Yapay zeka çözümü

Sesli Yapay Zeka Asistanı

Sesli yapay zeka asistanı, işletmenizin telefon hattında ya da web sitesindeki konuşma düğmesinde arayanı dinleyen, ne istediğini anlayan ve sizin onayladığınız bilgilerle sesli yanıt veren bir sistemdir. Biz onu süslü bir santral menüsü olarak değil; açılış cümlesi, aktarım kuralları, kayıt politikası ve raporuyla birlikte tasarlanan eksiksiz bir telefon hattı olarak kuruyoruz.

Mesai dışında açılan hatTekrar ederek teyitEkibe canlı aktarımTakvim ve CRM bağlantısıKayıttan önce aydınlatma
  • Google Partner
  • Talha Aslan ve ekibi
  • Türkçe, İngilizce, Almanca

Kısaca

Sesli yapay zeka asistanı; konuşmayı yazıya çeviren, anlamını çıkaran, yanıtı onaylı kaynaklarınızdan üretip yeniden sese dönüştüren ve bunu telefonda doğal bir konuşma hızında yapan bir yapıdır. Asistan açılışta yapay zeka olduğunu ve kaydın amacını söyler, aldığı adı, tarihi ve numarayı arayana tekrar ederek teyit eder, kapsam dışındaki konularda çağrıyı kısa bir özetle ekibinize aktarır. Tanıtım aramaları yalnız onay veren kişilere yapılır.

Talha Aslan ve ekibiSon güncelleme:

Ne zaman gerekir

Telefon hattınız hangi noktada iş kaybettiriyor?

Sesli asistan her işletmeye uygun değildir. Günde birkaç çağrı alıyorsanız, aramaların çoğu uzun danışmanlık istiyorsa ya da arayan kitleniz bir makineyle konuşmayı kabul etmiyorsa iyi kurgulanmış bir sesli mesaj ve düzenli bir geri arama alışkanlığı daha doğru seçimdir. Aşağıdaki tablo size tanıdık geliyorsa değerlendirmeye değer.

Açılmayan telefon başka firmaya gidiyor

Öğle arasında, akşam ya da yoğun saatte çalan telefonu kimse açamıyor. Arayan çoğu zaman sesli mesaj bırakmıyor, listedeki bir sonraki işletmeyi arıyor; elinizde yalnız cevapsız bir numara kalıyor.

Personel telefon başına bağlanıyor

Resepsiyondaki ya da tezgahtaki çalışan, karşısındaki müşteriyi bekletip adres, çalışma saati ve uygunluk sorularına yanıt veriyor. Ne yüz yüze hizmet ne de telefondaki konuşma tam ilgiyi görüyor.

Tuşlamalı menü arayanı yoruyor

Klasik santral menüleri, derdini kendi cümlesiyle anlatmak isteyen kişiyi seçenekler arasında dolaştırıyor. Doğru tuşu bulamayan arayan ya kapatıyor ya da sıfıra basıp yine sırada bekliyor.

Telefonla gelen talep kayda geçmiyor

Not kağıdına yazılan isim, yanlış duyulan saat, geri dönülmeyen arama. Telefon kanalı ölçülmediği için hangi reklamın ya da sayfanın aramayı getirdiği de bilinmiyor.

Önerdiğimiz yapı

Dinleyen, teyit eden ve aktarmayı bilen telefon asistanı

İşe sesten değil, gerçek çağrılarınızdan başlıyoruz. Birkaç haftalık arama nedenlerini, en sık istenen bilgileri ve hangi çağrının mutlaka bir insana gitmesi gerektiğini birlikte listeliyoruz. Asistanın konuşma akışı, üstleneceği konular ve aktarım eşiği bu listeden çıkıyor; aynı liste canlıya almadan önce sınadığımız örnek çağrı setine dönüşüyor.

Teknik tarafta iki yol var: konuşmayı yazıya çevirip dil modeliyle yanıtlayan ve cevabı yeniden sese dönüştüren bir zincir ya da sesi doğrudan işleyen gerçek zamanlı bir model. Hangisinin seçileceğini Türkçe anlama kalitesi, gecikme, kullanım maliyeti ve veri koşulları belirliyor. Hat, operatörünüzden ya da sanal santral sağlayıcınızdan SIP ile bağlanıyor; boş saat ve sipariş durumu gibi bilgiler API üzerinden sisteminizden okunuyor. Kurulum ve bakım yapay zeka otomasyonu hizmetimizin içinde yürüyor.

Aynı bilgi tabanı yazılı kanallarda da işe yarar; web sitesindeki sohbet penceresi için AI chatbot geliştirme sayfamıza bakabilirsiniz. Randevuyla çalışıyorsanız asistan randevu sistemli web sitesinin takvimine yazar; çağrılar için ayrı bir yönetim paneli gerekiyorsa özel yazılım geliştirme tarafında ilerliyoruz.

  • Mevcut numaranıza yönlendirmeyle bağlanır
  • Yanıtlar onaylı bilgi tabanından gelir
  • Ad, tarih ve numara arayana tekrar edilerek kaydedilir
  • Zor çağrı canlı olarak doğru kişiye aktarılır
  • Her görüşme yazıya dökülür ve özetlenir
Bir çağrının adımları
  1. Açılış cümlesiİşletme adı, yapay zeka olduğu ve kayıt bilgisi
  2. Niyet ayrımıRandevu, bilgi, şikayet ya da başka bir konu
  3. Sesli teyitAd, tarih ve numarayı arayana tekrar eder
  4. KayıtTakvime, CRM'e ya da sipariş sistemine yazar
  5. Anlaşılmayan cümle kuralıİki denemeden sonra tahmin etmez, aktarır
  6. Canlı aktarım ya da geri aramaÇağrı özeti ekibinize düşer

Her çağrı bu altı adımı sırayla izler; asistan hangi noktada konuşmayı bırakıp insana devredeceğini önceden bilir.

Hangi kurulum?

Asistanın telefondaki görevi kurulumu belirler

Aynı ses altyapısı üç farklı işte kullanılabilir; önce asistanın hangi çağrıları üstleneceğini seçiyoruz.

Gelen çağrı

Karşılama ve yönlendirme asistanı

Hattı açar, arayanın konusunu anlar, sık soruları yanıtlar ve çağrıyı doğru kişiye ya da birime aktarır.

  • Mesai dışında ya da yalnız hat meşgulken devreye girer
  • Birim ve kişi bazında aktarım kuralları
  • Kaçan her çağrı için özetli geri arama listesi

Randevu ve rezervasyon

Takvime yazan telefon asistanı

Uygun saati takvimden okur, arayanla birlikte seçer, kaydı oluşturur ve onayı SMS ya da WhatsApp ile iletir.

  • Takvim ya da rezervasyon sistemine API bağlantısı
  • İptal ve değişiklik çağrılarının da karşılanması
  • Kişi sayısı ya da hizmet türü gibi alanların teyidi

Giden arama

Hatırlatma ve teyit aramaları

Yaklaşan randevuyu hatırlatır, teyit ya da iptal yanıtını kaydeder; tanıtım araması yalnız onayı olan numaralara yapılır.

  • Her kampanyadan önce onay ve İYS kontrolü
  • Arama saatleri ve tekrar sınırı
  • Alınan yanıta göre takvimin güncellenmesi

Olması gerekenler

Telefonda güvenilir bir sesli asistanın kuralları

Sesli kanal yazılı kanaldan farklıdır: arayan geri dönüp okuyamaz, söyleneni yalnız bir kez duyar. Bu yüzden kurallar hem konuşmanın kendisini hem de kayıt ve aramanın hukuki tarafını kapsar.

Açılışta kim olduğunu söylemek

Asistan ilk cümlede işletme adına konuşan bir yapay zeka olduğunu belirtir, gerçek bir çalışan gibi davranmaz. AB Yapay Zeka Tüzüğü'nün 50. maddesi, insanlarla doğrudan etkileşen sistemlerin kişiye bunu bildirecek biçimde tasarlanmasını istiyor.

Kayıttan önce aydınlatma

KVKK'nın 10. maddesi aydınlatmanın veri elde edilirken yapılmasını istiyor; Kurum'un rehberi bunun ses kaydı ve çağrı merkezi yoluyla da yapılabileceğini belirtiyor. Bu yüzden kısa bilgilendirme kayıt başlamadan okunur, ayrıntılı metne tuşla ya da bağlantıyla ulaşılır.

Tanıtım aramasında önceden onay

6563 sayılı Kanun telefonu ve otomatik arama makinelerini ticari elektronik ileti aracı sayıyor ve önceden onay istiyor; yönetmelik de İYS'de onayı olmayan alıcıya ticari ileti gönderilemeyeceğini söylüyor. Alınan hizmetin kullanımına dair aramalar için Kanun'daki istisnanın kapsamını hukukçunuzla netleştiriyoruz.

Ses biyometrisi ve ses klonu yok

Arayanı sesinden tanıyarak kimlik doğrulama yapmıyoruz; biyometrik veri KVKK'nın 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veri sayılıyor. Asistanın sesi hazır bir ses kütüphanesinden seçilir; gerçek bir kişinin sesi yalnız o kişinin yazılı izniyle kullanılır.

Saklama süresi ve yurt dışı

Ses dosyası ve döküm ayrı saklama süreleriyle tutulur; ses gerekmiyorsa silinir, yalnız özet kalır. Görüşme yurt dışındaki bir model sağlayıcıda işleniyorsa bu bir aktarımdır ve KVKK'nın 9. maddesindeki güvencelerden biri gerekir.

Sürüm ve geri alma

Konuşma akışında ya da bilgi tabanında yapılan her değişiklik önce örnek çağrı setiyle denenir. Yeni sürüm sorun çıkarırsa önceki sürüme dönülür; gerekirse hat tek bir ayarla doğrudan ekibinize yönlendirilir.

Kaynaklar: AB Yapay Zeka Tüzüğü (2024/1689), 50. madde, EUR-Lex · 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Mevzuat Bilgi Sistemi · KVKK: Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi Rehberi · 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, 2. ve 6. madde · Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik değişikliği, Resmî Gazete 4 Ocak 2020

Karşılaştırma

Tuşlamalı santral menüsü mü, sesli yapay zeka asistanı mı?

KonuTuşlamalı menü (IVR)Sesli yapay zeka asistanı
Arayanın derdiÖnceden sayılan seçeneklerden biri seçilirKendi cümlesiyle anlatır, asistan konuyu çıkarır
Bilgi sorularıKayıtlı anons ya da bekleme müziğiBilgi tabanından kısa sesli yanıt
RandevuÇağrı sıraya girer, personel beklenirTakvimden uygun saat bulunur, kayıt açılır
Mesai dışıSesli mesaj ya da kapalı hatÇağrı karşılanır, gerekirse geri arama listesine düşer
KurulumHızlı ve öngörülebilirÇağrı listesi, deneme ve pilot dönem ister
ÖlçümTuş seçimleri ve bekleme süresiArama nedeni, aktarım nedeni ve oluşan kayıt

Hızlı kontrol

Sesli asistanın özellik listesi

Olmazsa olmaz: süreciniz hazır mı?

0 / 6 hazır İşaretledikçe otomasyona hazırlığınız burada görünür.

İhtiyaca göre eklenir

  • Hatırlatma ve teyit aramaları
  • Web sitesinde sesli konuşma düğmesi
  • İngilizce ya da Almanca hat
  • SMS ya da WhatsApp ile onay mesajı
  • Sipariş ve kargo durumu sorgusu
  • Haftalık arama nedeni raporu

Bu listeden hangilerinin gerektiğini ön görüşmede birlikte seçiyoruz.

Telefonunuza en çok gelen soruları birlikte çıkaralım

Günde yaklaşık kaç çağrı aldığınızı, en sık arama nedenlerini ve kullandığınız takvim ya da CRM'i yazın; asistanın kapsamını, aktarım kurallarını ve yazılı teklifi hazırlayalım.

Süreç

Keşiften canlıya dört adım

  1. Ön görüşme ve keşif

    Sürecinizi 15 dakikalık ücretsiz görüşmede dinleriz. Ardından ekibinizle görüşür, araç envanterini ve veri akışını çıkarır, fırsat listesini ve kapsamı onayınıza sunarız.

  2. Tasarım ve veri kontrolü

    Seçtiğimiz akışın adımlarını, onay noktalarını ve hata senaryolarını çizeriz. Hangi verinin hangi servise gittiğini belgeler, KVKK kontrol listesini sizinle birlikte gözden geçiririz.

  3. Kurulum ve test

    Akışı sizin hesaplarınızda kurar, gerçek örneklerle test ortamında deneriz. Onay eşiklerini ve alarmları ayarlar, ekibinizi eğitiriz.

  4. Canlıya alma ve izleme

    Akışı canlıya alır, ilk haftalarda yakından izleriz. Sürekli pakette her ay yeni akışlar ekler, bakımı yapar ve sonucu raporlarız.

Ücretsiz araçlar

Telefon hattınızı ücretsiz araçlarla hazırlayın

Çalışma saatlerinizi ve mesai dışı yükü hesaplayın, asistanın okuyacağı metinlerin anlaşılırlığını ve uzunluğunu ölçün, onay mesajı için WhatsApp bağlantısını ve e-posta altyapınızı kontrol edin.

İş hayatı

Fazla Mesai ve Çalışma Saati Hesaplama

Günlük ve haftalık çalışma saatini molalar düşülerek hesaplar, İş Kanunu'na göre ara dinlenme ve 11 saat sınırını denetler, fazla mesai ücretini.

İçerik

Okunabilirlik Analizi

Türkçe Ateşman, İngilizce Flesch, Almanca Amstad ile okunabilirlik puanı.

İçerik

Kelime & Karakter Sayacı

Kelime, karakter, cümle sayısı + Google, Instagram, X limitlerine canlı kontrol.

E-posta

SPF, DKIM, DMARC Kontrol

Mailleriniz neden spam'e düşüyor? Alan adınızın SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını denetler, hataları bulur ve doğru kaydı hazırlar.

Dönüşüm

Dönüşüm Oranı Hesaplama

Dönüşüm oranınızı, EBM'yi ve ziyaretçi başı geliri hesaplar; hedefinize ulaşmak için gereken ziyaretçi sayısını planlar.

Tüm ücretsiz araçlar

Nasıl çalışıyoruz

Sesli asistanı tek hatta başlatıp kayıtlarla büyütüyoruz

Bugün referans diye gösterebileceğimiz, yayında çalışan bir müşteri sesli asistanı bulunmuyor. Bu nedenle sonuç vaat etmek yerine yöntemimizi anlatıyoruz. Otomasyon, yazılım ve web işlerimizi referanslar sayfasında inceleyebilirsiniz.

Önce çağrı kayıtları

Asistan tasarlanmadan önce santral kayıtlarınızdan ve ekibinizin notlarından arama nedenleri çıkarılır; asistan yalnız bu listedeki konuları üstlenir.

Örnek çağrılarla sınama

Canlıya almadan önce ekibiniz asistanı farklı tonlarda, gürültülü ortamdan ve sözünü keserek arar; anlama ve aktarım davranışı bu denemelere göre ayarlanır.

Kademeli devreye alma

İlk dönemde asistan yalnız mesai dışında ya da hat meşgulken açar; kayıtlar iyi görünürse kapsamı genişletilir.

Hat ve hesaplar sizde

Telefon numarası, ses ve model sağlayıcı hesapları şirketiniz adına açılır; konuşma akışı ve bilgi tabanı teslimde size devredilir, hat tek ayarla eski düzenine döner.

Tüm referanslar

Sık sorulanlar

Sesli yapay zeka asistanı hakkında sorulanlar

Burada olmayan bir sorunuz varsa yazın; yanıtını ve yazılı teklifi iletelim.

Sıradaki adım

Telefon hattınız için ilk sürümü planlayalım

Hattınızı, en sık arama nedenlerini ve kullandığınız sistemleri anlatın; 15 dakikalık ücretsiz bir görüşmenin ardından kapsamı ve yazılı teklifi iletelim.

Kapsamlı rehber

Sesli Yapay Zeka Asistanı Kurulumu: Hat, Konuşma ve Kayıt Kararları

Talha Aslan ve ekibiSon güncelleme: 13 dk okuma

Telefonda konuşan bir asistan, yazılı sohbet botunun sesli hali değildir. Arayan her cümleyi bir kez duyar, geri dönüp okuyamaz; asistan ise yanıtını kısa sürede, araya girilmeye hazır biçimde vermek zorundadır. Bu yüzden bir sesli yapay zeka asistanı projesinde kararların çoğu ses tonundan önce; hat bağlantısı, teyit kuralları ve kayıt politikası tarafında verilir.

Aşağıdaki bölümler bu kararları bir işletme sahibinin karşılaşacağı sırayla ele alıyor: uygunluk, görev, teknik yapı, hat, konuşma, entegrasyon, aktarım, mevzuat, giden arama, devreye alma, ölçüm, riskler, hatalar ve iş ortağı seçimi. Her bölümde kendi hattınıza uygulayabileceğiniz bir kontrol listesi, bir soru ya da somut bir adım var.

Önce santral kayıtlarına bakın, sonra karar verin

Bir sesli yapay zeka asistanının size uyup uymadığını en hızlı gösteren şey ses denemesi değil, son birkaç haftanın çağrı kayıtlarıdır. Santral ya da operatör panelinizden çağrının geldiği saati, süresini, açılıp açılmadığını ve geri arandıysa ne kadar sonra arandığını içeren dökümü alın.

Ardından ekibinizden bir hafta boyunca her çağrıya tek kelimelik bir neden yazmasını isteyin: randevu, adres, fiyat sorusu, sipariş durumu, şikayet, tedarikçi. Bu iki tablo yan yana konduğunda tablo netleşir. Asistanın değerlendirmeye değer olduğunu gösteren işaretler şunlardır:

  • Saat yığılması: Cevapsız çağrılar öğle arası, akşam ya da cumartesi gibi belli dilimlerde toplanıyor.
  • Tekrar eden nedenler: Çağrıların büyük bölümü birkaç bilinen konudan oluşuyor ve cevapları değişmiyor.
  • Sistemde duran cevaplar: Boş saat, sipariş durumu ya da çalışma saati gibi soruların yanıtı zaten bir yazılımda kayıtlı.
  • Kayıt bırakma isteği: Arayanların çoğu danışmanlık değil, randevu ya da talep bırakmak için arıyor.

Tersi durumda, yani çağrı sayısı düşükse, görüşmelerin çoğu uzun bir değerlendirme gerektiriyorsa ya da her çağrıda pazarlık varsa, net bir sesli mesaj ve sabit saatlerde yapılan geri aramalar daha doğru bir yatırımdır. Mesai dışında açıkta kalan saatleri görmek için çalışma saati hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

İşletme tipine göre asistanın telefondaki görevi

Aynı ses altyapısı farklı işletmelerde bambaşka işler görür; görevi sektör adına göre değil, en sık arama nedeninize göre seçmek gerekir. Her görevin yanında asistanın asla yapmayacağı işlerin listesi de yazılmalıdır, çünkü telefonda sınır çizgisi yazılı kanaldan daha hızlı aşılır.

  • Klinik ve danışmanlık merkezi: Randevu alır, değiştirir ve iptal eder. Şikayetin ayrıntısını sormaz, tıbbi yorum yapmaz; sağlık verisi KVKK'nın 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veri sayıldığı için yalnız randevu için gereken alanlar alınır.
  • Restoran ve kafe: Rezervasyonu, kişi sayısını, saati ve alerji ya da mama sandalyesi gibi notları kaydeder. Telefonda paket sipariş almak menü ve fiyat hatası riski taşıdığı için ilk sürümde rezervasyonla sınırlı kalmak daha güvenlidir.
  • Teknik servis ve tamir: Arıza kaydı açar; cihaz modelini, adresi ve uygun ziyaret aralığını alır. Onarım ücreti tahmini vermez.
  • Emlak ofisi: İlan numarasına göre temel bilgiyi okur, görüşme talebini alır ve ilgili danışmana aktarır.
  • Online mağaza: Sipariş ve kargo durumunu söyler, iade adımlarını anlatır. Kart bilgisini telefonda asla almaz.

Görevi seçtikten sonra tek bir soru sorun: bu çağrı yanlış sonuçlanırsa bedeli ne olur? Bedel yüksekse o konu asistanın kapsamına girmez, doğrudan ekibe aktarılır.

Sesin arkasındaki yapı: zincir mi, gerçek zamanlı model mi

Bir çağrıda dört iş aynı anda yürür: sesi yazıya çevirmek, anlamı çıkarıp yanıt kurmak, yanıtı yeniden sese dönüştürmek ve arayanın sözü kestiği anı yakalamak. Son iş, yani konuşma sırası algılama, arayanın cümlesini bitirip bitirmediğine karar veren katmandır ve doğallık hissinin büyük kısmı ondan gelir.

Zincir yapıda her halka ayrı seçilir: Türkçe özel isimlerde güçlü bir konuşma tanıma motoru, ayrı bir dil modeli, ayrı bir ses. Döküm kendiliğinden oluşur ve her halka tek başına değiştirilebilir, ancak her halka bekleme süresine eklenir. Gerçek zamanlı model sesi doğrudan işlediği için daha akıcıdır ve söz kesmeyi daha doğal yakalar; buna karşılık bilgi tabanı ve araç çağrıları üzerindeki denetimi kurmak daha fazla emek ister. Seçimi şu ölçütlerle yaparız:

  • Türkçe tanıma kalitesi: Sağlayıcının tanıtım videosuyla değil, sizin örnek çağrılarınızdaki isim, sokak ve numaralarla sınanır.
  • Bekleme süresi: Arayanın sustuğu an ile asistanın ilk hecesi arasındaki süre gerçek telefon hattı üzerinden ölçülür.
  • Veri koşulları: Ses kayıtlarının eğitimde kullanılıp kullanılmadığı, hangi bölgede işlendiği ve ne zaman silindiği sözleşmede yazılı olmalıdır.
  • Yedek yol: Sağlayıcı yanıt vermezse hat otomatik olarak ekibinize düşer.

Asistanın sesi hazır bir ses kütüphanesinden seçilir; konuşma hızı ve vurgusu sizin sektörünüze göre ayarlanır. Kurulum ve bakımı yapay zeka otomasyonu hizmetimiz kapsamında yürütüyoruz.

Telefon hattını bağlamak: yönlendirme koşulları ve kapasite

Numaranızı değiştirmeniz gerekmez; asıl karar, çağrının hangi koşulda asistana gideceğidir. Operatörünüz ya da bulut santraliniz genellikle dört yönlendirme biçimi sunar ve bunlar kademeli devreye alma için de doğal bir sıra oluşturur:

  • Zaman tabanlı: Yalnız mesai dışındaki çağrılar asistana gider; ilk pilot için en düşük riskli seçenektir.
  • Meşgulde: Hat doluyken gelen ikinci ve sonraki çağrılar asistana düşer.
  • Cevapsızda: Telefon belirli sayıda çaldıktan sonra kimse açmazsa asistan devreye girer.
  • Koşulsuz: Bütün çağrıları asistan karşılar; kapsam olgunlaşmadan bu seçeneği önermiyoruz.

Teknik bağlantı genellikle SIP üzerinden kurulur. SIP, telefon çağrısını internet üzerinden taşıyan standart protokoldür; sesli yapay zeka asistanı santralinizde bir dahili gibi tanımlanır ve aktarım da aynı santral üzerinden yapılır. Bu sayede ekibinize gelen çağrı, arayanın numarasıyla birlikte görünür.

Kapasite tarafında aynı anda kaç çağrının karşılanabileceği hem santral kanal sayısına hem de ses sağlayıcısının limitine bağlıdır. Kampanya günü, tatil dönüşü ya da kötü hava gibi yoğun anlarda bu limit dolarsa ne olacağı önceden yazılmalıdır. Operatörünüze şunları sorun: yönlendirme koşullarını panelden kendimiz değiştirebiliyor muyuz, tuşla giriş sinyali asistana iletiliyor mu, arayan numarası gizlenmeden aktarılıyor mu?

Kulak için konuşma tasarımı

Telefonda iyi çalışan metin, ekranda iyi görünen metinden kısadır; arayan bir cümlede tek bir bilgi ve tek bir soru duymalıdır. Web sitesindeki sık sorulanlar sayfasını asistana okutmak, en sık karşılaştığımız tasarım hatasıdır. Sesli yapay zeka asistanı için yazılan her yanıt, bir çalışanın telefonda doğal olarak söyleyeceği uzunlukta olmalıdır.

Sesli kanal için yazdığımız kurallar şunlardır:

  • Açılış: İşletme adı, yapay zeka olduğu ve kayıt bilgisi tek nefeste söylenir, ardından açık uçlu tek bir soru gelir.
  • Seçenekler: Sesli olarak en fazla üç seçenek sayılır; fazlası varsa arayana ne istediği sorulur.
  • Rakamlar: Telefon numarası gruplar halinde, tarih gün adıyla birlikte okunur; örneğin tarih ile birlikte salı ya da perşembe denir.
  • Göreli zaman: Yarın, haftaya, cuma öğleden sonra gibi ifadeler takvim tarihine çevrilip açıkça geri söylenir.
  • Söz kesme: Arayan konuşmaya başlayınca asistan susar ve yeni cümleye yanıt verir, kaldığı yeri baştan okumaz.
  • Sessizlik: Bir süre ses gelmezse bir kez sorulur; yine yanıt yoksa geri arama önerilip çağrı nazikçe kapatılır.

Asistanın okuyacağı her yanıtı yüksek sesle okuyup süre tutun; bir nefeste söylenemiyorsa ikiye bölün. Yazılı metinlerinizi sadeleştirmek için okunabilirlik analizi aracı işe yarar. Aynı bilgi tabanının yazılı karşılığını ise AI chatbot geliştirme sayfamızda anlatıyoruz.

Takvim, CRM ve sipariş sistemine yazma kuralları

Asistanın okuma yetkisi geniş, yazma yetkisi dar olmalıdır; her yazma işleminden önce sesli teyit, ardından tek ve izlenebilir bir kayıt gelir. Telefonda yanlış yazılan bir randevu, yazılı kanaldakinden daha geç fark edilir çünkü arayanın elinde ekran görüntüsü yoktur.

Entegrasyonda dikkat ettiğimiz noktalar şunlardır:

  • Geçici tutma: İki kişi aynı boş saati aynı anda isteyebilir. Saat seçildiğinde kısa süreli tutulur, teyitle kesinleşir, teyit gelmezse serbest kalır.
  • Tek kayıt kimliği: Bağlantı koparsa ve çağrı tekrar gelirse aynı randevu ikinci kez yazılmaz.
  • İptal güvenliği: İptal ve değişiklik çağrılarında arayan numarası ile randevu tarihi eşleştirilir; numara farklıysa ek bir doğrulama sorusu sorulur.
  • Sade alanlar: Kayda ad, numara, tarih, hizmet ve kısa not yazılır; dökümün tamamı değil, konuşmanın özeti eklenir.
  • Kaynak etiketi: CRM'de talebin telefondan ve asistan üzerinden geldiği ayrı bir alanla işaretlenir.

Randevuyla çalışan işletmelerde asistanın yazacağı takvim, randevu sistemli bir web sitesi ile aynı altyapı olduğunda telefon, site ve personel aynı boşluğu görür. Takviminiz kağıt defterdeyse ya da her çalışanın ayrı telefon takvimi varsa, asistandan önce bu ortak takvimi kurmak gerekir; aksi halde asistan dolu bir saate randevu verir.

Canlı aktarım, sıcak devir ve geri arama listesi

Aktarım bir başarısızlık değil, tasarımın parçasıdır; iyi kurulmuş asistan hangi çağrıyı bırakması gerektiğini bilir ve devrederken arayana aynı şeyleri tekrar ettirmez. Aktarım kuralları kurulumda yazılı hale getirilir ve dökümlerle düzenli olarak gözden geçirilir.

Asistanın konuşmayı bırakıp insana devrettiği tipik durumlar:

  • Arayan açıkça bir çalışanla görüşmek istediğinde, ikna denemesi yapılmadan.
  • İki anlama denemesi başarısız olduğunda; üçüncü kez tahmin yürütülmez.
  • Şikayet, iade tutarı, sözleşme koşulu ya da hukuki ve tıbbi bir konu açıldığında.
  • Arayan belirgin biçimde sinirli ya da telaşlı olduğunda.
  • Acil bir durum anlatıldığında; asistan arayanı hemen 112'yi aramaya yönlendirir.

Sıcak devirde telefonu açan çalışan, arayana bağlanmadan önce kısa bir sesli özet duyar: arayanın adı, konusu ve asistanın o ana kadar aldığı bilgi. Kimse açmazsa asistan arayana ne zaman aranacağını söyler, kayıt geri arama listesine düşer ve sorumlu kişiye bildirim gider.

Geri arama listesi sahipsiz kalırsa asistan yalnız kaçan çağrıyı ertelemiş olur. Her kayıt bir kişiye atanmalı, aynı gün dönülmeyenler raporda ayrıca görünmelidir. Telefonun yanında e-posta ve sohbet kanallarında da yük varsa müşteri hizmetlerinde yapay zeka kurgusu bu listeyi diğer kanallarla tek ekranda birleştirir.

KVKK, çağrı kaydı ve yapay zeka bildirimi

Telefonda veri koruma üç somut anda görünür hale gelir: açılış cümlesinde, kaydın tutulduğu yerde ve kaydın silindiği günde. Bu üç anı kurulumdan önce yazılı bir veri akışı haritasıyla netleştiriyoruz.

  • Aydınlatma: KVKK'nın 10. maddesi aydınlatmanın veri elde edilirken yapılmasını istiyor. Kısa bir sesli metin kayıt başlamadan okunur; ayrıntılı metne tuşlama ya da kısa mesajla gönderilen bağlantıyla ulaşılır.
  • Yapay zeka bildirimi: AB Yapay Zeka Tüzüğü'nün 50. maddesi, insanlarla doğrudan etkileşen sistemlerin bunu kişiye bildirecek biçimde tasarlanmasını istiyor. AB'deki kişilere hizmet vermeseniz de arayanı yanıltmamak için bu cümle ilk sırada yer alır.
  • Özel nitelikli veri: Sağlık ve biyometrik veri 6. maddede ayrıca korunur. Asistan teşhis sorusu sormaz, arayanı sesinden tanımaya çalışmaz.
  • Yurt dışı aktarım: Görüşme yurt dışındaki bir model sağlayıcıda işleniyorsa bu bir aktarımdır ve 9. maddedeki güvencelerden biri gerekir.
  • Saklama ve erişim: Ses dosyası ile metin dökümü ayrı sürelerle tutulur, süresi dolan kayıt otomatik silinir; kayıtları yalnız yetkili roller dinleyebilir.

Pratik bir kural: ses dosyasına gerçekten ihtiyaç olup olmadığını sorun. Kalite incelemesi döküm üzerinden yapılabiliyorsa ses kısa süre sonra silinir ve yalnız metin kalır. Hangi işleme şartına dayanılacağı ve metnin son hali için hukukçunuzun görüşünü almanızı öneririz; biz teknik akışı ve silme mekanizmasını kuruyoruz.

Giden aramalar: hatırlatma ile tanıtım arasındaki çizgi

Asistanın sizin adınıza müşteri araması teknik olarak kolaydır; hukuken ise her şey aramanın amacına bağlıdır. 6563 sayılı Kanun telefonu ve otomatik arama makinelerini ticari elektronik ileti aracı sayıyor ve tanıtım amaçlı iletiler için önceden onay istiyor; yönetmelik de İYS'de onayı bulunmayan alıcıya ticari ileti gönderilemeyeceğini söylüyor.

Randevu hatırlatma ya da teslimat teyidi gibi, alınan hizmetin kullanımına dair aramalar ayrı bir değerlendirmeye tabidir; Kanun'daki istisnanın sizin aramalarınızı kapsayıp kapsamadığını hukukçunuzla netleştirmenizi öneririz. Giden arama kurgusunda uyguladığımız kurallar şunlardır:

  • Amaç ayrımı: Hatırlatma aramasına kampanya ya da yeni hizmet cümlesi eklenmez; bu ekleme aramanın niteliğini değiştirir.
  • Saat ve tekrar: Aramalar belirlenen saat aralığında yapılır, ulaşılamayan kişi sınırlı sayıda yeniden aranır.
  • Açık kimlik: Asistan ilk cümlede hangi işletme adına aradığını, yapay zeka olduğunu ve arama nedenini söyler.
  • Anında ret: Arayan bir daha aranmak istemediğini söylerse numara hemen listeden çıkar ve tanıtım onayı varsa ret İYS'ye işlenir.
  • Sesli mesaj ölçülülüğü: Çağrı sesli mesaja düşerse yalnız işletme adı ve geri dönüş numarası bırakılır; randevunun konusu söylenmez.

Sonuç takvime işlenir: teyit eden kişinin randevusu onaylanır, iptal edenin saati boşa çıkar ve bekleme listesindeki kişiye teklif edilebilir.

Devreye alma: örnek çağrıdan tam kapsama

Bir sesli yapay zeka asistanı tek bir günde bütün hattı devralmamalıdır; kapsam, dökümler iyi göründükçe adım adım genişler. Önerdiğimiz sıra şu şekildedir:

  1. Arama nedenleri listesi ve kapsam dışı konular yazılı hale getirilir; her konu için asistan yanıtlar, kayıt alır ya da aktarır kararı verilir.
  2. Bilgi tabanı yazılır ve her yanıtın bir sahibi belirlenir; çalışma saati değiştiğinde kimin güncelleyeceği bellidir.
  3. Örnek çağrı seti hazırlanır: her neden için olağan bir çağrı, zor bir çağrı, gürültülü ortamdan bir çağrı ve sözü sürekli kesilen bir çağrı.
  4. Ekibiniz farklı telefonlardan, farklı tonlarda asistanı arar; anlama ve aktarım hataları tek tek kaydedilir.
  5. Pilot yalnız mesai dışında başlar; ilk haftalarda dökümler her gün okunur.
  6. Sonuçlar iyiyse önce meşgulde, ardından cevapsızda yönlendirme açılır.
  7. Her değişiklik örnek çağrı setiyle yeniden sınanır, sürüm notu yazılır ve gerekirse önceki sürüme dönülür.

Pilot süresince ekibe asistanın neyi yapıp neyi yapmadığını anlatan kısa bir not dağıtın. Aktarılan çağrıyı alan çalışan, özetin yanlış olduğu durumları tek tıkla işaretleyebilmelidir; bu işaretler bir sonraki sürümün en değerli girdisidir. Hat, tek bir ayarla eski düzenine dönebilecek şekilde kalmalıdır.

Değeri ölçmek: hangi sayılar izlenir

Ölçümün dayanağı kurulumdan önceki kendi hat verinizdir; karşılaştırma sektör ortalamasına değil, santralinizin aynı dönemdeki kayıtlarına dayanır. Bu yüzden pilot başlamadan önce birkaç haftalık temel ölçüyü kaydetmek gerekir. Sesli yapay zeka asistanı canlıya geçtikten sonra aynı ölçüler aynı yöntemle, aynı gün ve saat dilimleri için toplanır; bayram haftası gibi olağan dışı dönemler karşılaştırmaya katılmaz.

İzlediğimiz göstergeler şunlardır:

  • Karşılanan çağrı: Daha önce cevapsız kalan saatlerde açılan çağrı sayısı.
  • Kayıtla biten çağrı: Randevu, rezervasyon ya da talep kaydı oluşan görüşmeler; asistanın asıl işi budur.
  • Aktarım ve nedeni: Hangi konuların insana gittiği ve bunun bilinçli bir tercih mi yoksa bilgi eksikliği mi olduğu.
  • Kapatma noktası: Arayanın konuşmanın hangi adımında telefonu kapattığı; açılışta kapatılıyorsa açılış cümlesi uzundur.
  • Düzeltilen kayıt: Sonradan elle değiştirilen randevu ya da yanlış yazılan numara sayısı.
  • Geri arama süresi: Listeye düşen çağrıya ne kadar sürede dönüldüğü.

Reklamdan gelen aramaları ölçüyorsanız, asistanın oluşturduğu kaydı dönüşüm olarak saymak telefon kanalını görünür kılar. Bunun için çağrının hangi numara ya da kampanya üzerinden geldiği kayda yazılmalıdır. Ham çağrı sayısı yerine kayıt oluşturan çağrı oranını izlemek için dönüşüm oranı hesaplama aracından yararlanabilirsiniz. Değerin bir kısmı sayıya dökülmez: resepsiyondaki çalışanın karşısındaki müşteriye kesintisiz zaman ayırması, haftalık ekip görüşmesinde ayrıca konuşulmalıdır.

Sınırlar ve riskler: telefonda neyi yapmamalı

Sesli asistan kesin bilgide güçlü, takdir gerektiren konularda zayıftır; riskler teknolojiyle değil, kapsamla yönetilir. Bu riskleri kurulumdan önce adlandırmak, sonradan fark etmekten çok daha ucuzdur.

  • Uydurma yanıt: Dil modeli kaynağı olmayan ama inandırıcı bir cevap üretebilir. Asistan yalnız onaylı kaynaktan konuşur, kaynakta yoksa bilmediğini söyleyip aktarır.
  • Yanlış duyma: Özel isim, sokak adı ve rakam hataları en sık sorundur. Kritik bilgi geri okunur, gerekirse tuşla giriş istenir.
  • Sözle yönlendirme girişimi: Arayan, asistana önceki talimatlarını unutmasını söyleyebilir. Sistem talimatı arayanın sözüyle değişmez ve asistanın yetkileri yalnız tanımlı işlemlerle sınırlıdır.
  • Kimlik ve gizlilik: Sipariş adresi ya da randevu ayrıntısı gibi kişiye özel bilgi, numara eşleşmesi ya da doğrulama sorusu olmadan paylaşılmaz.
  • Ses taklidi: Ses klonlama araçlarının yaygınlaşmasıyla birlikte, asistan hiçbir zaman sesli talimatla ödeme, iade ya da hesap bilgisi değişikliği yapmaz.

Bazı çağrılar hiç otomatikleştirilmemelidir: yas, kriz, ciddi şikayet, yüksek tutarlı bir satışın son pazarlığı ve hukuki sonuç doğuracak beyanlar. Bu konular asistanın kapsam dışı listesinde açıkça yazılı olmalı ve ilk cümlede tanınıp aktarılmalıdır. Son olarak, sesli yapay zeka asistanı bir çalışanın yerine imza atamaz: indirim sözü, teslim tarihi taahhüdü ya da istisnai bir onay her zaman yetkili bir kişiden gelir ve asistan bunu arayana açıkça söyler.

Sesli asistan projelerinde sık yapılan hatalar

Hataların çoğu teknik değil, sıralama hatasıdır; doğru adım yanlış zamanda atıldığında asistan arayanı yorar ve ekip ona güvenmez. Karşılaştığımız tipik hatalar ve yerine yapılması gerekenler:

  • Sesi seçerek başlamak: Haftalarca ses tonu tartışılır, arama nedenleri hiç çıkarılmaz. Doğrusu önce çağrı dökümünü ve neden listesini çıkarmak, sesi en son seçmektir.
  • İlk günden bütün hattı devretmek: Hatalar en yoğun saatte ve en çok müşterinin önünde ortaya çıkar. Mesai dışıyla başlayıp dökümler iyi göründükçe genişlemek daha sağlıklıdır.
  • Web sitesi metnini bilgi tabanı yapmak: Uzun paragraflar telefonda dinlenmez. Her soruya kulak için yazılmış kısa bir yanıt ve o yanıtın bir sahibi gerekir.
  • Aktarımı tek bir cep numarasına bağlamak: O kişi toplantıdaysa arayan boşlukta kalır. Sıralı aktarım, yedek kişi ve kimse açmazsa geri arama kaydı tanımlanmalıdır.
  • Kayıtları süresiz saklamak: Gereksiz ses arşivi hem risk hem maliyet üretir. Ses ve döküm için ayrı saklama süresi ve otomatik silme kurulmalıdır.
  • Hatırlatmaya kampanya eklemek: Hizmet araması tanıtıma dönüşür ve onay gerektirir. Amaçları ayrı tutmak, tanıtım aramalarını yalnız İYS onaylı numaralara yapmak gerekir.

İş ortağı seçimi ve sonraki adım

Doğru iş ortağı size etkileyici bir demo sesi değil, asistanı kendi çağrılarınız üzerinde nasıl sınayacağını ve sorun çıktığında hattı nasıl geri alacağını gösterir. Teklif görüşmesinde şu soruların yanıtını yazılı isteyin:

  • Örnek çağrı setini kim hazırlıyor ve hangi zor senaryoları içeriyor?
  • Telefon numarası, ses ve model sağlayıcı hesapları kimin adına açılıyor?
  • Sağlayıcı kesilirse ya da yeni sürüm sorun çıkarırsa hat ne kadar sürede ekibe döner?
  • Ses kayıtları ve dökümler hangi ülkede, ne kadar süre tutuluyor ve kim erişebiliyor?
  • Haftalık döküm incelemesini kim yapıyor, değişiklikler nasıl yayınlanıyor?

Henüz canlıda çalışan bir müşteri sesli asistanını örnek olarak gösteremiyoruz; o yüzden size rakam değil, yukarıda anlattığımız sınama ve devreye alma yöntemini sunuyoruz. Otomasyon, yazılım ve web işlerimizi referanslar sayfasında inceleyebilirsiniz.

Bir sesli yapay zeka asistanının sizin hattınızda mantıklı olup olmadığını anlamak için çağrı dökümünüz ve en sık arama nedenleriniz yeterli bir başlangıçtır. Sabit kapsamlı seçenekleri yapay zeka otomasyonu fiyatları bölümünde görebilir, hattınızı ve kullandığınız sistemleri iletişim formundan anlatarak kapsam ve yazılı teklif isteyebilirsiniz.