. Dolayısıyla ortak çalışma ihtiyacı büyüdükçe tek platformda toplanmak çoğu zaman daha sade olur.

Saha ekibi ve mobil kullanımda neye bakmalısınız?

İki platformun da telefon ve tablet uygulamaları vardır; fark uygulamadan çok yönetimde ortaya çıkar. Özellikle çalışanların kişisel telefonlarından kurumsal postaya erişmesi, kayıp telefonda verinin uzaktan silinmesi ve ortak cihaz kullanımı kararı etkiler.

• Çalışanlar kişisel telefonlarını kullanıyorsa erişimi cihaz bazında kısıtlayıp kayıp telefonda uzaktan silme yapabildiğinizi kontrol edin.
• Masa başında çalışmayan ekip için sağlayıcının saha çalışanlarına yönelik bir plan sunup sunmadığına resmi sayfadan bakın.
• Zayıf internet bölgelerinde çalışıyorsanız uygulamanın çevrimdışı erişimini önceden deneyin.
• Ortak tablet kullanıyorsanız kişisel oturumların nasıl kapandığını test edin.

Cihaz yönetiminin iki düzeyi vardır. Temel düzeyde ekran kilidi ve uzaktan silme bulunur; gelişmiş düzeyde ise uygulama bazlı koruma ve uyumluluk kuralları devreye girer. Bu yüzden hangi düzeyin planınıza dahil olduğunu resmi sayfadan kontrol edin.

Örnek senaryo: Montaj ekibiniz günün çoğunu araçta ve müşteri adresinde geçiriyor, kimsenin masaüstü bilgisayarı yok. Bu ekipte masaüstü Outlook alışkanlığı belirleyici olmaz. Telefon uygulamasının hızı, çevrimdışı erişim ve hesabın kolayca kapatılabilmesi belirleyici olur.

Yönetici panelini ve güvenlik özelliklerini nasıl karşılaştırırsınız?

Yönetici paneli, e-postanın gündelik işleyişini belirleyen yerdir. İki platformda da kullanıcı eklersiniz ve parola sıfırlarsınız. Ayrıca grup ve takma ad (aynı kutuya ulaşan ek adres) tanımlar, posta akışı kurallarını ayarlarsınız. Karşılaştırırken şu sorulara bakın.

• Yeni çalışanı eklemek ve ayrılanın hesabını devretmek ne kadar kolay?
• Yönetici rollerini ayırabiliyor musunuz, yoksa her yöneticiye tam yetki vermek zorunda mısınız?
• Sağlayıcı oturum açma ve yönetim işlemleri için denetim kaydı (log) sunuyor mu?
• Şüpheli girişler için uyarı kuralı kurabiliyor musunuz?
• Planınız hangi yönetim özelliklerini içeriyor?

Son soru önemlidir. Gelişmiş denetim, saklama ve erişim koşulu özellikleri iki sağlayıcıda da plana göre değişir. Bu yüzden plan karşılaştırmasını rakamla değil, özellik özellik yapın.

Yönetici hesabının kime ait olduğu da önemlidir. Microsoft'un belgesi, tüm yöneticilerin kilitlenme ihtimaline karşı yalnızca acil durumda kullanılan iki bulut hesabı önerir. Bu nedenle küçük bir ofiste bunu, yazılı ve güvenli saklanan bir kurtarma yöntemi olarak uyarlayabilirsiniz. Aksi halde tek bir kişinin telefonu ya da parolası bütün e-posta düzenini kilitleyebilir.

İki adımlı doğrulama ve cihaz yönetimi neden ilk gün açılmalı?

Kurumsal posta kutusu saldırganların ilk hedefidir; çünkü parola sıfırlama bağlantıları, fatura yazışmaları ve sözleşmeler bu kutudan geçer. İki adımlı doğrulama, şifreye ek ikinci bir kanıt isteyerek bu riski belirgin biçimde azaltır.

Google Workspace'te yönetici, iki adımlı doğrulamayı kullanıcılar için isteğe bağlı ya da zorunlu yapabilir. Google'ın yönetici belgesi yönetici hesabı ve hassas veri işleyen kullanıcılar için zorunluluğu öneriyor. Aynı belge ayrıca güvenlik anahtarlarını en güçlü yöntem olarak anıyor, kısa mesajı ise önermiyor.

Microsoft 365'te güvenlik varsayılanları (security defaults) tüm kullanıcılardan çok faktörlü doğrulama (MFA) kaydı ister ve yöneticiler için MFA'yı zorunlu kılar. Ancak daha ayrıntılı koşullu erişim ilkeleri (girişi cihaz ve konum gibi koşullara bağlayan kurallar) ek lisans gerektirebilir; planınıza dahil olup olmadığını kontrol edin.

Öte yandan hosting e-postasında posta kutusu girişi çoğunlukla yalnızca parolaya dayanır, ikinci adım desteği ise sağlayıcıya göre değişir. Cihaz yönetimi (ekran kilidi zorunluluğu, kayıp telefonda uzaktan silme gibi kurallar) iki platformda da vardır. Kapsamı ise plana göre değişir.

Web sitesi formları ve eski uygulamalar e-posta geçişinde neden bozulabilir?

Sahada geçişlerde en sık unutulan şey, e-posta gönderen diğer sistemlerdir: sitenizdeki iletişim formu, sipariş bildirimleri, ofis yazıcısının taramayı e-postaya gönderme özelliği, CRM (müşteri ilişkileri yazılımı) ve fatura programı. Üstelik bunların çoğu eski hosting sunucusunun posta ayarlarıyla ya da basit bir IMAP ve SMTP parolasıyla çalışır.

Microsoft'un belgesine göre güvenlik varsayılanları, IMAP, POP3 ve SMTP gibi eski protokollerle gelen kimlik doğrulama isteklerini engeller; çünkü bu protokoller çok faktörlü doğrulamayı desteklemez. Dolayısıyla eski bir yazıcı ya da form eklentisi, geçişten sonra sessizce e-posta göndermeyi bırakabilir. Microsoft'un cihaz ve uygulamadan e-posta gönderme sayfası bağlantı seçeneklerini anlatıyor. Google Workspace'te de uygulamaların bağlanma yöntemi resmi belgelerde tanımlıdır; eski tip parola bağlantıları sorun çıkarabilir.

1. E-posta gönderen her sistemin listesini çıkarın: site formu, sipariş bildirimi, yazıcı, CRM, fatura programı.
2. Her sistemin yeni platformda hangi bağlantı yöntemini desteklediğini sağlayıcının belgesinden kontrol edin.
3. WordPress kullanıyorsanız formlar için bir SMTP eklentisi gerekebilir; ayrıntı için WP Mail SMTP kurulum rehberimize bakın.
4. Geçişten sonra her formdan bir deneme postası gönderin, hem gelen kutusunda hem spam klasöründe arayın.

Veri konumu ve KVKK açısından sağlayıcıya neleri sormalısınız?

Kurumsal e-posta kişisel veri içerir: müşteri adları, telefonlar, sözleşmeler, çalışan yazışmaları. Bu nedenle verinin hangi bölgede tutulduğu, hangi sözleşmeyle işlendiği ve yurt dışına aktarımın nasıl ele alındığı kararın parçasıdır. Bu bölüm genel bir çerçevedir ve hukuki danışmanlık değildir. KVKK yükümlülükleriniz için avukatınıza ya da veri koruma danışmanınıza başvurun.

Sağlayıcıya ve kendi sorumlunuza şu soruları yöneltin.

• Veriler hangi ülke ya da bölgede duruyor ve planınız bölge seçmeye izin veriyor mu?
• Sağlayıcının veri işleme sözleşmesi ve alt işleyen listesi nerede yayınlanıyor?
• Yurt dışına aktarım için hangi hukuki dayanak kullanılıyor ve bu dayanak aydınlatma metninizle uyumlu mu?
• Çalışan ayrıldığında ya da sözleşme bittiğinde veriyi silme ve dışa aktarma süreci nasıl işliyor?
• Erişim ve denetim kayıtlarını kim, hangi koşulla görebiliyor?

Ayrıca veri konumu seçenekleri iki sağlayıcıda da plana ve sözleşmeye göre değişir. Mevzuat da değişebilir; güncel metni resmi kaynaktan kontrol edin. Web sitenizin KVKK tarafı için ayrıca KVKK ve GDPR uyumlu web sitesi rehberimiz var.

Arşiv, saklama ve yedek ihtiyacınız ne kadar büyük?

E-posta çoğu işletmede fiilen bir sözleşme ve kayıt arşividir. Bu yüzden iki soruyu baştan yanıtlayın. Silinen postayı geri alabilir miyiz? Ayrılan çalışanın kutusu ne olacak?

İki sağlayıcı da yönetici düzeyinde saklama ve elektronik keşif araçları sunar (örneğin Google Vault ve Microsoft Purview). Hangi aracın hangi planda olduğu değişir, bu yüzden resmi sayfadan kontrol edin. Silinen verinin ne kadar süre geri alınabileceği de plana ve ayarlara bağlıdır; süre uydurmuyoruz, sağlayıcının belgesinden öğrenin.

• Yanlışlıkla silme: kullanıcı kendi başına nereye kadar geri alabilir, yönetici nereye kadar?
• Çalışanın ayrılması: kutusunu kime devredersiniz, otomatik yanıt ve yönlendirme ne kadar açık kalır?
• Kötü niyetli silme ya da fidye yazılımı: bağımsız bir yedeğiniz var mı?

Hosting e-postasında yedekler sağlayıcının politikasına bağlıdır. Dolayısıyla yedeğin posta kutularını kapsayıp kapsamadığını ve geri yükleme yolunu önceden sorun.

Mevcut alan adınız ve DNS erişiminiz seçimi nasıl etkiler?

Hangi platformu seçerseniz seçin, alan adınızı kayıt firmasından taşımanız gerekmez. Microsoft'un DNS belgesi, alan adını başka bir kayıt firmasından aldıysanız DNS kayıtlarını güncelleyerek Microsoft 365'e bağlayabileceğinizi söyler; alan adı kayıt firmasında kalır. Ayrıca Google'ın MX kaydı belgesi de değişikliği kayıt firmanızın sisteminde yapmanızı ister.

Kritik soru, DNS paneline kimin girebildiğidir. Alan adı hesabı bir ajansın ya da eski bir çalışanın elindeyse geçiş daha ilk adımda tıkanır. Bu durumdaysanız web sitesi ve alan adını eski ajanstan geri alma rehberimizle başlayın.

Bir ayrım daha önemlidir: web sitesi ve e-posta aynı alan adını kullanır ama farklı kayıtlarla çalışır. Site için A kaydı (sitenin sunucu adresi), e-posta için MX kaydı belirleyicidir. Yani e-postayı Google'a ya da Microsoft'a taşımak web sitenizi başka yere taşımaz. Ayrıca kayıt firmanız Domain Connect'i destekliyorsa Microsoft 365 DNS kayıtlarının bir kısmını sizin yerinize otomatik ekleyebilir; desteklemiyorsa kayıtları elle girersiniz.

Geçişte MX, SPF, DKIM ve DMARC neden bu kadar önemli?

E-posta taşımanın teknik kalbi DNS kayıtlarıdır. MX kaydı postanın nereye gideceğini söyler. SPF, DKIM ve DMARC ise gönderdiğiniz postanın güvenilir sayılmasına yardım eden kimlik doğrulama kayıtlarıdır.

Microsoft belgesi eski MX kayıtlarını kaldırmanızı ya da daha düşük öncelikli yapmanızı söyler. Ayrıca Google belgesi de eski ya da yanlış MX kayıtlarının e-postayı bozabileceğini belirtir. Üstelik SPF için tek kayıt kuralı vardır: iki ayrı SPF kaydı eklerseniz doğrulama bozulabilir.

Kayıtları ekledikten sonra sonucu ücretsiz SPF DKIM DMARC kontrol aracımızla ve DNS sorgulama aracımızla doğrulayın. Kurulumun ayrıntıları ayrı bir yazının konusu. SPF, DKIM ve DMARC nasıl kurulur rehberimiz sırayı, sık hataları ve rapor okumayı anlatıyor.

Hosting e-postasından Google Workspace ya da Microsoft 365'e geçiş hangi sırayla ilerler?

Geçişin ayrıntılı anlatımı için kurumsal e-posta taşıma rehberimiz var. Bu yüzden burada yalnızca sıranın neden önemli olduğunu özetliyoruz.

1. Mevcut posta kutularının, takma adların, yönlendirmelerin ve kullanılan e-posta istemcilerinin listesini çıkarın.
2. Yeni platformda alan adını ekleyip doğrulayın, ardından kullanıcıları ve posta kutularını oluşturun.
3. Eski postaları sağlayıcının taşıma aracıyla ya da IMAP ile yeni kutulara kopyalayın.
4. MX kaydını değiştirin; eski MX kayıtlarını kaldırın ya da daha düşük öncelikli yapın.
5. Yayılma süresince iki tarafı da kontrol edin, son farkı eşitleyin.
6. SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını güncelleyin, istemcileri yeniden kurun.

Sıra önemlidir, çünkü MX değiştiğinde yeni gelen postaların tamamı yeni sağlayıcıya gider; eski postalar eski sunucuda kalır. Microsoft belgesi de bu yüzden kullanıcıları MX değişikliğinden önce oluşturmanızı ister. Ayrıca MX değişikliğinden önce kaydın TTL değerini (DNS kaydının önbellekte kalma süresi) düşürmek yayılmayı hızlandırır; değeri DNS sağlayıcınızın izin verdiği aralıkta seçin.

Özellikle hosting panelinde alan adının posta yönlendirmesi artık harici sağlayıcıyı göstermeli. Aksi halde sitenizin aynı alan adına gönderdiği postalar sunucuda takılabilir; yani form bildirimleriniz size ulaşmayabilir. Eski adreslerden gelen postayı yeni kutulara iletmek için e-posta yönlendirme rehberimize bakın.

Planlar arasındaki farkı rakamsız nasıl okursunuz?

Plan adları ve içerikleri zamanla değişir; bu yüzden size plan adı ya da rakam vermiyoruz. Güncel plan ve fiyatı sağlayıcının resmi sayfasından kontrol edin. Ardından planları karşılaştırırken aşağıdaki başlıkları aynı tabloya işleyin.

• Masaüstü Office uygulamalarının planda olup olmadığı (Microsoft 365 için).
• Depolamanın kullanıcı başına mı yoksa ortak havuzda mı olduğu ve e-posta ile dosyaların aynı kotayı paylaşıp paylaşmadığı.
• Koşullu erişim, cihaz yönetimi, denetim kaydı ve veri kaybı önleme gibi güvenlik ve yönetim özellikleri.
• Saklama, arşiv ve elektronik keşif araçlarının dahil olup olmadığı.
• Toplantı ve ortak çalışma sınırları.
• Destek kanalları ve yanıt koşulları.
• Yapay zeka asistanı gibi yeni özelliklerin hangi planda, hangi kapsamda geldiği.

Bu nedenle iki sağlayıcının resmi plan sayfasını yan yana açın ve her satırı doldurun. Böylece "hangisi pahalı" tartışmasından "hangisi ihtiyacımızı kapsıyor" tartışmasına geçersiniz.

Google Workspace mı Microsoft 365 mi sorusunun cevabı senaryoya göre nasıl değişir?

Kısacası Google Workspace mı Microsoft 365 mi sorusuna tek bir cevap yoktur. Aşağıdaki tablo saha tecrübesine dayalı bir başlangıç değerlendirmesidir, garanti değildir. Tabloyu hüküm olarak değil, pilot denemeye nereden başlayacağınızı seçmek için kullanın.

İki seçenek aynı satırda yarışıyorsa birkaç kişilik bir pilot deneme karar verir; çünkü uzun vadeli memnuniyeti çoğu zaman ilk günlerdeki deneyim belirler.

Üç seçeneği tek tabloda nasıl karşılaştırırsınız?

Aşağıdaki tablo üç seçeneği aynı kriterlerle yan yana koyar. Hücrelerde rakam yok, çünkü plan kapsamları değişir. Her satırı resmi sayfadan doğrulayın.

Tabloda kimse kazanmıyor. Bu yüzden her satırı kendi ihtiyacınızın ağırlığına göre okuyun ve en çok önem verdiğiniz üç satıra bakarak kararınızı verin.

Pilot denemeyi nasıl yürütürsünüz?

Pilot deneme, tartışmayı varsayımdan çıkarıp gözleme taşır. Rolleri farklı üç beş kişi seçin: masa başında çalışan biri, sahada çalışan biri, yönetici ve ortak adresleri kullanan biri. Deneme koşulları sağlayıcıya göre değişir; resmi sayfadan kontrol edin.

1. Dışarıdan gelen ve dışarıya giden postayı, ekleriyle birlikte deneyin.
2. Dış katılımcıyla bir takvim daveti oluşturun ve yanıtın nasıl göründüğüne bakın.
3. Ortak bir adresi (info@ gibi) iki kişiyle birlikte yönetin.
4. Telefona kurulum yapın ve kayıp telefon senaryosunu deneyin.
5. Masaüstü Outlook kullanıyorsanız takvim ve kişilerin eşitlendiğini doğrulayın.
6. Bir dosyayı dış paydaşla paylaşın, ardından erişimi kapatın.
7. Sitedeki bir formdan ve ofis yazıcısından posta gönderin.

Sonuçları puanlamak yerine her kullanıcıdan iki liste isteyin: bırakmak istemediği özellikler ve uğraşmak istemediği sürtünmeler. İkinci liste kısa kalan platform genellikle ekibe uyar. Üstelik bu yöntem, kararı sonradan savunmanızı da kolaylaştırır.

Seçimden sonra ilk haftada hangi kontrol listesini uygulamalısınız?

Aşağıdaki liste, seçimden sonraki ilk haftanın sırasını verir. Bu nedenle listede yukarıdan aşağıya ilerleyin.

• Yönetici hesabını işletme sahibine ya da yetkili bir kişiye açın; en az iki yetkili yönetici tanımlayın ve kurtarma bilgilerini güvenli yerde tutun.
• İki adımlı doğrulamayı önce yöneticiler, ardından herkes için zorunlu kılın.
• Takma adları ve ortak adresleri (info@, destek@) tanımlayın.
• SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını ekleyin ve sonucu kontrol aracıyla doğrulayın.
• Site formlarından ve diğer sistemlerden deneme postası gönderin.
• Mobil cihaz kurallarını ve uzaktan silme yolunu test edin.
• Saklama ve yedek kararınızı yazıya dökün.
• Alan adı kayıt hesabının ve DNS erişiminin işletmenizin adına olduğunu doğrulayın.
• Lisans faturasını ve hesap sahipliğini işletme adına kaydedin.
• İşe giriş ve işten ayrılış adımlarını tek bir sayfada toplayın.

Bu listeyi bir kez yapıp unutmayın. Yılda bir kez gözden geçirin, çünkü çalışan değişir, sağlayıcının özellikleri değişir, riskler de değişir.

Kurumsal e-posta kurulumu ve taşıması için teklif nasıl alırsınız?

Biz hosting ya da e-posta sağlayıcısı değiliz ve kendi veri merkezimiz yok. Web sitenizi ve kurumsal e-postanızı Google Workspace, Microsoft 365 ya da seçtiğiniz barındırma sağlayıcısında sizin adınıza kurar, taşır ve yönetiriz. İhtiyacınızı anlatıp web sitesi ve kurumsal e-posta kurulumu için teklif alın; teklifi işin kapsamına göre hazırlarız.

Teklif isterken şunları hazır tutarsanız süreç hızlanır.

• Kullanıcı sayısı ve ortak adresler (info@, destek@ gibi).
• Mevcut e-posta sağlayıcısı ve alan adının kayıt firması.
• Kullanılan e-posta istemcileri: Outlook, telefon uygulamaları, webmail.
• E-posta gönderen diğer sistemler: site formu, yazıcı, CRM, fatura programı.
• Veri konumu, saklama ve yedek gibi özel gereksinimler.

Öte yandan kendiniz yönetmeyi tercih ederseniz bu yazıdaki sıra ve kontrol listesi işinizi görür. Hangi yolu seçerseniz seçin, yönetici hesabını ve alan adı erişimini her zaman işletmenizin adına tutun.