Web tasarım çözümü

Randevu Sistemli Web Sitesi Tasarımı

Randevu sistemli web sitesi, danışanın telefonu beklemeden hizmeti, uzmanı ve uygun saati seçip randevusunu kendisinin oluşturduğu sitedir. Takvim yalnız gerçekten boş saatleri gösterir, onay ve hatırlatma kendiliğinden gider; ekibiniz yazışma yerine işine odaklanır.

Canlı takvimHizmet ve uzman seçimiOtomatik hatırlatmaİsteğe bağlı ön ödemeTakvim eşitleme
  • Google Partner
  • Talha Aslan ve ekibi
  • Türkçe, İngilizce, Almanca

Kısaca

Randevu sistemli web sitesi, ziyaretçinin hizmet, uzman, gün ve saat seçerek online randevu oluşturduğu sitedir. Takvim çalışma saatlerine ve hizmet sürelerine göre yalnız boş saatleri gösterir; onay ve hatırlatma otomatik gider, istenirse ön ödeme alınır. Telefonla randevudan farkı, mesai dışında da randevu alınabilmesi ve ajandanın tek yerde, çakışmasız tutulmasıdır.

Talha Aslan ve ekibiSon güncelleme:

Ne zaman gerekir

Randevular nerede kaçıyor?

Günde birkaç randevu alan ve hepsini telefonla rahatça yöneten bir işletme için randevu sistemi şart değildir; iyi bir web sitesi ve görünür bir telefon numarası yeter. Ama aşağıdakiler tanıdıksa takvim siteye taşınmalı.

Saat pazarlığı yazışmada geçiyor

Salı olur mu, dolu; çarşamba öğleden sonra? WhatsApp'ta bir randevu için gidip gelen mesajlar, ekipten her gün ciddi bir zaman alır ve cevap gecikince danışan başka yere yazar.

Karar mesai dışında veriliyor

İnsanlar randevu almaya çoğu zaman akşam ya da hafta sonu karar verir. O saatte telefon açılmıyorsa talep ertesi güne kalır, bir kısmı hiç geri dönmez.

Unutulan randevular boş saat bırakıyor

Hatırlatma elle gönderiliyorsa yoğun günlerde atlanır. Gelmeyen danışanın saati başkasına verilemez ve gün içinde boşluk oluşur.

Ajanda tek kişide, çakışmalar oluyor

Birden fazla uzman, kağıt ajanda ve paylaşılan bir telefon: aynı saate iki randevu yazılması ya da bir uzmanın izin gününe randevu verilmesi sık görülen sorunlardır.

Kaynaklar: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, madde 6 (Mevzuat Bilgi Sistemi)

Önerdiğimiz yapı

Danışanın kendi saatini seçtiği, ekibin tek ajandadan yönettiği site

Randevu akışını önce sizinle kağıt üzerinde kuruyoruz: hangi hizmet kaç dakika sürüyor, aralara ne kadar pay kalıyor, hangi uzman hangi gün çalışıyor, kaç saat öncesine kadar iptal edilebiliyor. Takvim bu kurallara göre çalıştığı için danışan yalnız gerçekten verilebilecek saatleri görür.

İşletmenin büyüklüğüne göre üç yoldan birini seçiyoruz: talep formu, sitenin içinde çalışan canlı takvim ya da halihazırda kullandığınız randevu programına bağlantı. Her randevu kaynağıyla birlikte kaydedilir; Google Ads ya da arama trafiğinden kaç randevu geldiğini görürsünüz.

Sağlık ve danışmanlık işletmelerinde formu kısa tutuyor, şikayet ya da tanı gibi bilgileri sormuyoruz. Sektöre özel ayrıntılar için psikolog ve diş kliniği sayfalarımıza bakabilirsiniz.

  • Hizmet, uzman, gün ve saat seçimi
  • Yalnız boş saatleri gösteren takvim
  • Otomatik onay ve hatırlatma
  • İptal ve değişiklik kuralı
  • İsteğe bağlı kapora ya da ön ödeme
Bir online randevunun adımları
  1. Randevu al düğmesiHer sayfada görünür, mobilde sabit
  2. Hizmet ve uzman seçimiSüre ve hazırlık bilgisiyle birlikte
  3. Gün ve saatYalnız boş saatler, çakışma yok
  4. Kısa bilgi formuAd, telefon, e-posta ve aydınlatma metni
  5. Onay ve hatırlatmaE-posta ya da mesaj, iptal bağlantısıyla
  6. Ödeme seçeneğiKapora ya da ön ödeme, isterseniz

Takvimin arkasında sizin kurallarınız çalışır: hizmet süreleri, aralar, uzman başına çalışma saatleri ve iptal süresi bir kez tanımlanır.

Hangi yapı?

Randevu sistemi hangi düzeyde kurulmalı?

Randevu sayısı, uzman sayısı ve kullandığınız program, sitenin hangi yapıyla çalışacağını belirler.

Talep formu

Tercih edilen gün ve saat

Danışan uygun gün ve saati önerir, ekip arayıp ya da yazıp kesinleştirir.

  • Az sayıda ve değişken süreli randevu için
  • Kurulumu hızlı, ek program gerekmez
  • Talep e-postaya ve WhatsApp'a düşer

Canlı takvim

Sitede anında randevu

Danışan hizmeti, uzmanı ve boş saati seçer; randevu o anda oluşur.

  • Uzman başına çalışma saatleri ve izinler
  • Otomatik onay, hatırlatma ve iptal bağlantısı
  • Dolu günler takvimde kapalı görünür

Mevcut programa bağlı

Kullandığınız sisteme yönlendirme

Klinik ya da salon programınızın online randevu ekranı siteye bağlanır.

  • Ajanda tek yerde, çift kayıt yok
  • Sitenin tasarımı ve ölçümü sizde kalır
  • Programdan çıkarsanız site değişmeden kalır

Randevu sisteminin ayarları

İyi çalışan bir randevu takvimini oluşturanlar

Takvimin işe yaraması, arkasındaki kuralların işletmenin gerçek düzenine uymasına bağlıdır.

Hizmet süreleri ve aralar

Her hizmetin süresi ve ardından gereken hazırlık payı ayrı tanımlanır. Böylece kırk beş dakikalık bir seansın arkasına beş dakika sonra yeni randevu yazılmaz.

Uzman başına takvim

Her uzmanın çalışma günleri, öğle arası ve izinleri ayrı tutulur. Danışan isterse uzman seçer, istemezse ilk uygun uzmana yazılır.

Hatırlatma ve iptal kuralı

Onay hemen, hatırlatma belirlediğiniz süre önce gider. Mesajdaki bağlantıyla danışan randevusunu değiştirebilir ya da iptal edebilir; boşalan saat takvimde yeniden açılır.

Ödeme seçeneği

İsterseniz randevu sırasında sanal POS üzerinden kapora ya da ön ödeme alınır. İade ve iptal koşulları ödeme ekranında açıkça yazılır.

Takvim eşitleme

Kullanılan altyapı destekliyorsa randevular Google Takvim ya da Outlook takvimine düşer; uzman kendi telefonundan gününü görür.

Veri ve izin

Formda yalnız randevu için gereken bilgi istenir. Sağlık verisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayıldığı için şikayet ya da tanı gibi bilgileri forma koymuyor, bu konuyu görüşmeye bırakıyoruz.

Karşılaştırma

Telefonla randevu mu, randevu sistemli site mi?

KonuTelefon ve WhatsApp ileRandevu sistemli site
UlaşılabilirlikMesai saatinde, telefon açılıncaGünün her saati, siteden
Boş saat bilgisiSorulur, yazışarak bulunurTakvimde yalnız boş saatler
HatırlatmaElle gönderilir, atlanabilirOtomatik, belirlenen süre önce
Değişiklik ve iptalYeniden arama ya da yazışmaBağlantıyla, kurala göre
Birden fazla uzmanTek ajanda, çakışma riskiUzman başına ayrı takvim
ÖlçümRandevunun nereden geldiği bilinmezHer randevu kaynağıyla kayıtlı

Hızlı kontrol

Randevu sistemli web sitesi özellik listesi

Olmazsa olmaz: sitenizde var mı?

0 / 6 hazır İşaretledikçe sitenizin durumu burada görünür.

İhtiyaca göre eklenir

  • Kapora ya da ön ödeme
  • Google Takvim ya da Outlook eşitleme
  • Online görüşme bağlantısının otomatik gönderimi
  • Paket ya da seans takibi
  • Mevcut klinik veya salon programına bağlantı
  • Çok dilli randevu ekranı

Bu listeden hangilerinin gerektiğini kapsam görüşmesinde birlikte seçiyoruz.

Randevu düzeninizi konuşalım

Kaç uzmanla çalıştığınızı, hizmet sürelerinizi ve randevuları bugün nasıl aldığınızı anlatın; size uygun yapıyı ve yazılı teklifi çıkaralım.

Süreç

Brief'ten yayına dört adım

  1. Keşif ve kapsam

    İşinizi, hedef kitlenizi ve sitenin tek cümlelik görevini netleştiririz: site kime, neyi, hangi eylemle satacak? Kapsam ve takvim bu cevaba göre yazılır.

  2. Tasarım onayı

    Ana sayfa ve kritik şablonlar önce tasarım olarak önünüze gelir; onay sizden çıkmadan kod yazılmaz. Sürpriz sevmeyiz, sürpriz yaşatmayız.

  3. Geliştirme

    Onaylı tasarım hızlı, güvenli ve bakımı kolay kodla hayata geçer. İlerlemeyi CRM üzerinden izler, test ortamında her sayfayı yayından önce görürsünüz.

  4. Yayın ve ölçüm

    Site analitik, Search Console ve dönüşüm izleme bağlanmış hâlde yayına çıkar; panel eğitimi verilir, bakım ve barındırma ilk yıl dahildir.

Ücretsiz araçlar

Randevu akışınızı ücretsiz araçlarla hazırlayın

Randevu bağlantınız için WhatsApp linki ve QR kod oluşturun, sayfanızın mobil uyumunu test edin, randevu dönüşüm oranınızı ve kaynağını ölçün.

Dönüşüm

QR Kod Oluşturucu

URL, WhatsApp, Wi-Fi, vCard ve metni saniyede QR koda çevirin; yüksek çözünürlüklü PNG veya SVG indirin.

Teknik SEO

Mobil Uyumluluk Testi

Sayfanızın telefonda rahat kullanılıp kullanılmadığını viewport, yazı boyutu, dokunma alanları, ekran görüntüsü ve Core Web Vitals ile test eder.

Dönüşüm

Dönüşüm Oranı Hesaplama

Dönüşüm oranınızı, EBM'yi ve ziyaretçi başı geliri hesaplar; hedefinize ulaşmak için gereken ziyaretçi sayısını planlar.

Analitik

UTM Link Oluşturucu

Google Ads, sosyal ve e-bülten şablonlarıyla doğru UTM parametreli linkler üretin.

Teknik SEO

Schema / JSON-LD

Article, Ürün, SSS, Yerel İşletme için zengin sonuç JSON-LD kodu üretin.

Tüm ücretsiz araçlar

Gerçek projeler

Randevu alan sitelerimizden

Psikolog ve diş hekimleri için canlı takvimden talep formuna kadar farklı düzeylerde randevu akışı kurduk. Tüm işleri referanslar sayfasında görebilirsiniz.

Dent Sahil

Diş kliniği · web tasarım, online randevu sayfası, yerel SEO

Dentway

Diş kliniği · arayüz ve web tasarım, randevu yönlendirmesi

Tüm referanslar

Sık sorulanlar

Randevu sistemli web sitesi hakkında sorulanlar

Burada olmayan bir sorunuz varsa yazın; yanıtını ve yazılı teklifi iletelim.

Sıradaki adım

Randevularınızı siteye taşıyalım

Hizmetlerinizi, uzmanlarınızı ve bugünkü randevu düzeninizi anlatın; 15 dakikalık ücretsiz görüşmeden sonra yazılı kapsam ve teklif gönderelim.

Kapsamlı rehber

Randevu Sistemli Web Sitesi: Kurallardan Ölçüme Kurulum Rehberi

Talha Aslan ve ekibiSon güncelleme: 13 dk okuma

Randevu sistemli bir web sitesi, takvimi ziyaretçiye açmaktan çok daha fazlasıdır: işletmenin çalışma düzenini kurallara döker ve bu kuralları her gün, her saat aynı şekilde uygular. Kurallar doğru yazılmazsa takvim düzen getirmek yerine yeni karışıklık üretir.

Bu rehber, bir randevu projesinde verdiğimiz kararları sırasıyla anlatıyor: sisteme gerçekten ihtiyaç olup olmadığı, kuralların nasıl çıkarıldığı, hangi yapının seçileceği, form, hatırlatma, ödeme, mobil kullanım, arama, ölçüm ve yayına geçiş. Her bölümde ekibinizle bugün uygulayabileceğiniz bir kontrol ya da adım var.

Randevu sistemine ihtiyacınız var mı: dört haftalık sayım

Karar vermenin en sağlıklı yolu, varsayım yerine dört hafta boyunca kendi randevu trafiğinizi saymaktır. Online randevu her işletmeye aynı faydayı sağlamaz; günde iki üç randevu alan ve telefonu her zaman açan bir ofiste kazanç küçük kalır.

Sayım için resepsiyondaki kişiye basit bir tablo verin ve her randevu talebinde birkaç bilgiyi işaretletin. Dört haftanın sonunda tablo, sistemin size ne kazandıracağını tahminden değil kendi verinizden gösterir. Sayımı yoğun bir dönemle sakin bir dönemi kapsayacak şekilde yapmak, tablonun mevsim etkisiyle yanıltmasını önler.

  • Kanal: talep telefonla mı, WhatsApp ile mi, Instagram mesajıyla mı, yüz yüze mi geldi.
  • Saat: talep mesai içinde mi, akşam ya da hafta sonu mu geldi; mesai dışı talepler ertesi gün kaç saat sonra cevaplandı.
  • Mesaj sayısı: randevu kesinleşene kadar kaç mesaj ya da arama gerekti.
  • Sonuç: randevu oluştu mu, sonradan iptal edildi mi, danışan gelmedi mi.
  • Uzman: hangi uzmana yazıldı ve aynı saatte çakışma ya da düzeltme gerekti mi.

Mesai dışı talepler, uzun yazışmalar ve gelmeyen danışanlar tabloda belirgin bir yer tutuyorsa randevu sistemli bir yapı gerçek bir sorunu çözer. Tablo sakin çıkıyorsa iyi bir web sitesi ve görünür bir telefon düğmesi şimdilik yeterlidir; sistemi daha sonra eklemek mümkündür.

Takvimden önce kural defterini yazın

Randevu sisteminin kalitesini yazılım değil, ona verdiğiniz kurallar belirler. Bu yüzden ilk toplantıda ekran tasarlamıyor, işletmenin bugün kafada ya da kağıt ajandada tuttuğu kuralları tek bir belgeye yazıyoruz.

  1. Hizmet listesini çıkarın: danışanın seçebileceği her hizmeti, süresini ve ardından gereken hazırlık ya da temizlik payını yazın.
  2. Uzmanları eşleştirin: hangi uzmanın hangi hizmeti verdiğini, hangi günler ve saatlerde çalıştığını, öğle arasını ve bilinen izinleri işaretleyin.
  3. Sınırları belirleyin: en erken kaç saat sonrasına randevu verileceğini ve takvimin kaç gün ileriye açılacağını kararlaştırın.
  4. İptal kuralını yazın: danışanın kaç saat öncesine kadar bağlantıyla iptal edebileceğini, sonrasında ne olacağını tek cümleyle tanımlayın.
  5. İstisnaları listeleyin: yalnız telefonla verilecek hizmetleri, ilk görüşme şartını ya da yalnız belirli günlerde yapılan işlemleri not edin.

Bu belge ekip içinde de tartışma çıkarır; iki uzmanın aynı hizmete farklı süre ayırdığı ancak burada fark edilir. Belge netleştikten sonra kurulum hızlanır, çünkü takvimin her ayarı bu sayfadaki bir satıra karşılık gelir. Belgeyi kurulumdan sonra da saklayın; yeni bir uzman katıldığında ya da bir hizmetin süresi değiştiğinde güncellenecek ilk yer burasıdır ve takvim ayarları her zaman bu belgeyle karşılaştırılarak kontrol edilir.

Talep formu, canlı takvim ya da mevcut program

Doğru yapı, randevularınızın ne kadar tahmin edilebilir olduğuna ve ajandanın bugün nerede tutulduğuna göre seçilir. Üç yolun da yeri vardır; yanlış seçim, iyi tasarlanmış bir sitenin bile randevu getirmemesine yol açar.

Talep formu, süresi muayeneden sonra belli olan ya da ön değerlendirme gerektiren işler için uygundur; danışan tercihini bildirir, ekip kesinleştirir. Canlı takvim, süreleri sabit ve uzman sayısı birden fazla olan işletmelerde yazışmayı neredeyse sıfıra indirir. Klinik ya da salon programı zaten kullanılıyorsa sitenin o programa bağlanması çift kayıt riskini ortadan kaldırır.

Karar verirken şu soruları ekibinizle birlikte cevaplayın:

  • Süre belirliliği: hizmetlerinizin çoğu randevu anında belli bir süreye bağlanabiliyor mu.
  • Ajandanın yeri: randevular bugün hangi programda, kağıtta ya da takvimde tutuluyor ve bu değişebilir mi.
  • Veri sahipliği: programdan çıkmak isterseniz danışan ve randevu geçmişinizi dışa aktarabiliyor musunuz.
  • Telefon randevuları: telefonla gelen randevular da aynı takvime girilecek mi; girilmeyecekse canlı takvim çakışma üretir.

Masa, oda ya da kontenjan satıyorsanız kişinin zamanı yerine kaynak yönetirsiniz; bu durumda rezervasyon sistemli web sitesi yapısı daha doğru bir başlangıçtır. Kararsız kaldığınız durumda talep formuyla başlayıp gelen talepleri birkaç ay izlemek, canlı takvime geçişin zamanını kendi verinizle belirlemenizi sağlar.

Hizmet ve uzman seçim ekranını sadeleştirmek

Danışanın ilk ekranda takılması, randevu sistemli sitelerde en sık görülen kayıp noktasıdır. Ekip kendi iç dilini kullanır, danışan ise o hizmetin adını bilmez; bu yüzden hizmet listesi danışanın anladığı kelimelerle yeniden yazılmalıdır.

  • Gruplama: on beşten fazla hizmet varsa önce kategori, sonra hizmet seçtirin; tek uzun liste mobilde kaydırmayla kaybolur.
  • İlk ve tekrar ziyaret: ilk görüşme ile kontrol ya da devam seansını ayrı hizmet yapın; süreleri ve hazırlıkları çoğu zaman farklıdır.
  • Kısa açıklama: her hizmetin altında süreyi ve varsa hazırlığı tek satırla yazın, örneğin aç gelinmesi gerekip gerekmediği.
  • Fark etmez seçeneği: uzman seçimini zorunlu tutmayın; danışan uzmanı önemsemiyorsa ilk boş uzmana yazılsın, böylece daha fazla saat görünür.
  • Uzman kartı: uzman seçimi önemliyse fotoğraf, unvan ve hangi konularda çalıştığını gösteren kısa bir tanıtım ekleyin.

Sağlık alanında hizmet adlarının tanıtım havası taşımaması ve tedavi vaadi içermemesi gerekir; kliniklere özel ayrıntıları diş kliniği web sitesi rehberimizde topladık. Randevu sistemli bir sitede bu ekran ne kadar az soru sorarsa danışan o kadar hızlı saat seçimine geçer. Seçim ekranı bittiğinde bir ekip dışı kişiye telefonda randevu aldırıp nerede durakladığını izlemek, en hızlı testtir.

Takvim ayarları: boş saat nasıl hesaplanır

Takvimin gösterdiği her boş saat, birkaç ayarın birlikte hesaplanmasıyla ortaya çıkar ve bu ayarlardan biri yanlışsa danışan ya verilemeyecek bir saati alır ya da verilebilecek saatleri hiç görmez. Kurulumda bu ayarları tek tek sizinle onaylıyoruz.

  • Başlangıç aralığı: randevuların her on beş dakikada mı yoksa yalnız saat başlarında mı başlayabileceği; dağınık başlangıçlar gün içinde kullanılamayan kısa boşluklar bırakır.
  • Tampon süre: hizmetten sonra eklenen hazırlık payı; danışana gösterilmez ama sonraki saati iter.
  • Asgari bildirim: aynı gün randevu açık mı, açıksa en az kaç saat sonrası verilebilir; ekibin hazırlanacak zamanı olmalıdır.
  • İleri açılış: takvimin kaç hafta ilerisine randevu alınabileceği; çok uzak tarihler unutulma ve iptal ihtimalini artırır.
  • Günlük sınır: bir uzmanın gün içinde alabileceği en fazla randevu ya da belirli bir hizmetten en fazla kaç tane verileceği.

Grup seansları ya da aynı anda birden fazla kişiyi alan hizmetler için takvimin kontenjan desteklemesi gerekir. Bayram, resmi tatil ve kongre gibi kapalı günleri yıl başında topluca girmek, sonradan iptal mesajı göndermekten çok daha az iş çıkarır. Ayarları tamamladıktan sonra bir uzmanın tipik bir haftasını takvimde canlandırıp kağıt ajandayla karşılaştırmak, gözden kaçan kuralları ortaya çıkarır.

Form alanları, aydınlatma metni ve sağlık verisi

Randevu formu yalnız randevuyu oluşturmak ve danışana ulaşmak için gereken bilgiyi istemelidir. Her ek alan hem formun tamamlanma oranını düşürür hem de saklamak ve korumak zorunda olduğunuz veri miktarını artırır.

Çoğu işletme için ad soyad, cep telefonu ve e-posta yeterlidir; doğum tarihi, adres ya da kimlik numarası gibi alanları gerçek bir gereklilik yoksa eklemiyoruz. Danışana not alanı açılacaksa, bu alana sağlık ya da kişisel durum bilgisi yazmaması gerektiği kısa bir açıklamayla belirtilmelidir.

  • Aydınlatma metni: KVKK madde 10 gereği verinin hangi amaçla işlendiği, kime aktarıldığı ve haklarınızın neler olduğu formun yanında erişilebilir olmalı.
  • Özel nitelikli veri: sağlık verisi KVKK madde 6 kapsamında özel nitelikli sayılır; şikayet, tanı ya da ilaç bilgisini formda sormuyor, görüşmeye bırakıyoruz.
  • Tanıtım izni: kampanya mesajı göndermek istiyorsanız bunun için ayrı ve işaretlenmemiş bir onay kutusu kullanın; randevu kaydını buna bağlamayın.
  • Saklama süresi: gerçekleşmeyen ve iptal edilen taleplerin ne kadar süre tutulacağını belirleyin ve programda bu süreyi uygulayın.

Üçüncü taraf bir randevu programı kullanılıyorsa verinin hangi ülkede tutulduğunu ve sözleşmenin veri işleme koşullarını kurulumdan önce okuyun. Randevu verisine kimlerin erişebildiğini de yazılı hale getirin; ayrılan bir çalışanın hesabı aynı gün kapatılmalıdır.

Onay, hatırlatma ve iptal mesajlarının sırası

Mesaj akışı, gelmeyen danışan sayısını azaltmanın en ucuz yoludur ve her mesajın tek bir işi olmalıdır. Uzun, tanıtım dolu mesajlar okunmaz; kısa ve işe yarar bilgi taşıyan mesajlar okunur.

  1. Anında onay: hizmet, uzman, tarih, saat, adres ve değiştirme ya da iptal bağlantısı; e-posta ise takvime ekleme dosyasıyla birlikte.
  2. Hazırlık mesajı: gerekiyorsa randevudan bir iki gün önce; getirilecek belgeler, aç gelme ya da önceki raporlar gibi.
  3. Hatırlatma: randevudan bir gün ya da birkaç saat önce; yol tarifi, otopark bilgisi ve iptal bağlantısı yeniden.
  4. Online görüşme: seans uzaktan yapılıyorsa görüşme bağlantısı hatırlatmayla birlikte otomatik gider.
  5. Takip: randevudan sonra yalnız gerekiyorsa; kontrol randevusu daveti ya da kısa bir memnuniyet sorusu.

İptal bağlantısını saklamak yanlış bir tasarruftur: danışan iptal edemezse gelmez ve saat boşa gider. Bağlantıyla iptal edilen saat takvimde hemen açılır; bekleme listesi tutuyorsanız sırada bekleyene haber gidebilir. Randevu hatırlatmaları bilgilendirme amaçlıdır; aynı kanaldan kampanya duyurusu gönderecekseniz bunun için ayrıca izin alındığından emin olun.

Mesaj metinlerini yayından önce ekipte bir kişi kendi telefonunda okusun. Gönderen adının işletme adıyla aynı görünmesi, saatin ve adresin ilk satırda yer alması ve bağlantının mobilde tek dokunuşla açılması, mesajın dolandırıcılık sanılmasını ve göz ardı edilmesini önler.

Kapora ve ön ödeme ne zaman mantıklı

Ön ödeme, gelmeyen randevunun maliyeti yüksek olduğunda işe yarar, ilk adımı kolaylaştırmak istediğiniz yerde ise engel olur. Bu yüzden ödemeyi tüm hizmetlere değil, gerekçesi olan hizmetlere açmayı öneriyoruz.

  • Uzun süreli hizmetler: bir uzmanın yarım gününü kapatan işlemlerde boş kalan saat telafi edilemez; kapora mantıklıdır.
  • Malzeme hazırlığı: randevu öncesinde malzeme sipariş edilen ya da hazırlık yapılan işlerde ön ödeme hazırlık maliyetini korur.
  • Ücretsiz ilk görüşme: tanışma ya da ön değerlendirme görüşmelerinde ödeme istemek talebi azaltır; burada hatırlatma akışı yeterlidir.
  • Paket ve seans: çok seanslı hizmetlerde ödemeyi pakete bağlamak, her seansta ayrı ödeme almaktan daha az sürtünme yaratır.

Ödeme açıldığında iptal süresi, iade koşulu ve iadenin ne kadar sürede yapılacağı ödeme düğmesinin hemen üstünde açıkça yazılmalıdır. Sanal POS seçimi, taksit ihtiyacı ve iade süreçleri için banka ya da ödeme kuruluşuyla erken görüşmek, yayın tarihini korur. Ödeme ekranını mobilde gerçek bir kartla, 3D Secure doğrulamasıyla birlikte test etmeden yayına almayın.

Ödemeyi açtıktan sonraki ilk iki ayda talep sayısını ödeme öncesiyle karşılaştırın. Talep belirgin biçimde düştüyse kaporayı yalnız uzun işlemlerle sınırlamak ya da tutarı düşürmek, gelmeyen randevu kazancını korurken yeni danışan kaybını azaltır.

Mobil kullanım ve takvim hızı

Randevuların büyük kısmı telefondan alınır; bu yüzden randevu akışı önce küçük ekranda, tek elle kullanılacak şekilde tasarlanmalıdır. Masaüstünde rahat görünen bir aylık takvim, telefonda parmakla seçilemeyecek kadar küçük kutulara dönüşebilir.

  • Sabit düğme: randevu düğmesi mobilde ekranın altında sabit dursun; hizmet sayfasının hangi noktasında olunursa olunsun erişilebilsin.
  • Gün şeridi: mobilde aylık tablo yerine yatay kaydırılan gün şeridi ve altında boş saat düğmeleri daha kolay kullanılır.
  • Doğru klavye: telefon alanında sayı klavyesi, e-posta alanında e-posta klavyesi açılsın; otomatik doldurma desteklensin.
  • Geri dönüş: danışan geri tuşuna bastığında seçimleri kaybolmasın; adım adım ilerleyen akış seçimleri korusun.

Hız tarafında Google'ın Core Web Vitals ölçütleri iyi bir kontrol listesidir: sayfanın ana içeriğinin yüklenme süresini ölçen LCP için 2,5 saniye, dokunuşa tepki süresini ölçen INP için 200 milisaniye, yerleşim kaymasını ölçen CLS için 0,1 iyi sınırdır. Takvim betiklerini yalnız randevu ekranında yüklemek, hizmet sayfalarını bu sınırların içinde tutmanın en etkili yoludur. Yayından önce sayfalarınızı mobil uyumluluk testinden geçirmek ilk sorunları hızla gösterir. Testi yalnız yeni bir telefonda değil, birkaç yıllık orta seviye bir cihazda ve mobil veriyle de yapın; danışanlarınızın önemli bir kısmı bu koşullarda randevu alır.

Aramada bulunmak: hizmet sayfaları ve işletme profili

İnsanlar Google'da takvim aramaz, hizmet ve bölge arar; bu yüzden randevuyu getiren sayfa takvim değil, iyi yazılmış hizmet sayfasıdır. Randevu ekranı ise bu sayfalardan gelen ziyaretçiyi karşılayan son adımdır.

Her hizmet sayfası kimin için uygun olduğunu, sürecin nasıl ilerlediğini ve sık sorulan soruları cevaplamalıdır. Randevu düğmesi bu sayfadan seçili hizmetle birlikte takvime açılmalı; danışan aynı seçimi ikinci kez yapmak zorunda kalmamalıdır.

  • İçerik takvimin içinde kalmasın: üçüncü taraf bir çerçeve içinde açılan randevu ekranındaki metin sitenizin içeriği sayılmaz; hizmet açıklamaları sitenin kendi sayfalarında olmalı.
  • Google İşletme Profili: profile randevu bağlantısı eklenebilir; bağlantıya kaynak etiketi eklerseniz haritadan gelen randevuları ayrıca görürsünüz.
  • İşletme adı: Google kurallarına göre profil adı gerçek işletme adıyla aynı olmalı, araya anahtar kelime eklenmemelidir.
  • Yapılandırılmış veri: işletme bilgileri ve hizmetler için uygun şema işaretlemesi, sayfanın neyi anlattığını arama motorlarına daha açık söyler.

Birden fazla şubeniz varsa her şubenin kendi sayfası, kendi işletme profili ve kendi randevu bağlantısı olmalıdır. Danışan önce şubeyi, sonra hizmeti seçtiğinde takvim yalnız o şubede çalışan uzmanları gösterir; böylece yanlış adrese gelen danışan ve şubeler arası karışık ajanda sorunları baştan önlenir.

Randevu sistemli sitelerde hizmet sayfası ile takvim arasındaki bu bağ, hem arama görünürlüğünü hem de randevuya dönüşü aynı anda güçlendirir. Bu adımları hizmet sayfası yazımı ve yerel görünürlükle birlikte ele aldığımız işler için SEO hizmetimize bakabilirsiniz.

Ölçüm: tıklama değil tamamlanan randevu

Randevu sistemli bir sitede ölçülmesi gereken asıl olay, düğmeye tıklanması değil randevunun gerçekten oluşmasıdır. Tıklamayı dönüşüm saymak, takvimi açıp vazgeçen herkesi başarı gibi gösterir ve reklam kararlarını yanıltır.

  1. Adımları işaretleyin: hizmet seçimi, saat seçimi, form gönderimi ve onay ekranını ayrı olaylar olarak tanımlayın; danışanların hangi adımda vazgeçtiği görünür olsun.
  2. Onayı dönüşüm yapın: yalnız onay ekranına ulaşan randevuyu Analytics ve reklam hesabında dönüşüm olarak kaydedin.
  3. Kaynağı taşıyın: sosyal medya, e-posta ve işletme profili bağlantılarına kaynak etiketi ekleyin; bunun için UTM bağlantı oluşturucuyu kullanabilirsiniz.
  4. Alan adı geçişini kontrol edin: randevu ekranı başka bir alan adında açılıyorsa kaynak bilgisinin orada kaybolmadığını test edin.
  5. Gelmeyenleri sayın: ayda bir kez iptal ve gelmeme oranını kanal bazında karşılaştırın; hatırlatma zamanlamasını buna göre ayarlayın.

Çerez izni ölçümü de etkiler: izin vermeyen ziyaretçinin randevusu analitik raporlarda eksik görünebilir. Bu yüzden randevu programının kendi kayıtlarını, aylık olarak analitik verisiyle karşılaştırmak gerçek tabloyu gösterir. Randevu sistemli bir sitenin başarısını ölçerken randevu sayısının yanında gerçekleşen randevu sayısına da bakın; iptal ve gelmeme düşmüyorsa sorun trafikte değil akıştadır.

Ekibin günlük kullanımı ve yayına geçiş

Randevu sistemi, ekip onu her gün kullandığında işe yarar; resepsiyon telefon randevularını kağıda yazmaya devam ederse takvim iki hafta içinde gerçeği yansıtmaz. Yayına geçişi bu yüzden bir yazılım teslimi değil, ekip alışkanlığının değişmesi olarak planlıyoruz.

  1. Yetkileri belirleyin: kim tüm takvimi görür, kim yalnız kendi gününü görür, kim izin ve kapalı saat girebilir.
  2. Mevcut randevuları taşıyın: önümüzdeki haftaların randevularını yayından önce sisteme girin; aksi halde takvim dolu saatleri boş gösterir.
  3. Tek kural koyun: telefonla, WhatsApp ile ya da yüz yüze gelen her randevu da aynı takvime girilir, başka ajanda tutulmaz.
  4. Deneme haftası yapın: ilk hafta randevu düğmesini yalnız mevcut danışanlara gönderin, gelen soruları ve hataları not edin.
  5. Duyurun: sorunlar çözüldükten sonra düğmeyi tüm sayfalara, işletme profiline ve WhatsApp otomatik cevabına ekleyin.

Yönetim ekranında günlük randevu listesinin yazdırılabilir ya da telefonda tek bakışta okunabilir olması, ekibin sistemi benimsemesini kolaylaştırır. İlk ay sonunda kural defterini yeniden açıp gerçek kullanımda değişen süreleri güncellemek iyi bir alışkanlıktır. Ekipte bir kişiyi takvimin sorumlusu yapın; izinlerin, kapalı günlerin ve yeni hizmetlerin zamanında girilmesi bu kişinin işi olsun.

Randevu projelerinde sık yapılan hatalar

Aşağıdaki hataların hiçbiri teknik değildir; hepsi kurulum öncesinde verilmemiş bir karardan doğar ve bu yüzden önlenmesi kolaydır.

  • Tüm hizmetleri aynı süreye koymak: her randevuyu otuz dakika saymak takvimi ya taşırır ya boşaltır; her hizmete gerçek süresini ve tampon payını verin.
  • Telefon randevularını dışarıda bırakmak: ikinci bir ajanda tutmak çift randevu üretir; her kanaldan gelen randevuyu aynı takvime girin.
  • Formu uzun tutmak: şikayet, adres ve doğum tarihi sormak hem danışanı kaçırır hem veri yükünü artırır; formu üç dört alanla sınırlayın.
  • İptal bağlantısını gizlemek: iptal edemeyen danışan gelmez ve saat boşa gider; her mesaja değiştirme ve iptal bağlantısı koyun.
  • Tıklamayı dönüşüm saymak: takvimi açanları randevu gibi raporlamak reklam bütçesini yanlış yöne iter; yalnız onaylanan randevuyu dönüşüm yapın.
  • Takvimi tek sayfaya hapsetmek: randevu düğmesini yalnız iletişim sayfasına koymak danışanı aratır; düğmeyi her hizmet sayfasına seçili hizmetle bağlayın.

Bu listeyi teklif aldığınız ajansla paylaşıp her madde için nasıl bir çözüm önerdiklerini sormak, tekliflerin içeriğini karşılaştırmanın pratik bir yoludur. Cevabı belirsiz kalan maddeler, kurulumdan sonra ek iş ve ek maliyet olarak geri dönme eğilimindedir.

Karar vermek ve doğru ekiple ilerlemek

Doğru ekip, ilk görüşmede ekran göstermekten önce sizin randevu düzeninizi sorar. Hizmet sürelerinizi, uzman sayısınızı, bugün kullandığınız programı ve telefonla gelen randevuları nasıl yönettiğinizi sormayan bir teklif, randevu sistemli siteyi bir eklenti olarak görüyor demektir. Fiyatı yalnız sayfa sayısına göre hesaplayan bir teklif de kural kurulumu, mesaj akışı ve ölçüm işini görmüyor olabilir.

Teklifleri karşılaştırırken her ajansa şu soruları yöneltin:

  • Kural defterini birlikte mi çıkarıyorsunuz, yoksa varsayılan ayarlarla mı kuruyorsunuz.
  • Randevu verisi kimin hesabında tutuluyor ve ayrılırsak nasıl dışa aktarılıyor.
  • Tamamlanan randevu, hangi kanaldan geldiği bilgisiyle birlikte nasıl ölçülüyor.
  • Yayından sonraki ilk ay ayar değişiklikleri ve ekip eğitimi kapsamda mı.

Psikolog ve diş hekimleri için canlı takvimden talep formuna kadar farklı düzeylerde kurduğumuz randevu akışlarını referanslar sayfamızda görebilirsiniz. Randevu sistemli bir siteye geçmeden önce dört haftalık sayımınızı ve kural defterinizin ilk taslağını hazırlamanız, ilk görüşmeyi doğrudan kapsam konuşmasına çevirir. Sabit kapsamlı site paketleri web tasarım fiyatları bölümünde; randevu sistemi gibi ek ihtiyaçlar için kısa bir görüşmeden sonra yazılı kapsam ve teklif gönderiyoruz. Hizmetlerinizi ve bugünkü düzeninizi anlatmak için bizimle iletişime geçin.