Saat pazarlığı yazışmada geçiyor
Salı olur mu, dolu; çarşamba öğleden sonra? WhatsApp'ta bir randevu için gidip gelen mesajlar, ekipten her gün ciddi bir zaman alır ve cevap gecikince danışan başka yere yazar.
Web tasarım çözümü
Randevu sistemli web sitesi, danışanın telefonu beklemeden hizmeti, uzmanı ve uygun saati seçip randevusunu kendisinin oluşturduğu sitedir. Takvim yalnız gerçekten boş saatleri gösterir, onay ve hatırlatma kendiliğinden gider; ekibiniz yazışma yerine işine odaklanır.
Kısaca
Randevu sistemli web sitesi, ziyaretçinin hizmet, uzman, gün ve saat seçerek online randevu oluşturduğu sitedir. Takvim çalışma saatlerine ve hizmet sürelerine göre yalnız boş saatleri gösterir; onay ve hatırlatma otomatik gider, istenirse ön ödeme alınır. Telefonla randevudan farkı, mesai dışında da randevu alınabilmesi ve ajandanın tek yerde, çakışmasız tutulmasıdır.
Talha Aslan ve ekibiSon güncelleme:
Ne zaman gerekir
Günde birkaç randevu alan ve hepsini telefonla rahatça yöneten bir işletme için randevu sistemi şart değildir; iyi bir web sitesi ve görünür bir telefon numarası yeter. Ama aşağıdakiler tanıdıksa takvim siteye taşınmalı.
Salı olur mu, dolu; çarşamba öğleden sonra? WhatsApp'ta bir randevu için gidip gelen mesajlar, ekipten her gün ciddi bir zaman alır ve cevap gecikince danışan başka yere yazar.
İnsanlar randevu almaya çoğu zaman akşam ya da hafta sonu karar verir. O saatte telefon açılmıyorsa talep ertesi güne kalır, bir kısmı hiç geri dönmez.
Hatırlatma elle gönderiliyorsa yoğun günlerde atlanır. Gelmeyen danışanın saati başkasına verilemez ve gün içinde boşluk oluşur.
Birden fazla uzman, kağıt ajanda ve paylaşılan bir telefon: aynı saate iki randevu yazılması ya da bir uzmanın izin gününe randevu verilmesi sık görülen sorunlardır.
Kaynaklar: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, madde 6 (Mevzuat Bilgi Sistemi)
Önerdiğimiz yapı
Randevu akışını önce sizinle kağıt üzerinde kuruyoruz: hangi hizmet kaç dakika sürüyor, aralara ne kadar pay kalıyor, hangi uzman hangi gün çalışıyor, kaç saat öncesine kadar iptal edilebiliyor. Takvim bu kurallara göre çalıştığı için danışan yalnız gerçekten verilebilecek saatleri görür.
İşletmenin büyüklüğüne göre üç yoldan birini seçiyoruz: talep formu, sitenin içinde çalışan canlı takvim ya da halihazırda kullandığınız randevu programına bağlantı. Her randevu kaynağıyla birlikte kaydedilir; Google Ads ya da arama trafiğinden kaç randevu geldiğini görürsünüz.
Sağlık ve danışmanlık işletmelerinde formu kısa tutuyor, şikayet ya da tanı gibi bilgileri sormuyoruz. Sektöre özel ayrıntılar için psikolog ve diş kliniği sayfalarımıza bakabilirsiniz.
Takvimin arkasında sizin kurallarınız çalışır: hizmet süreleri, aralar, uzman başına çalışma saatleri ve iptal süresi bir kez tanımlanır.
Hangi yapı?
Randevu sayısı, uzman sayısı ve kullandığınız program, sitenin hangi yapıyla çalışacağını belirler.
Talep formu
Danışan uygun gün ve saati önerir, ekip arayıp ya da yazıp kesinleştirir.
Canlı takvim
Danışan hizmeti, uzmanı ve boş saati seçer; randevu o anda oluşur.
Mevcut programa bağlı
Klinik ya da salon programınızın online randevu ekranı siteye bağlanır.
Randevu sisteminin ayarları
Takvimin işe yaraması, arkasındaki kuralların işletmenin gerçek düzenine uymasına bağlıdır.
Her hizmetin süresi ve ardından gereken hazırlık payı ayrı tanımlanır. Böylece kırk beş dakikalık bir seansın arkasına beş dakika sonra yeni randevu yazılmaz.
Her uzmanın çalışma günleri, öğle arası ve izinleri ayrı tutulur. Danışan isterse uzman seçer, istemezse ilk uygun uzmana yazılır.
Onay hemen, hatırlatma belirlediğiniz süre önce gider. Mesajdaki bağlantıyla danışan randevusunu değiştirebilir ya da iptal edebilir; boşalan saat takvimde yeniden açılır.
İsterseniz randevu sırasında sanal POS üzerinden kapora ya da ön ödeme alınır. İade ve iptal koşulları ödeme ekranında açıkça yazılır.
Kullanılan altyapı destekliyorsa randevular Google Takvim ya da Outlook takvimine düşer; uzman kendi telefonundan gününü görür.
Formda yalnız randevu için gereken bilgi istenir. Sağlık verisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayıldığı için şikayet ya da tanı gibi bilgileri forma koymuyor, bu konuyu görüşmeye bırakıyoruz.
Karşılaştırma
| Konu | Telefon ve WhatsApp ile | Randevu sistemli site |
|---|---|---|
| Ulaşılabilirlik | Mesai saatinde, telefon açılınca | Günün her saati, siteden |
| Boş saat bilgisi | Sorulur, yazışarak bulunur | Takvimde yalnız boş saatler |
| Hatırlatma | Elle gönderilir, atlanabilir | Otomatik, belirlenen süre önce |
| Değişiklik ve iptal | Yeniden arama ya da yazışma | Bağlantıyla, kurala göre |
| Birden fazla uzman | Tek ajanda, çakışma riski | Uzman başına ayrı takvim |
| Ölçüm | Randevunun nereden geldiği bilinmez | Her randevu kaynağıyla kayıtlı |
Hızlı kontrol
Olmazsa olmaz: sitenizde var mı?
0 / 6 hazır İşaretledikçe sitenizin durumu burada görünür.
İhtiyaca göre eklenir
Bu listeden hangilerinin gerektiğini kapsam görüşmesinde birlikte seçiyoruz.
Kaç uzmanla çalıştığınızı, hizmet sürelerinizi ve randevuları bugün nasıl aldığınızı anlatın; size uygun yapıyı ve yazılı teklifi çıkaralım.
Süreç
İşinizi, hedef kitlenizi ve sitenin tek cümlelik görevini netleştiririz: site kime, neyi, hangi eylemle satacak? Kapsam ve takvim bu cevaba göre yazılır.
Ana sayfa ve kritik şablonlar önce tasarım olarak önünüze gelir; onay sizden çıkmadan kod yazılmaz. Sürpriz sevmeyiz, sürpriz yaşatmayız.
Onaylı tasarım hızlı, güvenli ve bakımı kolay kodla hayata geçer. İlerlemeyi CRM üzerinden izler, test ortamında her sayfayı yayından önce görürsünüz.
Site analitik, Search Console ve dönüşüm izleme bağlanmış hâlde yayına çıkar; panel eğitimi verilir, bakım ve barındırma ilk yıl dahildir.
Arama, hız ve ölçüm
Google'da insanlar takvim değil hizmet arar. Bu yüzden her hizmetin kendi sayfası arama için yazılır ve randevu düğmesi o sayfadan takvime götürür.
İşletme profilinize randevu bağlantısı eklenebilir; haritada sizi bulan kişi aynı takvime ulaşır ve bu randevular da ayrı ölçülür.
Randevu ekranının betikleri yalnız gerektiği yerde yüklenir; hizmet sayfaları mobilde hızlı açılır, Core Web Vitals değerleri yayından önce ölçülür.
Düğmeye tıklama değil, oluşturulan randevu dönüşüm olarak Analytics ve reklam hesabına gider; hangi kanalın randevu getirdiği açıkça görülür.
Ücretsiz araçlar
Randevu bağlantınız için WhatsApp linki ve QR kod oluşturun, sayfanızın mobil uyumunu test edin, randevu dönüşüm oranınızı ve kaynağını ölçün.
Dönüşüm
Hazır mesajlı wa.me linki + siteye eklenebilir buton kodu üretin.
Dönüşüm
URL, WhatsApp, Wi-Fi, vCard ve metni saniyede QR koda çevirin; yüksek çözünürlüklü PNG veya SVG indirin.
Teknik SEO
Sayfanızın telefonda rahat kullanılıp kullanılmadığını viewport, yazı boyutu, dokunma alanları, ekran görüntüsü ve Core Web Vitals ile test eder.
Dönüşüm
Dönüşüm oranınızı, EBM'yi ve ziyaretçi başı geliri hesaplar; hedefinize ulaşmak için gereken ziyaretçi sayısını planlar.
Analitik
Google Ads, sosyal ve e-bülten şablonlarıyla doğru UTM parametreli linkler üretin.
Teknik SEO
Article, Ürün, SSS, Yerel İşletme için zengin sonuç JSON-LD kodu üretin.
Gerçek projeler
Psikolog ve diş hekimleri için canlı takvimden talep formuna kadar farklı düzeylerde randevu akışı kurduk. Tüm işleri referanslar sayfasında görebilirsiniz.
Psikoloji · web tasarım, online randevu takvimi, yerel SEO
Diş kliniği · web tasarım, online randevu sayfası, yerel SEO
Diş hekimi · web tasarım, randevu talep formu, yerel SEO
Diş kliniği · arayüz ve web tasarım, randevu yönlendirmesi
Sık sorulanlar
Burada olmayan bir sorunuz varsa yazın; yanıtını ve yazılı teklifi iletelim.
Sıradaki adım
Hizmetlerinizi, uzmanlarınızı ve bugünkü randevu düzeninizi anlatın; 15 dakikalık ücretsiz görüşmeden sonra yazılı kapsam ve teklif gönderelim.
Kapsamlı rehber
Randevu sistemli bir web sitesi, takvimi ziyaretçiye açmaktan çok daha fazlasıdır: işletmenin çalışma düzenini kurallara döker ve bu kuralları her gün, her saat aynı şekilde uygular. Kurallar doğru yazılmazsa takvim düzen getirmek yerine yeni karışıklık üretir.
Bu rehber, bir randevu projesinde verdiğimiz kararları sırasıyla anlatıyor: sisteme gerçekten ihtiyaç olup olmadığı, kuralların nasıl çıkarıldığı, hangi yapının seçileceği, form, hatırlatma, ödeme, mobil kullanım, arama, ölçüm ve yayına geçiş. Her bölümde ekibinizle bugün uygulayabileceğiniz bir kontrol ya da adım var.
Karar vermenin en sağlıklı yolu, varsayım yerine dört hafta boyunca kendi randevu trafiğinizi saymaktır. Online randevu her işletmeye aynı faydayı sağlamaz; günde iki üç randevu alan ve telefonu her zaman açan bir ofiste kazanç küçük kalır.
Sayım için resepsiyondaki kişiye basit bir tablo verin ve her randevu talebinde birkaç bilgiyi işaretletin. Dört haftanın sonunda tablo, sistemin size ne kazandıracağını tahminden değil kendi verinizden gösterir. Sayımı yoğun bir dönemle sakin bir dönemi kapsayacak şekilde yapmak, tablonun mevsim etkisiyle yanıltmasını önler.
Mesai dışı talepler, uzun yazışmalar ve gelmeyen danışanlar tabloda belirgin bir yer tutuyorsa randevu sistemli bir yapı gerçek bir sorunu çözer. Tablo sakin çıkıyorsa iyi bir web sitesi ve görünür bir telefon düğmesi şimdilik yeterlidir; sistemi daha sonra eklemek mümkündür.
Randevu sisteminin kalitesini yazılım değil, ona verdiğiniz kurallar belirler. Bu yüzden ilk toplantıda ekran tasarlamıyor, işletmenin bugün kafada ya da kağıt ajandada tuttuğu kuralları tek bir belgeye yazıyoruz.
Bu belge ekip içinde de tartışma çıkarır; iki uzmanın aynı hizmete farklı süre ayırdığı ancak burada fark edilir. Belge netleştikten sonra kurulum hızlanır, çünkü takvimin her ayarı bu sayfadaki bir satıra karşılık gelir. Belgeyi kurulumdan sonra da saklayın; yeni bir uzman katıldığında ya da bir hizmetin süresi değiştiğinde güncellenecek ilk yer burasıdır ve takvim ayarları her zaman bu belgeyle karşılaştırılarak kontrol edilir.
Doğru yapı, randevularınızın ne kadar tahmin edilebilir olduğuna ve ajandanın bugün nerede tutulduğuna göre seçilir. Üç yolun da yeri vardır; yanlış seçim, iyi tasarlanmış bir sitenin bile randevu getirmemesine yol açar.
Talep formu, süresi muayeneden sonra belli olan ya da ön değerlendirme gerektiren işler için uygundur; danışan tercihini bildirir, ekip kesinleştirir. Canlı takvim, süreleri sabit ve uzman sayısı birden fazla olan işletmelerde yazışmayı neredeyse sıfıra indirir. Klinik ya da salon programı zaten kullanılıyorsa sitenin o programa bağlanması çift kayıt riskini ortadan kaldırır.
Karar verirken şu soruları ekibinizle birlikte cevaplayın:
Masa, oda ya da kontenjan satıyorsanız kişinin zamanı yerine kaynak yönetirsiniz; bu durumda rezervasyon sistemli web sitesi yapısı daha doğru bir başlangıçtır. Kararsız kaldığınız durumda talep formuyla başlayıp gelen talepleri birkaç ay izlemek, canlı takvime geçişin zamanını kendi verinizle belirlemenizi sağlar.
Danışanın ilk ekranda takılması, randevu sistemli sitelerde en sık görülen kayıp noktasıdır. Ekip kendi iç dilini kullanır, danışan ise o hizmetin adını bilmez; bu yüzden hizmet listesi danışanın anladığı kelimelerle yeniden yazılmalıdır.
Sağlık alanında hizmet adlarının tanıtım havası taşımaması ve tedavi vaadi içermemesi gerekir; kliniklere özel ayrıntıları diş kliniği web sitesi rehberimizde topladık. Randevu sistemli bir sitede bu ekran ne kadar az soru sorarsa danışan o kadar hızlı saat seçimine geçer. Seçim ekranı bittiğinde bir ekip dışı kişiye telefonda randevu aldırıp nerede durakladığını izlemek, en hızlı testtir.
Takvimin gösterdiği her boş saat, birkaç ayarın birlikte hesaplanmasıyla ortaya çıkar ve bu ayarlardan biri yanlışsa danışan ya verilemeyecek bir saati alır ya da verilebilecek saatleri hiç görmez. Kurulumda bu ayarları tek tek sizinle onaylıyoruz.
Grup seansları ya da aynı anda birden fazla kişiyi alan hizmetler için takvimin kontenjan desteklemesi gerekir. Bayram, resmi tatil ve kongre gibi kapalı günleri yıl başında topluca girmek, sonradan iptal mesajı göndermekten çok daha az iş çıkarır. Ayarları tamamladıktan sonra bir uzmanın tipik bir haftasını takvimde canlandırıp kağıt ajandayla karşılaştırmak, gözden kaçan kuralları ortaya çıkarır.
Randevu formu yalnız randevuyu oluşturmak ve danışana ulaşmak için gereken bilgiyi istemelidir. Her ek alan hem formun tamamlanma oranını düşürür hem de saklamak ve korumak zorunda olduğunuz veri miktarını artırır.
Çoğu işletme için ad soyad, cep telefonu ve e-posta yeterlidir; doğum tarihi, adres ya da kimlik numarası gibi alanları gerçek bir gereklilik yoksa eklemiyoruz. Danışana not alanı açılacaksa, bu alana sağlık ya da kişisel durum bilgisi yazmaması gerektiği kısa bir açıklamayla belirtilmelidir.
Üçüncü taraf bir randevu programı kullanılıyorsa verinin hangi ülkede tutulduğunu ve sözleşmenin veri işleme koşullarını kurulumdan önce okuyun. Randevu verisine kimlerin erişebildiğini de yazılı hale getirin; ayrılan bir çalışanın hesabı aynı gün kapatılmalıdır.
Mesaj akışı, gelmeyen danışan sayısını azaltmanın en ucuz yoludur ve her mesajın tek bir işi olmalıdır. Uzun, tanıtım dolu mesajlar okunmaz; kısa ve işe yarar bilgi taşıyan mesajlar okunur.
İptal bağlantısını saklamak yanlış bir tasarruftur: danışan iptal edemezse gelmez ve saat boşa gider. Bağlantıyla iptal edilen saat takvimde hemen açılır; bekleme listesi tutuyorsanız sırada bekleyene haber gidebilir. Randevu hatırlatmaları bilgilendirme amaçlıdır; aynı kanaldan kampanya duyurusu gönderecekseniz bunun için ayrıca izin alındığından emin olun.
Mesaj metinlerini yayından önce ekipte bir kişi kendi telefonunda okusun. Gönderen adının işletme adıyla aynı görünmesi, saatin ve adresin ilk satırda yer alması ve bağlantının mobilde tek dokunuşla açılması, mesajın dolandırıcılık sanılmasını ve göz ardı edilmesini önler.
Ön ödeme, gelmeyen randevunun maliyeti yüksek olduğunda işe yarar, ilk adımı kolaylaştırmak istediğiniz yerde ise engel olur. Bu yüzden ödemeyi tüm hizmetlere değil, gerekçesi olan hizmetlere açmayı öneriyoruz.
Ödeme açıldığında iptal süresi, iade koşulu ve iadenin ne kadar sürede yapılacağı ödeme düğmesinin hemen üstünde açıkça yazılmalıdır. Sanal POS seçimi, taksit ihtiyacı ve iade süreçleri için banka ya da ödeme kuruluşuyla erken görüşmek, yayın tarihini korur. Ödeme ekranını mobilde gerçek bir kartla, 3D Secure doğrulamasıyla birlikte test etmeden yayına almayın.
Ödemeyi açtıktan sonraki ilk iki ayda talep sayısını ödeme öncesiyle karşılaştırın. Talep belirgin biçimde düştüyse kaporayı yalnız uzun işlemlerle sınırlamak ya da tutarı düşürmek, gelmeyen randevu kazancını korurken yeni danışan kaybını azaltır.
Randevuların büyük kısmı telefondan alınır; bu yüzden randevu akışı önce küçük ekranda, tek elle kullanılacak şekilde tasarlanmalıdır. Masaüstünde rahat görünen bir aylık takvim, telefonda parmakla seçilemeyecek kadar küçük kutulara dönüşebilir.
Hız tarafında Google'ın Core Web Vitals ölçütleri iyi bir kontrol listesidir: sayfanın ana içeriğinin yüklenme süresini ölçen LCP için 2,5 saniye, dokunuşa tepki süresini ölçen INP için 200 milisaniye, yerleşim kaymasını ölçen CLS için 0,1 iyi sınırdır. Takvim betiklerini yalnız randevu ekranında yüklemek, hizmet sayfalarını bu sınırların içinde tutmanın en etkili yoludur. Yayından önce sayfalarınızı mobil uyumluluk testinden geçirmek ilk sorunları hızla gösterir. Testi yalnız yeni bir telefonda değil, birkaç yıllık orta seviye bir cihazda ve mobil veriyle de yapın; danışanlarınızın önemli bir kısmı bu koşullarda randevu alır.
İnsanlar Google'da takvim aramaz, hizmet ve bölge arar; bu yüzden randevuyu getiren sayfa takvim değil, iyi yazılmış hizmet sayfasıdır. Randevu ekranı ise bu sayfalardan gelen ziyaretçiyi karşılayan son adımdır.
Her hizmet sayfası kimin için uygun olduğunu, sürecin nasıl ilerlediğini ve sık sorulan soruları cevaplamalıdır. Randevu düğmesi bu sayfadan seçili hizmetle birlikte takvime açılmalı; danışan aynı seçimi ikinci kez yapmak zorunda kalmamalıdır.
Birden fazla şubeniz varsa her şubenin kendi sayfası, kendi işletme profili ve kendi randevu bağlantısı olmalıdır. Danışan önce şubeyi, sonra hizmeti seçtiğinde takvim yalnız o şubede çalışan uzmanları gösterir; böylece yanlış adrese gelen danışan ve şubeler arası karışık ajanda sorunları baştan önlenir.
Randevu sistemli sitelerde hizmet sayfası ile takvim arasındaki bu bağ, hem arama görünürlüğünü hem de randevuya dönüşü aynı anda güçlendirir. Bu adımları hizmet sayfası yazımı ve yerel görünürlükle birlikte ele aldığımız işler için SEO hizmetimize bakabilirsiniz.
Randevu sistemli bir sitede ölçülmesi gereken asıl olay, düğmeye tıklanması değil randevunun gerçekten oluşmasıdır. Tıklamayı dönüşüm saymak, takvimi açıp vazgeçen herkesi başarı gibi gösterir ve reklam kararlarını yanıltır.
Çerez izni ölçümü de etkiler: izin vermeyen ziyaretçinin randevusu analitik raporlarda eksik görünebilir. Bu yüzden randevu programının kendi kayıtlarını, aylık olarak analitik verisiyle karşılaştırmak gerçek tabloyu gösterir. Randevu sistemli bir sitenin başarısını ölçerken randevu sayısının yanında gerçekleşen randevu sayısına da bakın; iptal ve gelmeme düşmüyorsa sorun trafikte değil akıştadır.
Randevu sistemi, ekip onu her gün kullandığında işe yarar; resepsiyon telefon randevularını kağıda yazmaya devam ederse takvim iki hafta içinde gerçeği yansıtmaz. Yayına geçişi bu yüzden bir yazılım teslimi değil, ekip alışkanlığının değişmesi olarak planlıyoruz.
Yönetim ekranında günlük randevu listesinin yazdırılabilir ya da telefonda tek bakışta okunabilir olması, ekibin sistemi benimsemesini kolaylaştırır. İlk ay sonunda kural defterini yeniden açıp gerçek kullanımda değişen süreleri güncellemek iyi bir alışkanlıktır. Ekipte bir kişiyi takvimin sorumlusu yapın; izinlerin, kapalı günlerin ve yeni hizmetlerin zamanında girilmesi bu kişinin işi olsun.
Aşağıdaki hataların hiçbiri teknik değildir; hepsi kurulum öncesinde verilmemiş bir karardan doğar ve bu yüzden önlenmesi kolaydır.
Bu listeyi teklif aldığınız ajansla paylaşıp her madde için nasıl bir çözüm önerdiklerini sormak, tekliflerin içeriğini karşılaştırmanın pratik bir yoludur. Cevabı belirsiz kalan maddeler, kurulumdan sonra ek iş ve ek maliyet olarak geri dönme eğilimindedir.
Doğru ekip, ilk görüşmede ekran göstermekten önce sizin randevu düzeninizi sorar. Hizmet sürelerinizi, uzman sayısınızı, bugün kullandığınız programı ve telefonla gelen randevuları nasıl yönettiğinizi sormayan bir teklif, randevu sistemli siteyi bir eklenti olarak görüyor demektir. Fiyatı yalnız sayfa sayısına göre hesaplayan bir teklif de kural kurulumu, mesaj akışı ve ölçüm işini görmüyor olabilir.
Teklifleri karşılaştırırken her ajansa şu soruları yöneltin:
Psikolog ve diş hekimleri için canlı takvimden talep formuna kadar farklı düzeylerde kurduğumuz randevu akışlarını referanslar sayfamızda görebilirsiniz. Randevu sistemli bir siteye geçmeden önce dört haftalık sayımınızı ve kural defterinizin ilk taslağını hazırlamanız, ilk görüşmeyi doğrudan kapsam konuşmasına çevirir. Sabit kapsamlı site paketleri web tasarım fiyatları bölümünde; randevu sistemi gibi ek ihtiyaçlar için kısa bir görüşmeden sonra yazılı kapsam ve teklif gönderiyoruz. Hizmetlerinizi ve bugünkü düzeninizi anlatmak için bizimle iletişime geçin.
Proje Başlat
Teşekkürler {name}, brief'inizi aldık. Genellikle aynı gün içinde dönüş yaparız.
Sırada ne var?