Dijital Varlık Yönetimi Nasıl Planlanır? Sürdürülebilir Web Stratejisi

Dijital varlık yönetimi nedir ve neden bir plan gerektirir?

Dijital varlık yönetimi, alan adı, barındırma, reklam ve analiz hesapları, sosyal medya profilleri ve medya arşivi gibi işletmenize ait tüm dijital unsurların kimde olduğunu, kimin erişebildiğini ve ne zaman yenileneceğini kayıt altına alan düzenli bir sahiplik sistemidir. Plan yoksa bu varlıklar bir çalışanın ya da ajansın hesabında kalır.

2012'den beri sahadayım ve en pahalı dijital pazarlama hatalarının çoğunu reklam metninde ya da tasarımda değil, sahiplikte gördüm. Örneğin ajans değiştiren bir firma, beş yıllık Google Ads geçmişini kaybedebiliyor; çünkü hesap ajansın e-postasıyla açılmış. Bu yazıda dijital varlık yönetimi planını adım adım kurmayı anlatıyorum.

Hangi varlıklar dijital varlık envanterine girmeli?

İlk iş, neye sahip olduğunuzu bilmektir. Envanter çıkarmadan ne yetki düzenleyebilir ne de yenileme takvimi kurabilirsiniz. Bu nedenle ben her yeni danışanla ilk toplantıda şu listeyi birlikte dolduruyorum:

• Alan adları: ana alan adı, yazım hatası varyasyonları, eski kampanya alan adları.
• Barındırma ve sunucu: hosting paneli, DNS sağlayıcı, SSL sertifikası, CDN hesabı.
• Kurumsal e-posta: Google Workspace veya Microsoft 365 yönetici hesabı.
• Ölçüm ve reklam: Google Ads, GA4, Google Tag Manager, Search Console, Meta işletme portföyü.
• Sosyal medya profilleri ve bunlara bağlı sayfa yönetici rolleri.
• Medya arşivi: logo dosyaları, fotoğraflar, videolar, kurumsal kimlik kılavuzu.
• Yazılım ve lisanslar: tema, eklenti, yazı tipi ve stok görsel lisansları.

Liste uzun görünür; ancak her kalem için yalnızca dört bilgi yeterli: varlığın adı, sahibi, erişimi olan kişiler ve bitiş tarihi. Böylece tek bir tabloda bütün tabloyu görürsünüz.

Envanteri çıkarırken ekibinize de sorun. Pazarlama, satış ve insan kaynakları çoğu zaman sizin bilmediğiniz hesaplar açmış olur. Örneğin bir etkinlik için kurulmuş eski bir kampanya sitesi ya da unutulmuş bir Pinterest profili, marka adınızla yayında kalmaya devam edebilir. Kısacası envanter, bir kişinin hafızasından değil, bütün ekibin katkısıyla doğar.

Alan adının gerçek sahibi kim olmalı?

Alan adı, dijital varlıklarınızın temelidir. Web siteniz, e-postanız ve doğrulamalarınız ona bağlıdır. Yine de pek çok işletmede alan adı, siteyi yapan kişinin kayıt firması hesabında durur. Bu durumda kayıt kişisi (registrant) de çoğu zaman o kişidir.

Doğru kurulum şöyle: kayıt hesabı şirket adına, şirketin genel bir e-posta adresiyle açılır. Kayıt kişisi bilgisi şirket unvanını gösterir. Ajans ya da yazılımcıya gerekirse alt kullanıcı ya da geçici yetki verirsiniz, hesabın kendisini değil. Ayrıca transfer kilidini açık tutun ve yetki kodunu (EPP kodu) yalnızca şirket yöneticisinin ulaşabileceği yerde saklayın.

Mevcut durumunuzu görmek için DNS sorgulama aracı ile alan adınızın hangi ad sunucularını kullandığına bakabilirsiniz. Tanımadığınız bir sağlayıcı görüyorsanız, bu envantere yazmanız gereken ilk sorudur.

Alan adı süresi dolarsa ne olur?

Süresi dolan alan adı hemen başkasına geçmez; ama siteniz ve e-postanız kesilebilir. ICANN'in Süresi Dolan Kayıt Kurtarma Politikası genel uzantılı alan adları için kayıt firmalarının bitişten yaklaşık bir ay ve bir hafta önce hatırlatma göndermesini, bitişten sonraki beş gün içinde de bir uyarı daha iletmesini şart koşuyor.

Aynı politikaya göre alan adı silindikten sonra kayıt kuruluşu 30 günlük bir kurtarma süresi sunmak zorunda. Kurtarma genellikle normal yenilemeden pahalıdır. Dahası, hatırlatmalar eski bir çalışanın kapanmış e-postasına gidiyorsa hiçbirini görmezsiniz. Bu nedenle kayıt hesabındaki iletişim e-postası, dijital varlık yönetimi planının en kritik tek satırıdır.

.tr uzantılarında kurallar farklı işleyebilir; bu yüzden kendi uzantınızın kayıt kuruluşunun güncel koşullarını ayrıca kontrol etmenizi öneririm.

Barındırma ve DNS erişimi nasıl düzenlenmeli?

Barındırma hesabı, alan adından sonra en çok sorun çıkan varlıktır. Sık gördüğüm senaryo şu: site bir ajansın bayi hesabında barınıyor, faturayı ajans ödüyor ve siz sadece aylık hizmet bedeli ödüyorsunuz. Ayrılık anında dosyalar ve veritabanı ajansın elinde kalıyor.

Bunu önlemek için barındırma hesabının faturası doğrudan şirketinize kesilmeli. Ajans ya da geliştirici, kendi kullanıcı adıyla ek yetkili olarak girmeli. Özellikle DNS yönetimini barındırmadan ayırmak işinizi kolaylaştırır; çünkü sunucu değiştirirken e-posta kayıtlarınız (MX, SPF, DKIM) yerinde kalır.

Kurumsal e-posta ayarlarının neden alan adıyla birlikte düşünülmesi gerektiğini kurumsal e-posta altyapısı yazısında ayrıntılı anlattım. Burada tek not: DNS panelinin şifresi de envanterde yer almalı.

Google Ads hesabının sahibi siz misiniz?

Google Ads'te "sahiplik" kavramı biraz dolaylıdır. Hesaba erişen her kullanıcının bir erişim düzeyi vardır. Google'ın erişim düzeyleri sayfasına göre bunlar Yönetici, Standart, Salt okunur, Faturalandırma ve Yalnızca e-posta seçenekleridir. Yönetici düzeyi, diğer kullanıcıları ekleyip çıkarabilir.

Pratik kuralım şudur: şirketinizden en az iki kişi, şirket e-postasıyla Yönetici olmalı. Ajans ise kendi yönetici (MCC) hesabı üzerinden bağlanmalı. Böylece ajans ilişkisi bittiğinde bağlantıyı kaldırırsınız; hesap, geçmiş verisi ve dönüşüm ayarları sizde kalır.

Bir de Google Merchant Center, YouTube kanalı ve Google İşletme Profili gibi Ads ile bağlantılı hesapları kontrol edin. Bu bağlantılar da ajansın hesabından kurulduysa, devir sırasında kopar. Bu yüzden bağlı hesap listesini envantere ayrı satırlar olarak yazmanızı öneririm.

Ödeme profili de önemlidir. Fatura bilgisi ajansın şirketiyse, hesabı devralmak ayrı bir işlem gerektirebilir. Google Ads yönetimi işlerimde hesabı her zaman müşterinin adına açıyorum; bu, sözleşmenin ilk maddesi.

GA4 ve Tag Manager yetkileri nasıl dağıtılmalı?

GA4'te yetkileri hesap ve mülk düzeyinde verirsiniz. Google'ın GA4 rol açıklamalarına göre ana roller Yönetici, Düzenleyici, Pazarlamacı, Analist ve Görüntüleyicidir. Yalnızca Yönetici rolü kullanıcı yönetebilir.

Önerim şöyle bir dağılım:

• Şirketten iki kişi hesap düzeyinde Yönetici.
• Ajans, mülk düzeyinde Düzenleyici; kullanıcı yönetimi yetkisi yok.
• Raporlara bakan yöneticiler Görüntüleyici ya da Analist.

Google Tag Manager için de aynı mantık geçerli: konteynerin sahibi şirket hesabı olsun, ajansı yayınlama yetkisiyle ekleyin. Ayrıca GA4 veri saklama süresini ve BigQuery bağlantısını envantere yazın; çünkü ajans değişince ekipler bu ayarları sık sık unutuyor ve geçmiş veri sessizce kayboluyor.

Search Console mülkünü kim doğrulamalı?

Search Console üç kullanıcı türü tanır: sahip, tam kullanıcı ve kısıtlı kullanıcı. Google'ın izin belgesine göre sahip, başka kullanıcı ekleyip kaldırabilen en yetkili roldür.

Burada sık bir tuzak var: ajans, DNS kaydıyla doğrulama yaptığında sahiplik ajansa ait Google hesabına geçer. Siz de mülkü görürsünüz, ama sadece misafir kullanıcı olarak. Doğru yöntem, şirketin kendi Google hesabıyla DNS TXT kaydı üzerinden alan adı mülkünü doğrulamaktır. Ajansı ise tam kullanıcı olarak eklersiniz.

Aracın kendisini nasıl kullanacağınızı Google Search Console rehberinde anlattım. Bu yazıda odak yalnızca sahiplik.

Sosyal medya hesaplarında sahipliği nasıl korursunuz?

Sosyal medya, en dağınık varlık grubudur. Instagram hesabı bir stajyerin telefon numarasına, LinkedIn sayfası eski bir satış müdürüne, YouTube kanalı ise kişisel bir Gmail'e bağlı olabilir.

Meta tarafında hesapları bir işletme portföyüne (Business Manager) taşıyın ve portföyün yöneticisi şirketten iki kişi olsun. Ajansı iş ortağı olarak ekleyin, portföyün sahibi olarak değil. LinkedIn sayfasında en az iki süper yönetici tanımlayın. YouTube için kanalı bir marka hesabına bağlayıp birden fazla sahip ekleyin.

Ek olarak, her platformda iki adımlı doğrulama açık olmalı ve kurtarma telefonu şirket hattı olmalı. Kişisel numaraya bağlı kurtarma bilgisi, o kişi ayrıldığında hesabı fiilen kilitler.

Erişim envanterini nasıl tutarsınız?

Erişim envanteri, "kim neye girebiliyor" sorusunun cevabıdır. Karmaşık bir yazılım gerekmez; düzenli bir tablo yeterlidir. Önemli olan, tablonun tek bir yerde durması ve her değişiklikte güncellenmesi.

Aşağıdaki tablo, danışanlarımla kullandığım basit şablonun özetidir:

Tabloya şifre yazmayın. Şifreler bir parola yöneticisinde durmalı; tablo sadece kimde hangi yetkinin olduğunu gösterir.

Şifreleri ve iki adımlı doğrulamayı nerede saklamalısınız?

Şifre güvenliği ayrı bir yazının konusu; ancak dijital varlık yönetimi açısından iki kuraldan vazgeçmeyin. Birincisi, paylaşılan şifreleri e-postayla ya da mesajla göndermeyin. İkincisi, iki adımlı doğrulama kodu tek bir kişinin telefonunda kalmasın.

Bir kurumsal parola yöneticisi kullanırsanız, kasayı ekiple paylaşabilir ve biri ayrıldığında erişimini tek hamlede kaldırabilirsiniz. Yedek kodları basılı olarak kasada ya da güvenli bir dijital kasada saklayın. Yeni hesap açarken güçlü şifre için şifre oluşturucu aracını kullanabilirsiniz.

Özellikle yönetici hesaplarında donanım güvenlik anahtarı düşünün. Küçük bir maliyet, ama hesabın ele geçirilmesi durumunda yaşayacağınız kaybın yanında önemsiz kalıyor.

Son olarak paylaşılan hesap kullanımını en aza indirin. Mümkün olan her platformda herkese kendi kullanıcı adını verin. Böylece bir işlemi kimin yaptığını kayıtlardan görürsünüz ve ayrılan kişinin erişimini tek başına kapatabilirsiniz; ortak şifreyi herkes için değiştirmek zorunda kalmazsınız.

Yenileme takvimini nasıl kurarsınız?

Yenileme takvimi, envanterdeki tarihleri hatırlatmaya dönüştürür. Ben bunu üç katmanda kuruyorum:

1. Otomatik yenileme: alan adı, barındırma ve SSL için açık; kart bilgisi şirket kartı.
2. Takvim hatırlatması: bitişten 60 ve 15 gün önce ortak takvimde etkinlik.
3. Sorumlu kişi: her kalemin yanında bir isim; o kişi izindeyse yedeği.

Otomatik yenileme tek başına yeterli değil; çünkü kartın süresi dolar ya da limit yetmez. Örneğin bir danışanımın SSL sertifikası, kartın yenilenmesi sırasında düşmüş ve site iki gün "güvenli değil" uyarısıyla açılmıştı. Kalan gün sayısını hızlıca görmek için gün hesaplama aracından yararlanabilirsiniz.

Yılda bir kez de tüm takvimi gözden geçirin. Artık kullanmadığınız alan adlarını bırakmak ya da yönlendirmeye çevirmek, gereksiz masrafı azaltır. Ancak eski alan adını bırakmadan önce hâlâ bağlantı ya da trafik alıp almadığına bakın; çünkü bırakılan bir alan adını başkası kaydedip markanızın eski ziyaretçilerini kendi sitesine çekebilir.

DAM ile medya arşivini nasıl düzenlersiniz?

DAM (Digital Asset Management) yazılımları, logo, fotoğraf, video ve tasarım dosyalarını etiketli ve sürümlü bir arşivde tutar. Büyük markalar için ayrı bir DAM ürünü mantıklıdır. Küçük ve orta işletmeler için ise şirket adına bir bulut sürücü ve disiplinli bir klasör yapısı çoğu zaman yeterlidir.

Asıl sorun genellikle yazılım değil, dosyaların nerede olduğudur. Logo vektör dosyası tasarımcının bilgisayarında, ürün fotoğrafları fotoğrafçının WeTransfer bağlantısında, reklam videoları ajans sunucusunda durur. Ajans değişince bu dosyaları yeniden üretmek zorunda kalırsınız.

Bu nedenle her teslimattan sonra kaynak dosyaların (AI, PSD, Figma, ham video) şirket arşivine yüklenmesini sözleşmeye yazın. Marka kimliği çalışmalarımda teslim paketinde kaynak dosyalar her zaman yer alıyor.

Medya arşivinde klasör ve adlandırma düzeni nasıl olmalı?

İyi bir arşiv, aradığınızı otuz saniyede bulmanızı sağlar. Benim önerdiğim basit yapı şu:

• 01-Marka: logo, renk kodları, yazı tipleri, kimlik kılavuzu.
• 02-Fotograf: çekim tarihine göre alt klasörler.
• 03-Video: ham ve kurgu sürümleri ayrı.
• 04-Reklam: platform ve kampanya adına göre.
• 05-Lisans: yazı tipi, stok görsel ve müzik lisans belgeleri.

Dosya adlarında tarih, konu ve sürüm bulunsun; örneğin "2025-03-urun-katalog-v2". Böylece "son_son_final" gibi adlarla uğraşmazsınız. Ayrıca lisans klasörünü atlamayın; çünkü lisans belgesi olmayan bir görsel, ileride telif ihtarına yol açabilir.

Ek olarak her klasöre kısa bir açıklama dosyası koyun; kimin çektiğini, hangi kampanyada kullanıldığını ve lisansın bitişini yazın. Web sitesinde kullanacağınız görselleri yüklemeden önce boyutlandırmak için resim küçültme aracı işinizi hızlandırır.

Ajans değişirken dijital varlık yönetimi nasıl kayıpsız işler?

Ajans değişimi, dijital varlık yönetimi planının gerçek sınavıdır. Plan varsa geçiş birkaç günlük bir iş; yoksa haftalarca süren bir pazarlığa dönüşebilir. Benim devir kontrol listem şu sırayı izler:

1. Envanteri güncelleyin ve eksik sahiplikleri ajans hâlâ çalışırken şirkete taşıyın.
2. Kaynak dosyaları, raporları ve kampanya yapısının dışa aktarımını isteyin.
3. Yeni ajansı ekleyin, iki taraf birkaç gün birlikte erişimde kalsın.
4. Eski ajans erişimini kaldırın ve yetki tablosunu kapatın.
5. Şifreleri ve API anahtarlarını yenileyin.

Sıralama önemlidir. Eski ajans erişimini ilişki gerildikten sonra değil, devir tamamlandıktan hemen sonra kaldırın. Aksi halde kasıtsız bile olsa bir ayar değişikliği fark edilmeden kalabilir.

Web sitesi taşınırken hangi varlıklar risk altındadır?

Ajans değişimi çoğu zaman site yenilemesiyle birlikte gelir. Bu durumda risk ikiye çıkar: hem sahiplik hem de SEO değeri tehlikeye girer. Eski sitenin yedeği, URL listesi ve yönlendirme haritası da birer dijital varlıktır.

Taşıma öncesinde eski sitenin tam yedeğini şirket arşivine alın. Sunucu kapandıktan sonra bu verilere ulaşmanın yolu kalmayabilir. Ardından yönlendirmeleri yönlendirme denetleyici ile kontrol edin.

Teknik tarafın ayrıntısını site taşıma kontrol listesinde topladım. Buradaki mesaj daha basit: taşımadan önce neye sahip olduğunuzu bilin, yoksa taşıma sırasında neyi kaybettiğinizi de bilemezsiniz.

Ayrıca taşıma günü için bir sorumlu listesi hazırlayın: DNS değişikliğini kim yapacak, Search Console adres değişikliğini kim bildirecek, GA4 etiketini kim kontrol edecek? Bu liste de envanterin bir parçasıdır.

Sözleşmede hangi sahiplik maddeleri yer almalı?

Teknik düzenlemeler kadar sözleşme dili de önemlidir. Hukuki danışmanlık vermiyorum; yine de saha tecrübeme göre ajans veya serbest çalışanla yapılan anlaşmada şu maddeleri mutlaka görmek istiyorum:

• Reklam, analiz ve sosyal medya hesaplarının müşteri adına açılacağı.
• Teslim edilen tasarımların kaynak dosyalarının müşteriye verileceği.
• Alan adı ve barındırmanın müşteri adına kaydedileceği.
• İlişki bitince erişimlerin belirli bir süre içinde devredileceği.
• Kullanılan stok görsel ve yazı tipi lisanslarının kimin adına olduğu.

Bu maddeleri sözleşmenize eklerken bir avukatla gözden geçirmenizi öneririm. Amaç, iyi niyetli ilişkilerde bile belirsizliği baştan kaldırmaktır.

Sözleşme imzalanırken bir de ek belge hazırlayın: projede açılacak hesapların listesi ve her birinin sahibi. Bu ek, iş bittiğinde devir listesine dönüşür. Böylece taraflar neyin teslim edileceğini tartışmak yerine aynı listeyi işaretleyerek ilerler.

Sürdürülebilir web stratejisi dijital varlıklarla nasıl bağlantılı?

Sürdürülebilir web stratejisi, sitenizin yıllarca büyümeye devam edebilmesi demektir. SEO birikimi, reklam hesabının öğrenme geçmişi ve analiz verisi zamanla değer kazanır. Ancak bu birikim, ancak varlıklar sizde kaldığı sürece sizindir.

Örneğin beş yıllık bir GA4 ve Search Console geçmişi, sezonluk trendleri görmenizi sağlar. Ajans değişiminde bu veri kaybolursa, strateji sıfırdan başlar. Aynı şekilde Google Ads hesabının dönüşüm geçmişi, akıllı teklif stratejilerinin daha hızlı öğrenmesine yardım eder.

Bu yüzden dijital varlık yönetimi, bir BT işi değil, pazarlama stratejisinin temelidir. Siteyi güncel tutmak ne kadar önemliyse, altındaki varlıkları sahiplenmek de o kadar önemlidir.

Bir örnek hesap düşünelim: yılda dört kampanya dönemi olan bir e-ticaret sitesi, her dönemin sonuçlarını bir sonraki planlamada kullanır. Veri üç yıl boyunca tek bir hesapta birikmişse, hangi ayın hangi ürün için güçlü olduğunu kolayca görürsünüz. Hesap her ajans değişiminde sıfırlanıyorsa, her yıl aynı deneme maliyetini yeniden ödersiniz. Kısacası sahiplik, pazarlama bütçenizin verimini doğrudan etkiler.

Dijital varlık yönetimi planının sahibi kim olmalı?

Plan, bir kişinin sorumluluğunda olmalı; ama bilgi tek kişide kalmamalı. Küçük işletmelerde bu kişi genellikle kurucu ya da genel müdür olur. Orta ölçekli firmalarda BT veya pazarlama sorumlusu üstlenebilir.

Benim önerim "bir sahip, bir yedek" kuralıdır. Sahip, envanteri ve takvimi günceller. Yedek ise her şeye erişebilir ama günlük işe karışmaz. Böylece sahip izne çıktığında ya da işten ayrıldığında süreç durmaz.

Ajansı bu rolün dışında tutun. Ajans elbette envantere katkı verebilir, eksikleri bildirebilir; ancak planın sahibi her zaman şirket içinden biri olmalı. İyi bir ajans da bunu zaten ister, çünkü sorumluluk sınırları netleşir.

Ayrıca planın sahibine yılda bir kez kısa bir sunum yaptırın. Yönetim, hangi varlıkların riskli olduğunu, hangi yenilemelerin yaklaştığını ve hangi hesapların hâlâ dışarıda olduğunu böylece tek sayfada görür. Bu toplantı, bütçe ve sorumluluk kararlarını da kolaylaştırır.

Yetki denetimini ne sıklıkla yapmalısınız?

Yetki listesi zamanla kendiliğinden eskir. Çalışanlar işten çıkıyor, serbest çalışanlar tek bir iş için girip hesapta kalıyor. Bu nedenle düzenli bir denetim gerekir.

Saha tecrübeme dayalı başlangıç önerim, garanti değil: yönetici yetkisi olan hesaplar için üç ayda bir, diğerleri için altı ayda bir kontrol. Her denetimde şu soruları sorun:

• Bu kişi hâlâ şirkette ya da projede mi?
• Bu rol, kişinin işi için gerekenden fazla mı?
• Kurtarma e-postası ve telefonu güncel mi?

Ayrıca çalışan ayrılış sürecine bir "dijital erişim" adımı ekleyin. İnsan kaynakları ayrılışı bildirdiğinde, sorumlu kişi o gün yetkileri kaldırsın. Böylece denetimler arasında açık kalmaz. Üstelik bu adım, eski çalışanların yanlışlıkla bir kampanyayı durdurması ya da bir gönderi paylaşması gibi can sıkıcı durumları da önler.

İlk 30 günde nereden başlamalısınız?

Her şeyi aynı anda düzeltmeye çalışmayın. Aşağıdaki sırayla ilerlerseniz bir ay içinde temel riskleri kapatırsınız. Takvimi kendi temponuza göre uzatabilirsiniz; önemli olan sırayı korumaktır:

1. 1. hafta: envanter tablosunu oluşturun ve bildiğiniz her varlığı yazın.
2. 2. hafta: alan adı ve barındırmanın sahibini doğrulayın, iletişim e-postasını güncelleyin.
3. 3. hafta: Google Ads, GA4, Search Console ve Meta yetkilerini düzenleyin.
4. 4. hafta: medya arşivini kurun, yenileme takvimini ve denetim tarihlerini ekleyin.

İlk turda eksik kalan kalemler olacak; bu normal. Önemli olan, envanterin yaşayan bir belge olarak başlamasıdır. Yeni bir hesap açıldığında ya da biri ayrıldığında tabloyu güncellemek, zamanla alışkanlığa dönüşür.

Dijital varlık yönetimi için dışarıdan destek almak mantıklı mı?

Envanter ve yetki düzenlemesini çoğu işletme kendi başına yapabilir; bunun için özel bir teknik bilgi gerekmez, yalnızca düzenli bir tablo ve birkaç saatlik odaklanma yeterlidir. Ancak hesap devri, ajans hesabında kalan reklam geçmişi ya da alan adı transferi gibi teknik adımlarda destek almak zaman kazandırır.

Ben bu işi genellikle yeni bir SEO danışmanlığı ya da web tasarım projesinin ilk adımı olarak yapıyorum. Aracısız çalıştığım için hesapları baştan müşterinin adına açıyorum ve devir sorunu doğmuyor.

Hangi yolu seçerseniz seçin, ölçüt aynı: bugün ajansınız ya da yazılımcınız ulaşılamaz olsa, yarın sabah sitenize, reklamınıza ve verinize tek başınıza erişebiliyor musunuz? Cevap evetse, planınız çalışıyor demektir. Cevap hayırsa, bu yazıdaki ilk 30 günlük sıralama iyi bir başlangıç noktası olur.

Kurumsal e-posta ve kimlik hesapları neden merkezde durur?

Neredeyse her dijital varlık bir e-posta adresine bağlıdır. Şifre sıfırlama bağlantıları, fatura bildirimleri ve güvenlik uyarıları o adrese gider. Dolayısıyla hesapları kişisel adreslerle değil, rol adresleriyle açmanızı öneririm.

Örneğin "reklam@" ya da "dijital@" gibi bir rol adresi, kişi değişse de şirkette kalır. Bu adresi bir grup ya da paylaşılan posta kutusu olarak kurarsanız, birden fazla kişi bildirimleri görür. Böylece yenileme uyarısı tek bir kişinin gelen kutusunda kaybolmaz.

Öte yandan Google Workspace ya da Microsoft 365 yönetici hesabının kendisi de bir varlıktır. Bu hesabı kaybederseniz, bütün kurumsal e-postaların kontrolünü kaybedersiniz. Bu yüzden yönetici hesabında da iki kişi, güçlü iki adımlı doğrulama ve basılı yedek kodlar bulunmalı. Üstelik yönetici hesabını günlük e-posta için kullanmamak, saldırı riskini ciddi biçimde düşürür.

Web sitesinin kaynak kodu ve yedekleri kimde durmalı?

Alan adı ve barındırma sizde olsa bile, sitenin kaynak kodu başka yerde olabilir. Özel geliştirilmiş temalar, eklentiler ve yazılım projeleri çoğu zaman geliştiricinin kod deposunda durur. Ajans ilişkisi bittiğinde bu depoya erişiminiz yoksa, siteyi değiştirmek bile zorlaşır.

Bu nedenle kod deposunu şirket adına açılmış bir organizasyon hesabında tutun ve geliştiriciyi o hesaba katkıcı olarak ekleyin. Ayrıca yedekleme politikanızı yazıya dökün: yedeği kim alıyor, nerede saklıyor, kaç gün geriye gidiyor? Yedeğin yalnızca aynı sunucuda durması, sunucu çöktüğünde işe yaramaz.

Pratik önerim, en az bir yedeğin barındırma sağlayıcısından bağımsız bir yerde durmasıdır. Ardından yılda bir kez geri yükleme testi yapın; çünkü hiç denenmemiş bir yedek, gerçek bir kriz anında sürpriz çıkarabilir.

Kısacası, sürdürülebilir bir dijital varlık yönetimi için ne gerekir?

Kısacası üç şey: tek bir envanter, net sahiplik ve düzenli takvim. Alan adı ve barındırma şirketin adına olmalı. Reklam ve analiz hesaplarında şirket Yönetici, ajans sınırlı kullanıcı olmalı. Medya dosyaları şirket arşivinde durmalı.

Bunlar karmaşık işler değil; ama ertelendiğinde bedeli yüksek oluyor. Bir ajans değişikliği, bir çalışanın ayrılması ya da unutulan bir yenileme tarihi, yıllarca biriktirdiğiniz dijital değeri bir haftada riske atabilir.

Sorularınız varsa iletişim sayfasından bana yazabilirsiniz. Mevcut durumunuzu birlikte gözden geçirip önceliklerinizi belirleyebiliriz.