E-Mail Umzug: Geschäftliche Postfächer ohne Datenverlust umziehen

Wie läuft ein E-Mail Umzug ab, und in welcher Reihenfolge gehen Sie vor?

Ein E-Mail Umzug überträgt die Postfächer, Aliasse und alten Nachrichten Ihrer Domain zu einem neuen Anbieter und stellt danach den MX Eintrag auf das neue System um. Daher lautet die sichere Reihenfolge: neue Konten anlegen, alte Nachrichten kopieren, MX Eintrag umstellen, beide Seiten beobachten, einen letzten Abgleich machen und die Mailprogramme neu einrichten.

Die Reihenfolge ist wichtig, denn ein Postfach bleibt in Bewegung: Während Sie kopieren, treffen neue Nachrichten ein. Deshalb bereiten Sie zuerst die neuen Postfächer vor, kopieren dann den Verlauf und ändern die Zustellung zuletzt. Danach holt ein kurzer Abgleich nach, was dazwischen eingetroffen ist. Somit halten Sie das Verlustrisiko niedrig, auch wenn keine Methode eine Garantie bietet.

1. Bestandsaufnahme: Zunächst listen Sie Konten, Aliasse, Weiterleitungen, Mailprogramme und angebundene Systeme auf.
2. Neue Konten: Danach bestätigen Sie die Domain und legen Benutzer und Aliasse beim neuen Anbieter an.
3. Kopieren: Dann nutzen Sie das offizielle Migrationswerkzeug oder einen IMAP Abgleich (IMAP hält Mails auf dem Server), während der MX Eintrag noch auf das alte System zeigt.
4. MX Eintrag: Dieser DNS Eintrag sagt Absendern, wohin sie Ihre Post liefern. Senken Sie vorher die TTL (die Zeit, die DNS Antworten im Zwischenspeicher bleiben), denn so verbreitet sich die Änderung schneller. Anschließend tragen Sie die neuen Werte ein.
5. Beobachten: Prüfen Sie während der Verbreitung, ob neue Nachrichten noch in den alten Postfächern landen, denn beide Seiten erhalten eine Weile Mails.
6. Letzter Abgleich: Führen Sie das Werkzeug erneut aus, denn nur so holen Sie die letzten Nachrichten vom alten Server.
7. Mailprogramme: Schließlich verbinden Sie Outlook, Smartphones und andere Apps mit den neuen Konten und testen sie.

Die folgenden Abschnitte gehen diese Schritte der Reihe nach durch. Außerdem nennen wir bei jedem ein häufiges Problem und die erste Prüfung.

Wann ist ein E-Mail Umzug nötig?

Ein E-Mail Umzug steht meist in vier Situationen an. Jede hat eine andere Schwachstelle, deshalb klären Sie früh, welche auf Sie zutrifft.

• Hostingpostfächer zu Google Workspace oder Microsoft 365: Die Postfächer liegen auf dem Hostingserver, die Website bleibt meist dort. Achten Sie vor allem darauf, dass die Formulare Ihrer Website das neue System erreichen.
• Hostingwechsel: Website und Mails ziehen gemeinsam auf einen neuen Server um. Den allgemeinen Ablauf beschreiben wir in unserer Checkliste zum Webhosting Wechsel, deshalb betrachtet dieser Ratgeber nur die E-Mail Seite.
• Anbieterwechsel: Zum Beispiel ziehen Sie von einem Maildienst in der Cloud zu einem anderen um. Kalender und Kontakte spielen dann ebenfalls eine Rolle.
• Rückholung von einer Agentur: Die Postfächer liegen im Hosting oder im Konto der Agentur. Deshalb klären Sie zuerst Ihr Zugriffsrecht.

In jedem Fall gilt dieselbe Logik: erst am neuen Ort vorbereiten, dann kopieren, zuletzt umleiten. Haben Sie das Ziel noch nicht gewählt, hilft Ihnen außerdem unser Vergleich Google Workspace oder Microsoft 365 für geschäftliche E-Mail.

Welche Bestandsaufnahme brauchen Sie vor dem Start?

Eine Bestandsaufnahme ist die günstigste Versicherung bei jedem E-Mail Umzug. Zum Beispiel verwandelt sich ein fehlender Alias oder ein vergessener Drucker schnell in Tage voller Beschwerden über ausbleibende Mails. Legen Sie deshalb eine einfache Liste an und notieren Sie Folgendes:

• Postfächer: Adresse, Besitzer, letzte Nutzung und ungefähre Größe. Entscheiden Sie bei ungenutzten Postfächern, ob Sie sie umziehen, archivieren oder löschen.
• Aliasse und Weiterleitungen: Notieren Sie zum Beispiel, welches Postfach info@ oder vertrieb@ erreicht.
• Automatische Antworten und Filter: Notieren Sie serverseitige Abwesenheitsnotizen, Filter und Regeln, denn ein IMAP Abgleich überträgt nur Nachrichten.
• Gemeinsame Postfächer: Lesen mehrere Personen mit, klären Sie den Zugriff, denn Berechtigungschaos ist eine häufige Beschwerde am ersten Tag.
• Gesamtgröße: Die Summe muss in den Speicher des Zieltarifs passen. Prüfen Sie den aktuellen Tarif allerdings auf der offiziellen Seite des Anbieters.
• Mailprogramme: Outlook, Apple Mail, Thunderbird, Apps auf dem Smartphone und Webmail. Notieren Sie außerdem, wer IMAP und wer POP nutzt.
• Angebundene Systeme: Webformulare, CRM, Rechnungsprogramm, Newsletterdienst, Drucker und Scanner senden zum Beispiel Mails mit Ihrer Adresse.
• DNS Einträge: MX, SPF, DKIM, DMARC und weitere Mail Einträge. Halten Sie außerdem fest, wo Ihr DNS liegt.

Ihre aktuellen Einträge sehen Sie mit unserer kostenlosen DNS Abfrage. Welcher Registrar die Domain hält und auf wen sie läuft, zeigt unsere Whois Abfrage. Schließlich sichern Sie die Postfächer vor dem Start. Eine Sicherung aus dem Hostingpanel oder eine Datei, die Sie aus dem Mailprogramm exportieren, ist Ihr Rückweg, falls etwas schiefgeht.

Liegen Ihre Nachrichten auf dem Server oder auf den Geräten?

Datenverlust beim Umzug entsteht oft, weil Mails nicht auf dem Server liegen, sondern auf einem Rechner. Zum Glück verrät das Protokoll die Antwort.

• IMAP: Die Originalkopie bleibt auf dem Server. Das Mailprogramm ist nur ein Fenster, deshalb kopieren Migrationswerkzeuge die Serverkopie.
• POP: Das Mailprogramm lädt Nachrichten herunter und löscht sie je nach Einstellung vom Server. Dann liegt die einzige Kopie womöglich auf einem Rechner.
• Lokale Ordner und Archivdateien: Vor allem Outlook Datendateien, lokale Ordner in Thunderbird oder Ordner, die Sie in Apple Mail auf den Mac geladen haben, tauchen auf dem Server nie auf.

Stellen Sie dazu jedem Nutzer zwei Fragen. Welche App nutzen Sie auf welchem Gerät? Haben Sie Mails je in eine Datei archiviert oder exportiert? Lautet die Antwort „POP“ oder „Archivdatei“, übertragen Sie diese Daten separat ins neue Konto, denn ein Werkzeug, das vom Server kopiert, sieht sie nicht.

Außerdem enthalten die alten Rechner ehemaliger Mitarbeiter oft die wertvollsten Archive. Sichern Sie deren Maildateien, bevor jemand diese Geräte löscht.

Wie übernehmen Sie Aliasse, Weiterleitungen und gemeinsame Postfächer?

Ein Alias ist eine zweite Adresse, die dasselbe Postfach erreicht. Eine Weiterleitung dagegen schickt eine Kopie eingehender Nachrichten an eine andere Adresse. Migrationswerkzeuge übernehmen beides nicht automatisch, deshalb legen Sie beides beim neuen Anbieter von Hand oder per Sammelimport neu an.

Legen Sie also für jeden Alias aus Ihrer Liste ein Gegenstück an. Sonst kommt eine Nachricht an diese Adresse mit der Meldung „Adresse nicht gefunden“ zurück, sobald sich der MX Eintrag ändert. Das heißt, Ihr Kunde sieht den Fehler und Sie nicht.

Seien Sie bei Weiterleitungen vorsichtig, denn eine weitergeleitete Nachricht kann die Prüfung von SPF und DMARC stören. Ursache und Lösung erklärt unser Ratgeber zur E-Mail Weiterleitung. Ebenso lohnt ein Blick auf Ihre Catch All Adresse, die falsch geschriebene Empfänger einsammelt: Lesen Sie dazu unseren Beitrag zur Catch All E-Mail, um zu entscheiden, ob Sie sie behalten.

Welche Methoden gibt es für den E-Mail Umzug, und welche passt zu Ihnen?

Keine Methode gewinnt überall, denn die Zahl der Postfächer, das Quellsystem und Ihr Zugriff entscheiden. Die Tabelle vergleicht die Optionen, ihren Einsatz und das Risiko.

Faustregel: Für viele Postfächer nehmen Sie ein Werkzeug, für wenige das Mailprogramm und für Archive auf Geräten eine Exportdatei. Halten Sie eine reine Weiterleitung nicht für einen Umzug, denn sie lässt den Verlauf zurück. Egal, wofür Sie sich entscheiden: Testen Sie zuerst mit einem einzelnen Postfach. So messen Sie die Dauer, sehen die Ordnerzuordnung und entdecken Überraschungen früh.

Was überträgt das offizielle Google Werkzeug, und was lässt es aus?

Für den E-Mail Umzug bietet Google zwei Produkte, um Nachrichten von IMAP Servern in Google Workspace zu holen. Das erste ist das Datenimport Tool in der Admin Konsole, das die Google Dokumentation auch als Data Migration Service bezeichnet. Das zweite ist Google Workspace Migration for Microsoft Exchange, kurz GWMME.

Laut Googles IMAP Seite entscheidet Ihr Server über die Wahl. Hat der Server zum Beispiel ein vertrauenswürdiges TLS Zertifikat und können Google Dienste ihn erreichen, nutzen Sie das Datenimport Tool. Ist das Zertifikat nicht vertrauenswürdig, steht der Server in einem internen Netz oder verlangt der Login einen einfachen Benutzernamen statt einer Adresse, kommt GWMME infrage. Beide Produkte verlangen außerdem einen Super Admin.

Allerdings gibt es eine harte Grenze. Die Seite sagt, beide Werkzeuge übertragen nur Nachrichten und Labels. Kalendertermine, Kontakte und Dateien aus Drive bleiben außen vor. In der Praxis wandelt sich Ihre Ordnerstruktur in Labels in Gmail um. Die vollständigen Schritte finden Sie in Googles Anleitung zur Migration von IMAP Servern. Menünamen ändern sich mit der Zeit, deshalb nennen wir sie hier nicht.

Wie funktioniert die IMAP Migration zu Microsoft 365?

Für den E-Mail Umzug bietet Microsoft die IMAP Migration, um Postfächer aus jeder Quelle mit IMAP Unterstützung nach Microsoft 365 zu holen. Der allgemeine Ablauf auf Microsoft Learn sieht so aus:

1. Legen Sie die Benutzer in Microsoft 365 an und weisen Sie Lizenzen zu, denn die Postfächer müssen vorher existieren.
2. Bestätigen Sie danach bei Ihrem Registrar, dass die Domain Ihnen gehört.
3. Informieren Sie außerdem die Nutzer, wie der Umzug sie betrifft, damit niemand überrascht ist.
4. Halten Sie dann die Zugangsdaten eines Admins oder das Passwort jedes Postfachs bereit und listen Sie die Postfächer in einer CSV Datei auf.
5. Erstellen Sie einen Migrationsendpunkt, der Microsoft 365 mit dem Quellsystem verbindet.
6. Legen Sie eine Migrationsgruppe (Migration Batch) an, starten Sie sie und prüfen Sie dann das Ergebnis.
7. Stellen Sie den MX Eintrag auf Microsoft 365 um.
8. Haben Sie bestätigt, dass das Routing funktioniert, löschen Sie schließlich die Migrationsgruppe und beenden so die Synchronisierung.

Die Dokumentation betont drei Details. Die Methode überträgt nur Elemente aus Mailordnern, deshalb bleiben Kontakte, Kalenderelemente und Aufgaben zurück. Sie überträgt Nachrichten außerdem von neu nach alt, sodass Nutzer ihre neueste Post zuerst sehen. Schließlich gibt es Obergrenzen für die Zahl der Elemente je Postfach und für die Größe einer einzelnen Nachricht. Die aktuellen Werte prüfen Sie auf der englischsprachigen Microsoft Learn Seite zur IMAP Migration.

Ist Ihre Quelle ein Exchange Server, hat Microsoft eigene Methoden. Dieser Ratgeber behandelt den allgemeinen IMAP Fall, daher lesen Sie für Exchange Quellen die offizielle Dokumentation.

Welche Zugänge brauchen Sie, und was gilt für den Datenschutz?

Beim E-Mail Umzug braucht jedes Werkzeug Zugangsdaten, um den Quellserver zu erreichen. Mit Adminzugriff brauchen Sie möglicherweise nicht jedes Postfachpasswort. Ohne ihn setzen Sie die Passwörter der Postfächer also zurück. Microsoft sagt das in der Dokumentation direkt und warnt, dass Nutzer ohne das neue Passwort ihr altes Postfach nicht mehr öffnen können. Deshalb stimmen Sie den Zeitplan mit den Nutzern ab.

• IMAP Angaben: Servername und Port entnehmen Sie den Mail Einstellungen Ihres Hostinganbieters.
• Gültiges Zertifikat: Manche Werkzeuge verbinden sich nicht mit einem Server, der eine Zertifikatswarnung zeigt. Deshalb verweist Google in diesem Fall auf GWMME.
• Verbindungslimits: Konkret empfiehlt Microsoft, die Verbindungslimits der Quelle zu lockern, um den Vorgang zu beschleunigen.
• Aufbewahrungsrichtlinien: Microsoft empfiehlt, Richtlinien für Aufzeichnungsverwaltung und Archivierung während des Umzugs abzuschalten. Sonst erscheinen Nachrichten, die solche Richtlinien löschen oder archivieren, als „fehlend“.
• Adminkonto: Richten Sie das Adminkonto beim Zielanbieter vorab mit Wiederherstellungsadresse und Bestätigung in zwei Schritten ein.

Postfächer enthalten personenbezogene Daten, deshalb schicken Sie Passwörter nie per Mail. Vergeben Sie temporäre Passwörter und lassen Sie diese nach dem Umzug ändern. Geben Sie Adminrechte nur an die Personen, die die Arbeit erledigen, und nehmen Sie sie danach zurück. Prüfen Sie außerdem Datenstandort und Vertrag anhand der Datenschutzregeln, die für Sie gelten, etwa der DSGVO in Europa oder des KVKK in der Türkei. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung, wenden Sie sich bei Vertragsfragen deshalb an Ihre Rechtsberatung.

Was ist TTL, und warum senken Sie ihn vor der MX Änderung?

TTL steht für Time to Live und sagt den Resolvern in Sekunden, wie lange sie einen DNS Eintrag zwischenspeichern dürfen. Ist der Wert hoch, nutzen manche Mailserver die alte MX Information weiter, bis diese Zeit abläuft, selbst nachdem Sie den Eintrag geändert haben.

Deshalb senken Sie die TTL, bevor Sie den MX Eintrag ändern. Allerdings kommt es auf den Zeitpunkt an. Der niedrigere Wert wirkt erst, wenn der alte zwischengespeicherte Wert abläuft. Notieren Sie also die aktuelle TTL und senken Sie den Wert mindestens um diese Zeitspanne vor der Umstellung. Eine Zahl nennen wir hier nicht, denn der niedrigste Wert Ihres Registrars und Ihre aktuelle Einstellung können abweichen.

Schließlich setzen Sie die TTL wieder auf den normalen Wert, wenn alles nach dem Umzug einige Tage stabil läuft. Denn ein niedriger Wert lässt Resolver Ihr DNS häufiger abfragen als nötig. Tragen Sie beide Termine, Senken und Zurücksetzen, von Anfang an in Ihren Plan für den E-Mail Umzug ein.

Was passiert genau am Tag der MX Umstellung?

Der MX Eintrag sagt der Welt, welcher Server Mails für Ihre Domain annimmt. Ein sendender Server schaut zunächst in diesen Eintrag und verbindet sich dann mit dieser Adresse. Außerdem gilt nach RFC 5321 die niedrigere MX Zahl als bevorzugt.

Nicht alle wechseln im selben Moment. Sender, deren Zwischenspeicher abgelaufen ist, liefern an die neue Adresse, die anderen noch an die alte. Das heißt, Sie sehen eine Weile Mails an beiden Orten. Das ist normal, und deshalb lassen Sie das alte System weiterlaufen.

Der Standard erwartet außerdem, dass ein sendender Server nach einem vorübergehenden Fehler erneut versucht. Der Absender sollte demnach im Allgemeinen mindestens vier bis fünf Tage lang versuchen, bevor er aufgibt. Trotzdem hält sich nicht jeder Absender daran, legen Sie die Umstellung deshalb auf eine ruhige Stunde. Details stehen in RFC 5321.

1. Exportieren Sie alle DNS Einträge oder machen Sie einen Screenshot, denn diese Werte sind Ihr Rückweg.
2. Öffnen Sie dann die Admin Hilfe Ihres neuen Anbieters und kopieren Sie die MX Werte exakt.
3. Löschen Sie die alten MX Einträge oder ersetzen Sie sie durch die neuen.
4. Speichern Sie die Änderung und prüfen Sie danach den neuen Wert mit einer DNS Abfrage.
5. Senden Sie eine Testnachricht von einer privaten Gmail oder Outlook.com Adresse.

Lassen Sie alte und neue Einträge mit gleicher Priorität stehen, wählen Sender also zwischen beiden aus, und Ihre Post verteilt sich auf zwei Systeme. Die englischsprachige Anleitung von Microsoft zum Erstellen von DNS Einträgen bei jedem DNS Anbieter erklärt die Grundidee, MX Einträge bei einem Registrar einzutragen.

Warum gehen Nachrichten aus Webformularen verloren, und was leistet cPanel Email Routing?

Bleibt Ihre Website im Hosting, während die Postfächer zu Google Workspace oder Microsoft 365 wechseln, ist das tückischste Problem beim E-Mail Umzug der Verlust von Nachrichten aus dem Kontaktformular. Das Formular sendet zum Beispiel vom selben Server an info@example.com. Hält der Server Ihre Domain weiterhin für seine eigene, verlässt die Nachricht den Server nie und landet in einem alten lokalen Postfach.

Laut cPanel Dokumentation bietet der Bildschirm Email Routing vier Optionen: Automatically Detect Configuration, Local Mail Exchanger, Backup Mail Exchanger und Remote Mail Exchanger. Konkret nimmt der Server bei Remote keine Mails für die Domain an und schickt alles an den Mail Exchanger mit der niedrigsten Nummer. Die automatische Erkennung liest nur die lokale Zonendatei und führt keine echte DNS Abfrage aus.

Folglich kann der Server falsch entscheiden, wenn Sie das DNS außerhalb des Hostings verwalten oder der lokale Eintrag veraltet ist. Sprechen Sie mit Ihrem Hostinganbieter, bevor Sie die Einstellung ändern, denn eine falsche Wahl kann den Mailempfang Ihrer Domain stoppen. Die Optionen erklärt die cPanel Dokumentation zu Email Routing.

Die zweite Falle liegt beim Senden. Verlässt die Formularmail den Hostingserver und enthält Ihr SPF Eintrag diesen Server nicht, landet sie womöglich im Spam. Die dauerhafte Lösung ist, Formulare über die SMTP Daten Ihres Postfachs oder einen Versanddienst zu senden. Für WordPress hilft zum Beispiel unser WP Mail SMTP Ratgeber. Passen Sie außerdem die Mail Einstellungen von Druckern und Scannern genauso an.

Wie prüfen Sie beide Seiten, solange sich die DNS Änderung verbreitet?

Während sich die Änderung verbreitet, kann Post in den alten und den neuen Postfächern landen. Deshalb beobachten Sie beide Seiten. Eine kleine tägliche Routine genügt:

• Öffnen Sie zunächst die alten Postfächer per Webmail oder mit den IMAP Daten des alten Servers und suchen Sie nach neuer Post.
• Prüfen Sie danach in den neuen Postfächern die Testnachrichten, die Sie an dieselben Adressen geschickt haben.
• Finden Sie neue Post in einem alten Postfach, notieren Sie das, denn der letzte Abgleich holt sie ins neue.
• Bitten Sie außerdem einen wichtigen Geschäftspartner, eine kurze Testnachricht an die neue Adresse zu senden.

Den MX Wert lesen Sie auch auf der Kommandozeile:

dig +short MX example.com
nslookup -type=MX example.com

Möchten Sie keine Befehle nutzen, zeigt die zuvor genannte DNS Abfrage dasselbe Ergebnis im Browser. Fragen Sie aus Ihrem eigenen Netz und aus einem anderen ab, dann erkennen Sie Unterschiede im Zwischenspeicher. Löschen Sie die alten Postfächer erst, wenn dort keine neue Post mehr eintrifft.

Wie läuft der letzte Abgleich, und wann schalten Sie die alten Postfächer ab?

Der letzte Abgleich holt die Nachrichten ins neue Postfach, die nach der MX Änderung noch auf dem alten Server ankamen. Viele Werkzeuge kopieren bei einem erneuten Lauf nur neue Nachrichten. Zum Beispiel läuft bei Microsofts IMAP Migration die Synchronisierung weiter, bis Sie die Migrationsgruppe löschen.

1. Prüfen Sie zunächst, dass sich der MX Wert verbreitet hat und keine neue Post mehr in den alten Postfächern eintrifft.
2. Starten Sie dann das Kopierwerkzeug ein letztes Mal oder warten Sie, bis der geplante Lauf endet.
3. Vergleichen Sie danach bei einigen Postfächern die Ordnerzahlen und die Daten der neuesten Nachrichten.
4. Passt alles, beenden Sie also die Synchronisierung. Bei Microsoft heißt das, die Migrationsgruppe zu löschen.
5. Löschen Sie die alten Postfächer nicht sofort. Lassen Sie sie schreibgeschützt oder sichern Sie sie.

Bitten Sie die Nutzer, vor dem letzten Abgleich keine Ordner umzubenennen, denn die meisten Werkzeuge ordnen Ordner nach dem Namen zu. Ein umbenannter Ordner kann ein zweites Mal ankommen.

Kündigen Sie den alten Anbieter nicht überstürzt. Laden Sie die Sicherung herunter und öffnen Sie sie zur Kontrolle, kündigen Sie erst danach. Ihr Aufbewahrungsbedarf bestimmt die Wartezeit. Liegt Ihre Website im selben Hosting, kündigen Sie ausschließlich den E-Mail Teil, sonst nehmen Sie womöglich die Website mit offline.

Wie richten Sie Outlook, Smartphone und Mac Mail neu ein?

Beim E-Mail Umzug ist es die halbe Arbeit, Nutzer vorab zu informieren. Konkret schreiben Sie eine kurze Nachricht mit dem Umstellungstag, der neuen Anmeldeadresse und den Schritten je Gerät. Danach zeigen Mailprogramme weiter auf den alten Server, fragen nach Passwörtern oder melden, dass sie sich nicht verbinden. Die Lösung ist meist, das Konto neu aufzubauen statt es zu reparieren.

1. Prüfen Sie zunächst, dass Sie sich per Webmail im neuen Postfach anmelden können.
2. Entfernen Sie das alte Konto aus dem Mailprogramm. Scheitert Outlook weiter, legen Sie ein neues Profil an, statt das defekte zu flicken.
3. Fügen Sie dann das neue Konto mit den Einstellungen Ihres Anbieters oder per automatischer Einrichtung hinzu.
4. Warten Sie, bis die erste Synchronisierung endet. Große Postfächer brauchen eine Weile, deshalb drängen Sie nicht.
5. Kontrollieren Sie danach Posteingang, Gesendet und Entwürfe, und tragen Sie Signaturen und Regeln neu ein.
6. Löschen Sie auf Smartphones das alte Konto und fügen Sie das neue hinzu.

Outlook baut seine lokale Cachedatei für das neue Konto neu auf, werten Sie das also nicht als Verlust. Details zur Einrichtung lesen Sie in unserem Ratgeber zur Outlook Einrichtung mit IMAP und SMTP. Liegt in einem alten Programm außerdem ein lokales Archiv, übertragen Sie diese Datei ins neue Konto, bevor Sie das Programm entfernen.

Warum fehlen Kalender und Kontakte, und wie übertragen Sie sie?

Ein E-Mail Umzug über IMAP überträgt nur Mails. Microsoft und Google sagen das beide in ihrer Dokumentation: Kontakte, Kalenderelemente und Aufgaben bleiben zurück. Deshalb fragen Nutzer direkt nach dem Umzug: „Wo sind meine Termine?“

• Kalender: Exportieren Sie ihn aus dem alten Programm als ICS Datei und importieren Sie sie im neuen. Prüfen Sie zum Beispiel wiederkehrende Termine und Zeitzonen stichprobenartig.
• Kontakte: Übertragen Sie sie mit einer VCF oder CSV Datei. Entstehen Dubletten, führen Sie sie dann zusammen.
• Geteilte Kalender: Geben Sie sie beim neuen Anbieter erneut frei und vergeben Sie die Rechte neu.
• Exchange Quelle: Anbieter haben eigene Methoden, die auch Kalender und Kontakte abdecken. Prüfen Sie den Umfang allerdings in der offiziellen Dokumentation.

Kopieren Sie Kalender und Kontakte vor dem Umstellungstag und prüfen Sie sie danach noch einmal. So landen neue Einladungen nicht in einem leeren Kalender.

Wie aktualisieren Sie SPF, DKIM und DMARC nach dem Umzug?

Nach dem E-Mail Umzug aktualisieren Sie die Absenderkennungen, damit Mails des neuen Anbieters nicht im Spam landen. Die komplette Einrichtung beschreibt unser Ratgeber zu SPF, DKIM und DMARC. Hier nennen wir nur die Punkte, die den Umzug betreffen.

• SPF: Eine Domain sollte genau einen SPF Eintrag haben. Fügen Sie den neuen Anbieter dem bestehenden Eintrag hinzu und entfernen Sie den alten, wenn Sie darüber nicht mehr senden. Denn ein zweiter SPF Eintrag gilt als Fehler.
• DKIM: Erzeugen Sie den DKIM Schlüssel in der Admin Konsole des neuen Anbieters und veröffentlichen Sie ihn dann im DNS. Senden Sie nicht mehr über den alten Anbieter, entfernen Sie dessen Schlüssel danach.
• DMARC: Ist Ihre Richtlinie schon streng, also quarantine oder reject, beobachten Sie die Berichte beim Umzug genau. Besteht der neue Absender die Ausrichtung nicht, lehnen Empfänger die Mails somit ab.
• Weitere Absender: Listen Sie außerdem Dienste wie Newsletterdienst, CRM und Rechnungssystem auf und tragen Sie sie in die Einträge ein.

Prüfen Sie das Ergebnis mit unserem kostenlosen SPF, DKIM und DMARC Check. Sehen Sie Fehlercodes, kontrollieren Sie die Einträge erneut, denn die meisten Ablehnungen entstehen durch fehlende Authentifizierung.

Welche Probleme treten beim E-Mail Umzug am häufigsten auf, und was prüfen Sie zuerst?

Arbeiten Sie die Symptome der Reihe nach ab, lösen Sie die meisten Probleme schnell. Fragen Sie zuerst, ob der MX Eintrag stimmt und ob die Zieladresse wirklich existiert, denn das ist die häufigste Ursache.

Diese Reihenfolge spart Zeit: erst das Routing, dann der Inhalt, zuletzt die Mailprogramme. Denn ist das Routing kaputt, bringt weder eine Einstellung noch ein kopierter Ordner die Post zurück.

Was tun Sie, wenn Sie Ihre Mails von einer Agentur oder einem alten Anbieter zurückholen?

Liegen Ihre Mails im Hosting einer Agentur oder im Google Workspace Konto einer Agentur, klären Sie zuerst, wem das Konto gehört, denn Domain, Maildienst und Website laufen oft auf verschiedene Personen. Den Domaineintrag sehen Sie mit der zuvor genannten Whois Abfrage. Die vollständige Bestandsaufnahme beschreiben wir im Ratgeber, wie Sie Website und Domain von der Agentur zurückholen.

Halten Sie die Regeln klar: Brechen Sie nie in das Konto einer Agentur oder einer anderen Person ein, und raten Sie nie das Passwort eines früheren Mitarbeiters. Das ist außerdem rechtlich riskant und verstößt gegen die Bedingungen der Anbieter. Stattdessen bitten Sie die berechtigte Person schriftlich um Adminzugriff, einen Postfachexport oder eine Kontoübertragung.

1. Stellen Sie zuerst sicher, dass Domain und DNS unter Ihrer Kontrolle stehen.
2. Eröffnen Sie dann das Konto beim neuen Anbieter auf Ihren eigenen Namen.
3. Bitten Sie die Agentur um die Postfachliste, die Aliasse und vorhandene Exportdaten.
4. Führen Sie das Kopieren mit diesen Daten durch.
5. Schließlich schließen Sie nach der MX Umstellung den Zugriff der Agentur.

Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Regelt Ihr Vertrag, wem die E-Mail Daten gehören, wenden Sie sich an Ihre Rechtsberatung.

Was gehört auf die Checkliste nach dem Umzug?

Die folgende Liste ist die letzte Kontrolle, bevor Sie den E-Mail Umzug als abgeschlossen betrachten. Drucken Sie sie aus und haken Sie jeden Punkt ab.

• Senden Sie zunächst an jedes Postfach eine Testnachricht von außen und antworten Sie darauf.
• Testen Sie jeden Alias und jede Gruppenadresse einzeln, denn ein fehlender Alias ist ein häufiges Problem.
• Schicken Sie außerdem Mails an Gmail und Outlook.com Adressen und lesen Sie die Ergebnisse für SPF, DKIM und DMARC in den Kopfzeilen.
• Füllen Sie das Webformular aus und prüfen Sie, ob die Nachricht im Zielpostfach ankommt.
• Vergleichen Sie bei einigen Postfächern Ordnerzahlen und Daten der neuesten Nachrichten mit dem alten System.
• Bestätigen Sie, dass Outlook, Smartphones und Scanner mit dem neuen Konto arbeiten.
• Beobachten Sie die alten Postfächer eine Weile, ob dort keine neue Post mehr eintrifft.
• Setzen Sie die TTL danach auf den normalen Wert zurück.
• Halten Sie neue DNS Einträge, Adminkonten und Wiederherstellungsangaben an einem Ort fest.
• Senden Sie den Nutzern zudem eine kurze Notiz mit der neuen Anmeldeadresse und den Schritten zur Bestätigung in zwei Schritten.
• Schließlich tragen Sie das Kündigungsdatum des alten Anbieters und das Löschdatum der Sicherung in den Kalender ein.

Halten Sie den Umzug erst für beendet, wenn die ganze Liste erledigt ist. Bleibt ein Punkt offen, machen Sie ihn also zur ersten Aufgabe der nächsten Woche.

Sollten Sie den E-Mail Umzug selbst machen oder ein Team beauftragen?

Haben Sie wenige Postfächer, ein einfaches DNS Setup und Adminzugriff, schaffen Sie den E-Mail Umzug mit den offiziellen Werkzeugen selbst. Hilfe ist allerdings in diesen Fällen sicherer:

• Sie haben viele Postfächer, Aliasse und Gruppenadressen.
• Mails liegen per POP auf Geräten oder in lokalen Archiven.
• Website, Formulare und Mails teilen sich ein Hosting und ziehen gemeinsam um.
• Sie wissen nicht, wer das DNS kontrolliert, oder Sie übernehmen von einer Agentur.
• Die Postfächer enthalten sensible oder regulierte Daten.

Wir sind kein Hostinganbieter und kein Anbieter für E-Mail. Wir richten Ihre Website und Ihre geschäftliche E-Mail bei Google Workspace, Microsoft 365 oder Ihrem Hostinganbieter ein, ziehen sie um und betreuen sie. Deshalb klären Sie den Umfang am besten, indem Sie ein Angebot für Einrichtung oder Umzug von Website und geschäftlicher E-Mail anfordern.