Yapay Zeka Toplantı Notu Asistanları: Hangi Ekibe Hangisi Uygun?

Talha Aslan ve ekibi olarak müşterilerimize yapay zeka otomasyonu kurarken bu soruyu sık duyuyoruz. Ancak cevap tek bir araç adı değildir. Toplantının dili, kullandığınız görüntülü görüşme platformu, müşteri verisinin hassasiyeti ve notun nereye gideceği seçimi belirler. Bu rehberde altı aracı aynı ölçütlerle yan yana koyuyoruz ve hiçbirini mutlak kazanan ilan etmiyoruz.

Bu karşılaştırmayı nasıl yaptık?

Her aracın bilgisini yalnızca kendi resmi sitesinden, fiyat ve plan sayfasından, yardım merkezinden ya da gizlilik sayfasından derledik. Üçüncü taraf inceleme sitelerini kaynak olarak kullanmadık. Resmi sayfada açıkça yazmayan bir özelliği tahmin etmek yerine tabloda "kontrol edin" diye bıraktık. Böylece tablo, eksik olsa bile yanıltıcı olmuyor.

Değerlendirmede şu ölçütlere baktık:

• Desteklenen toplantı platformları: Zoom, Google Meet ve Microsoft Teams.
• Çalışma biçimi: toplantıya bot olarak mı katılıyor, yoksa platformun içinde mi çalışıyor?
• Türkçe ve Almanca transkript desteği: yalnızca resmi dil listesine göre.
• Konuşmacı ayırma: kimin ne söylediğini ayırt edebiliyor mu?
• Özet ve aksiyon maddesi çıkarma.
• CRM ve proje aracı entegrasyonu.
• Kayıt izni ve katılımcı bilgilendirme mekanizması.
• Veri saklama ve model eğitiminde kullanım politikası.
• Ücretsiz plan olup olmadığı.

Fiyat rakamı, kullanıcı sayısı ya da pazar payı yazmıyoruz. Çünkü bu bilgiler sık değişir ve karar verirken güncel değeri sağlayıcının resmi sayfasından kontrol etmeniz gerekir. Ayrıca kendi uydurma test puanlarımızı da eklemedik; yalnızca belgelenmiş özellikleri ve sahada gördüğümüz kullanım desenlerini aktarıyoruz.

Hangi araçları karşılaştırdık?

Listeyi bilinçli olarak dar tuttuk. Altı araç, iki farklı yaklaşımı temsil ediyor: bağımsız not asistanları ve toplantı platformunun kendi içine gömülü asistanlar.

• Otter.ai: Zoom, Teams ve Meet toplantılarına katılan bir not alıcı sunan, transkript odaklı bağımsız araç.
• Fireflies.ai: Geniş dil listesi, uygulama entegrasyonları ve görev tespitiyle öne çıkan bağımsız araç.
• Fathom: Özellikle satış ve müşteri görüşmeleri için CRM senkronizasyonunu vurgulayan bağımsız araç.
• tl;dv: Avrupa merkezli veri saklama ve GDPR vurgusu yapan bağımsız araç.
• Microsoft Teams içindeki Copilot: Teams toplantısının içinde özet, aksiyon önerisi ve soru cevap sunan asistan.
• Google Meet içindeki Gemini: "Take notes for me" özelliğiyle notu Google Dokümanlar dosyasına yazan asistan.

Örneğin Zoom'un kendi asistanı ya da başka not araçları da var. Ancak bu yazının kapsamını bu altı araçla sınırladık. Genel kurumsal yapay zeka planlarını ve veri gizliliği farklarını merak ediyorsanız kardeş yazımız ChatGPT, Claude, Gemini ve Copilot şirket planları ile veri gizliliği karşılaştırması o soruyu ayrıca ele alıyor.

Yapay zeka toplantı notu araçları ölçütlere göre nasıl ayrışıyor?

Aşağıdaki tablo yalnızca resmi sayfalarda doğruladığımız bilgileri içeriyor. "Kontrol edin" yazan hücre, özelliğin olmadığı anlamına gelmez; resmi kaynakta açık bir ifade bulamadığımız anlamına gelir.

Tabloyu okurken bir noktaya dikkat edin: sağlayıcılar dil listelerini ve planlarını sık günceller. Bu nedenle karar vermeden önce ilgili satırı resmi sayfadan bir kez daha doğrulayın.

Bot olarak katılan araç ile platform içi asistan arasındaki fark nedir?

Bağımsız araçların çoğu toplantıya bir katılımcı gibi girer. Katılımcı listesinde aracın adını görürsünüz ve araç sesi bu şekilde kaydeder. Bu yaklaşımın en büyük artısı platformdan bağımsız olmasıdır. Yani aynı hafta Zoom'da bir müşteriyle, Teams'te bir tedarikçiyle ve Meet'te bir ajansla görüşseniz bile notlarınız tek bir arşivde birikir.

Öte yandan bot yaklaşımının sosyal bir maliyeti var. Bazı katılımcılar listede tanımadığı bir "not alıcı" görünce rahatsız olur. Bazı kurumlar da dış botların toplantıya girmesini yönetici ayarıyla engeller. Bu yüzden Fireflies ve Fathom gibi araçlar botsuz kayıt seçenekleri de sunuyor; ancak bu seçeneklerin kapsamı ve hangi işletim sisteminde çalıştığı araçtan araca değişiyor.

Platform içi asistanlar ise toplantı yazılımının kendi parçasıdır. Teams Copilot ya da Meet içindeki Gemini katılımcı listesinde ayrı bir kişi olarak yer almaz; kurumun mevcut yönetim, saklama ve erişim kurallarıyla birlikte çalışır. Ancak bunlar yalnızca kendi platformlarında işe yarar. Ekibiniz Zoom kullanan bir müşteriyle görüşürken Meet içindeki Gemini o toplantıya hiçbir şey katmaz. Kısacası soru şudur: toplantılarınızın büyük kısmı hangi platformda geçiyor?

Otter.ai kimler için uygun?

Otter.ai, transkript odaklı köklü bir araçtır. Resmi fiyat sayfasına göre Basic adında ücretsiz bir plan, ardından Pro, Business ve Enterprise planları var. Not alıcısı Zoom, Microsoft Teams ve Google Meet toplantılarına katılıp notları otomatik yazıyor. Konuşmacı tanıma tüm planlarda var; otomatik özet, aksiyon maddeleri ve ana hat çıkarma da sunuluyor.

Güçlü yanı, İngilizce ağırlıklı ekiplerde oturmuş bir transkript ve arama deneyimi sunmasıdır. Ayrıca ücretli planlarda Salesforce ve HubSpot ile not senkronizasyonu, Zapier bağlantısı ve kurumsal planda API seçenekleri yer alıyor.

Sınırı ise dil tarafında belirginleşiyor. Otter yardım merkezindeki desteklenen diller listesinde İngilizce, İspanyolca, Fransızca, Almanca, Japonca ve Basitleştirilmiş Çince var; Almanca beta olarak geçiyor. Türkçe bu listede yer almıyor. Üstelik Otter bir görüşmeyi tek dilde yazıyor ve kaydın dilini sonradan değiştiremiyorsunuz.

Gizlilik tarafında da okumanız gereken bir ayrıntı var. Otter, kendi modellerini kimliksizleştirilmiş ses ve transkriptlerle eğitebildiğini gizlilik sayfasında açıkça belirtiyor. Ayrıca hesap ayarlarındaki geri bildirim ve eğitim bölümünden paylaşım iznini yönetebiliyorsunuz. Dolayısıyla Otter, İngilizce toplantısı yoğun ve veri politikasını okuyup ayarlarını yapan ekipler için mantıklı bir seçenektir.

Fireflies.ai hangi ekiplerde öne çıkıyor?

Fireflies.ai, çok dilli ve çok platformlu ekipler için güçlü bir adaydır. Resmi fiyat sayfası Free, Pro, Business ve Enterprise planlarını listeliyor. Zoom, Google Meet ve Microsoft Teams dışında başka platformlarda da kayıt desteği sunduğunu, ayrıca botsuz kayıt için bir Chrome eklentisi olduğunu belirtiyor. Masaüstü ve mobil uygulamalar da mevcut.

Dil tarafında Fireflies yardım rehberindeki desteklenen diller listesi hem Türkçeyi hem Almancayı içeriyor. Üstelik tek toplantıda dil değiştiren konuşmacılar için beta durumunda bir çok dilli mod var. Örneğin Türk ve Alman ortakların aynı toplantıda iki dili karıştırdığı bir senaryoda bu mod denemeye değer.

Fireflies ayrıca yapay zeka özetleri, AskFred adlı bir asistan, ana konu ve görev tespiti sunuyor. Uygulama ve CRM entegrasyonları premium katmanlarda, Zapier bağlantısı ise Pro planından itibaren geliyor. Ancak fiyat sayfası belirli CRM adlarını tek tek saymıyor; bu yüzden kullandığınız sistemin bağlayıcısını resmi entegrasyon sayfasından kontrol edin.

Veri politikası açısından Fireflies, verilerin yapay zeka eğitiminde kullanılmadığını ve müşterinin verinin sahibi olduğunu belirtiyor. Sınırı ise şu: bot yaklaşımı bazı müşterilerde soru işareti doğurabilir ve beta durumundaki dillerde doğruluğu kendi toplantılarınızla test etmeniz gerekir. Kısacası Fireflies, Türkçe ve Almanca toplantıları aynı arşivde toplamak isteyen ekipler için öne çıkıyor.

Fathom satış ve müşteri görüşmelerinde ne sunuyor?

Fathom, bireyler için Free ve Premium, ekipler için Team, Business ve Enterprise planları sunuyor. Resmi sayfa ücretsiz planı süresiz olarak tanımlıyor; ancak bu planda yapay zeka aksiyon maddeleri sınırlı kullanımla geliyor. Yardım merkezine göre Fathom Zoom, Google Meet ve Microsoft Teams toplantılarını canlı olarak kaydedip yazıya döküyor.

Güçlü yanı, satış ekiplerine yönelik CRM bağlantısıdır. Fathom, Salesforce ve HubSpot entegrasyonlarıyla özetleri ve notları CRM kaydına aktarıyor; Business ve üstü planlarda belirli CRM alanlarına içgörü yazabiliyor. Böylece satış temsilcisi görüşme sonrası formu elle doldurmak yerine aracın hazırladığı taslağı kontrol ediyor.

Dil konusunda resmi kaynaklar farklı sayılar veriyor. Pazarlama sayfası Almanca dahil sınırlı sayıda dilde yerel transkript ve özetten söz ederken yardım merkezi daha geniş bir transkript dil listesinden bahsediyor. Almanca her iki kaynakta da var; Türkçe için ise güncel listeyi resmi sayfadan kontrol edin.

Gizlilik tarafında Fathom, alt işlemcilerinin kullanıcı verisiyle model eğitmesini sözleşmeyle engellediğini, kendi modellerini ise kimliksizleştirilmiş veriyle iyileştirdiğini ve kullanıcıların bundan vazgeçebildiğini belirtiyor. Ayrıca botsuz modda kayıt başladığında toplantı sohbetine otomatik bir mesaj düşüyor. Sınırı ise şu: satış odaklı tasarımı, iç ekip toplantılarında gereğinden fazla özellik anlamına gelebilir.

tl;dv hangi durumda mantıklı?

tl;dv, Avrupa'da veri saklama ve GDPR uyumuna vurgu yapan bir araçtır. Resmi sitesinde Free, Pro ve Business planları yer alıyor; ücretsiz planı süresiz olarak tanıtıyor. Zoom, Google Meet ve Microsoft Teams toplantılarıyla çalıştığını, otuzdan fazla dil ve lehçeyi desteklediğini belirtiyor. Resmi sayfadaki dil listesinde hem Türkçe hem Almanca geçiyor.

Ana sayfada botsuz kayıt vurgusu da öne çıkıyor. Ancak hangi platformda hangi yöntemle kayıt aldığını kendi kurulumunuzda doğrulamanızı öneriyoruz. Çünkü botlu ve botsuz kayıt, katılımcı bilgilendirmesi açısından farklı sonuçlar doğurur.

tl;dv toplantı sonrası yapay zeka özetleri üretiyor, özelleştirilebilir not şablonları sunuyor ve sizin onayınıza bırakılan takip e-postası ile sonraki adım taslakları hazırlıyor. Ayrıca CRM'lere görüşme notu aktarımından söz ediyor; ancak belirli bağlayıcıları resmi sayfada açıkça bulamadık, dolayısıyla kendi CRM'iniz için kontrol edin.

Veri tarafında tl;dv, kayıt ve transkriptlerin müşteriye ait olduğunu ve yapay zeka eğitiminde kullanılmayacağını belirtiyor; AB'de barındırma ve şifreleme vurgusu yapıyor. Sınırı ise konuşmacı ayırma gibi bazı ayrıntıların resmi sayfada net yazmaması. Kısacası tl;dv, Avrupa'daki müşterileriyle çalışan ve Türkçe desteğe ihtiyaç duyan ekipler için değerlendirmeye değer.

Microsoft Teams içindeki Copilot toplantı özetleri nasıl çalışır?

Teams içindeki Copilot, toplantının ana noktalarını kimin ne söylediğiyle birlikte özetliyor, aksiyon maddeleri öneriyor ve toplantı sırasında ya da sonrasında sorularınızı yanıtlıyor. Örneğin toplantı kontrollerinden Copilot'u açıp "Bu konuda nerede ayrışıyoruz?" gibi bir soru sorabiliyorsunuz. Toplantıya geç katılan kişiye de özet sunabiliyor.

Microsoft destek sayfasına göre akıllı özet (intelligent recap) Teams Premium ya da Microsoft 365 Copilot lisansıyla geliyor. Bu nedenle ayrı bir ücretsiz plan mantığı yok; kurumunuzun lisans durumunu BT yöneticinizle kontrol edin.

Önemli bir ayar da var. Copilot'u transkript tutmadan, yalnızca toplantı sırasında çalışacak şekilde açabiliyorsunuz. Bu seçenekte toplantı bitince Copilot etkileşimleri kalmıyor. Toplantıdan sonra soru sormak istiyorsanız transkripsiyonu açmanız gerekiyor. Ayrıca Microsoft, Teams içindeki Copilot'un kullanıcı verisini modeli eğitmek için kullanmadığını belirtiyor.

Dil tarafında Copilot SSS sayfası Almancayı destekli diller arasında sayıyor; Türkçe toplantı desteği için ise güncel dil listesini resmi sayfadan kontrol edin. Güçlü yanı, Microsoft 365 kullanan kurumda yeni bir satıcıya veri vermeden çalışmasıdır. Sınırı ise yalnızca Teams toplantılarında işe yaraması.

Google Meet içindeki Gemini ile not alma ne yapar?

Google Meet'teki "Take notes for me" özelliği, toplantı notlarını yapay zekayla bir Google Dokümanlar dosyasına yazıyor. Toplantıya geç katılan kişi o ana kadarki özeti görebiliyor; toplantı bitince düzenleyiciye özet bağlantısını içeren bir e-posta gidiyor. Hızlı notlar bölümünde aksiyon maddeleri, tam notlar bölümünde ise özet, kararlar ve ayrıntılar yer alıyor.

Not dosyası düzenleyicinin Google Drive alanında, "Google Meet" klasöründe duruyor ve Takvim etkinliğinde de yer alıyor. Özelliği düzenleyici ya da bir katılımcı açabiliyor; ancak toplantı yönetimi açıksa yalnızca organizatör ve ortak organizatörler başlatıp durdurabiliyor. Ayrıca Meet, not alındığını tüm katılımcılara bildiriyor ve ekranda bir kalem simgesi gösteriyor.

Sınırları da net. Özellik uygun bir Google Workspace sürümü ya da Google AI planı gerektiriyor. Resmi yardım sayfasındaki desteklenen diller arasında Almanca var, Türkçe yok. Üstelik özellik toplantı başına tek konuşma dilini destekliyor; karma dilli toplantılar şimdilik kapsam dışında.

Kısacası Gemini, Almanca ya da İngilizce toplantı yapan ve zaten Google Workspace kullanan ekipler için en az sürtünmeli seçenektir. Türkçe toplantı yapan ekipler ise güncel dil listesini resmi sayfadan takip etmeli.

Türkçe ve Almanca toplantılarda hangi araç işe yarar?

Dil, bu kategoride en sık atlanan ölçüttür. Pek çok ekip deneme hesabını İngilizce bir demo toplantısında test ediyor, sonra gerçek Türkçe toplantıda hayal kırıklığı yaşıyor. Bu nedenle seçimi dil listesiyle başlatmanızı öneriyoruz.

Resmi kaynaklara göre tablo şöyle özetlenebilir:

• Türkçe resmi listede açıkça yer alanlar: Fireflies.ai ve tl;dv.
• Türkçenin resmi listede yer almadığı araçlar: Otter.ai ve Meet içindeki Gemini.
• Türkçe için kontrol etmeniz gerekenler: Fathom ve Teams Copilot.
• Almanca: altı aracın tamamı destekliyor; Otter tarafında Almanca beta durumunda.

Ancak listede olmak, doğruluğun yeterli olduğu anlamına gelmez. Şive, sektör terimleri, marka adları ve üst üste konuşma transkript kalitesini düşürür. Örneğin "kampanya", "dönüşüm" ve "teklif" gibi kelimelerin bağlama göre anlamı değişir ve özet bu farkı kaçırabilir. Sesi yazıya çeviren teknolojinin nasıl çalıştığını speech to text nedir yazımızda anlattık; burada yalnızca şunu ekliyoruz: kendi toplantılarınızdan birkaç örnek kayıtla iki aracı yan yana denemeden karar vermeyin.

Hangi ihtiyaca hangi yapay zeka toplantı notu aracı uygun?

Aşağıdaki tablo, sahada en sık karşılaştığımız senaryoları resmi özelliklerle eşleştiriyor. Bu bir sıralama değil; her satır bir ihtiyaç ve o ihtiyaca uyan seçenekleri gösteriyor.

Bu tabloyu bir başlangıç filtresi olarak kullanın. Ardından iki adaya inip kendi toplantılarınızla deneme yapın.

Bir noktayı da ekleyelim: tablodaki eşleşmeler birbirini dışlamaz. Örneğin iç toplantılarda Teams Copilot kullanan bir ekip, Zoom üzerinden gelen müşteri görüşmeleri için ayrıca bağımsız bir araç seçebilir. Ancak iki aracı birden kullanmak, iki ayrı veri politikası ve iki ayrı arşiv demektir. Bu yüzden ikinci aracı eklemeden önce gerçekten gerekli olup olmadığını tartın.

Toplantı kaydı için katılımcıları nasıl bilgilendirmelisiniz?

Bu bölüm genel bir çerçevedir ve hukuki danışmanlık değildir; kendi durumunuz için bir hukukçuya danışın. Toplantı kaydı ses, isim ve çoğu zaman iş bilgisi içerir. Dolayısıyla Türkiye'de KVKK, Avrupa'da ise GDPR kapsamında kişisel veri işleme sayılabilir.

Sahada uyguladığımız temel ilkeler şunlar:

1. Toplantı davetinde kayıt ve yapay zeka notu alınacağını önceden yazın.
2. Toplantının başında kaydı sözlü olarak tekrar hatırlatın ve itiraz eden olursa kaydı başlatmayın.
3. Kaydın amacını, kimlerin erişeceğini ve ne kadar süre saklanacağını açıkça söyleyin.
4. Aydınlatma metninizi ve gizlilik politikanızı bu kullanımı kapsayacak şekilde güncelleyin.
5. Seçtiğiniz aracın veri işleme sözleşmesini ve alt işlemci listesini okuyun.

Araçların kendi bildirimleri yardımcı olur ama sorumluluğu ortadan kaldırmaz. Örneğin Meet not alındığını herkese bildiriyor; Fathom ise sözleşmesinde gerekli bildirimleri ve izinleri almanın müşterinin sorumluluğu olduğunu açıkça yazıyor. Web sitenizdeki aydınlatma ve izin yapısını da gözden geçirmek isterseniz KVKK ve GDPR uyumlu web sitesi rehberimize bakabilirsiniz.

Müşteri görüşmelerinde nelere dikkat etmelisiniz?

İç ekip toplantısı ile müşteri görüşmesi aynı risk seviyesinde değildir. Müşteri toplantısında karşı tarafın şirket sırları, fiyat teklifleri ya da çalışan bilgileri konuşulabilir. Bu yüzden müşteri görüşmesinde not asistanını varsayılan olarak açık bırakmak yerine her toplantı için bilinçli karar vermenizi öneriyoruz.

Örnek senaryo: bir ajans, müşterisinin yeni ürün lansmanını konuşuyor ve bağımsız bir not aracı toplantıya bot olarak katılıyor. Müşterinin bilgi güvenliği ekibi bu botu tanımıyor ve toplantıdan sonra soru soruyor. Bu durum, araç ne kadar güvenli olursa olsun güven kaybına yol açabilir. Dolayısıyla müşteriye önceden haber vermek ve isterse kaydı kapatma seçeneği sunmak daha sağlıklıdır.

Ayrıca özetleri müşteriyle paylaşmadan önce mutlaka gözden geçirin. Otomatik özet, şakayı karar gibi ya da bir öneriyi taahhüt gibi yazabilir. Üstelik çalışanların kendi kafasına göre ücretsiz not araçlarını müşteri toplantılarına bağlaması, kurumun bilmediği bir veri akışı yaratır. Bu konuyu shadow AI riskleri yazımızda ayrıntılı ele aldık; kısa öneri şu: hangi aracın hangi toplantıda kullanılabileceğini yazılı bir politikayla belirleyin.

Veri saklama ve model eğitimi politikasını nasıl okursunuz?

"Verilerinizi eğitimde kullanmıyoruz" cümlesi tek başına yeterli değildir. Çünkü bu ifade bazen yalnızca üçüncü taraf yapay zeka sağlayıcılarını kapsar, aracın kendi modelini kapsamaz. Örneğin Otter ve Fathom, dış sağlayıcıların veriyle eğitim yapmadığını belirtirken kendi modellerini kimliksizleştirilmiş veriyle iyileştirebildiklerini de açıkça yazıyor. Fireflies ve tl;dv ise verinin yapay zeka eğitiminde kullanılmadığını söylüyor.

Politikayı okurken şu sorulara cevap arayın:

• Sağlayıcı kaydı, transkripti ve özeti nerede ve ne kadar süre tutuyor?
• Araç kendi modelini müşteri verisiyle eğitiyor mu, kimliksizleştirmeyi nasıl tanımlıyor?
• Eğitimden vazgeçme seçeneği kullanıcı düzeyinde mi, yönetici düzeyinde mi?
• Hangi alt işlemciler veriye erişiyor ve barındırma hangi ülkelerde?
• Hesabı kapattığınızda sağlayıcı verileri ne zaman siliyor?

Platform içi asistanlarda tablo biraz farklı. Teams Copilot ve Meet içindeki Gemini, kurumunuzun zaten kabul ettiği Microsoft 365 ya da Google Workspace sözleşmesinin içinde çalışır. Bu nedenle yeni bir satıcı değerlendirmesi gerekmeyebilir. Ancak yine de saklama süresini ve kimlerin özete erişeceğini yönetici ayarlarından kontrol edin.

Yapay zeka toplantı notu özetine ne kadar güvenebilirsiniz?

Özet, bir başlangıç taslağıdır; kesin kayıt değildir. Dil modelleri bazen konuşulmayan bir kararı yazabilir, iki kişinin sözlerini karıştırabilir ya da önemli bir çekinceyi atlayabilir. Bu duruma halüsinasyon diyoruz ve nedenlerini yapay zeka halüsinasyonu nedir yazımızda anlattık.

Hata riski özellikle karma dilli toplantılarda, üst üste konuşmalarda ve kötü mikrofon koşullarında artar. Ayrıca özet, toplantıda söylenmeyen ama sık geçen bir kalıbı tamamlamaya çalışabilir. Bu yüzden sahada önerdiğimiz kontrol akışı şöyle:

1. Toplantıyı yöneten kişi özeti aynı gün okur ve düzeltir.
2. Aksiyon maddelerinde sorumlu kişi ve tarih bilgisini transkriptle karşılaştırır.
3. Rakam, fiyat ve tarih içeren cümleleri mutlaka kaydın ilgili bölümünden doğrular.
4. Düzeltilmiş özeti katılımcılarla paylaşır ve itiraz için kısa bir süre tanır.
5. Ancak bu adımlardan sonra özeti CRM'e ya da proje aracına aktarır.

Bu akış ilk bakışta zaman kaybı gibi gelebilir. Oysa yanlış bir aksiyon maddesinin müşteriye gönderilmesi çok daha pahalıya mal olur. Kısacası yapay zeka toplantı notu sizi not tutmaktan kurtarır ama kontrol etme sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

CRM ve proje araçlarına bağlantıyı nasıl kurarsınız?

Toplantı notunun asıl değeri, doğru yere ulaştığında ortaya çıkar. Satış görüşmesinin özeti CRM'deki müşteri kaydına, proje toplantısının aksiyonları da görev yönetim aracına gitmelidir. Aksi halde notlar ayrı bir arşivde birikir ve kimse açıp bakmaz.

Bağımsız araçlar bu konuda farklı derinlikler sunuyor. Fathom ve Otter, Salesforce ve HubSpot ile yerleşik senkronizasyondan söz ediyor. Fireflies premium katmanlarda uygulama ve CRM entegrasyonları ile Zapier bağlantısı sunuyor. tl;dv ise CRM'lere not aktarımını vurguluyor. Platform içi asistanlarda ise notlar genellikle Microsoft 365 ya da Google Workspace içinde kalıyor; harici CRM'e aktarım için ek bir otomasyon gerekebiliyor.

Bağlantı kurmadan önce şu soruyu netleştirin: CRM'e tam transkript mi, yoksa yalnızca düzeltilmiş özet mi gidecek? Biz çoğu müşterimizde ikinci yolu öneriyoruz. Çünkü tam transkript CRM'de gereksiz kişisel veri birikimi yaratır. Web sitesi formlarından gelen talepleri CRM'e bağlama tarafını merak ediyorsanız CRM entegrasyonlu web sitesi yazımız bu akışı anlatıyor.

Hazır araç yetmediğinde ne yapmalısınız?

Hazır not asistanları çoğu ekip için yeterlidir. Ancak bazı durumlarda sınırlarına takılırsınız. Örneğin toplantı özetlerinin şirketin kendi sözlüğüne göre yazılmasını, belirli alanların kendi ERP ya da CRM sisteminize birebir aktarılmasını veya verinin yalnızca sizin kontrolünüzdeki altyapıda kalmasını isteyebilirsiniz. KVKK ya da GDPR gereksinimleri nedeniyle verinin belirli bir bölgede işlenmesi şart olabilir.

Bu gibi durumlarda kendi verinizle çalışan özel bir akış kurmak daha mantıklı hale gelir. Yapay zeka otomasyonu hizmetimizde tam olarak bu tür entegrasyonları planlıyor ve kuruyoruz: transkripti alan, kurum kurallarına göre özetleyen ve doğru sisteme ileten bir yapı.

Daha ileri bir senaryo da var. Toplantı özetlerini şirket bilgi tabanına bağladığınızda, ekip üyeleri "Geçen çeyrek bu müşteriyle hangi konuda anlaşmıştık?" gibi soruları doğal dille sorabilir. Bu senaryoyu kurumsal bilgi asistanı çözümümüzde anlatıyoruz. Öte yandan her ekip bu düzeye ihtiyaç duymaz; önce hazır bir aracı deneyip eksikleri netleştirmek çoğu zaman daha doğru bir başlangıçtır.

Ekibinizde deneme sürecini nasıl planlarsınız?

Doğru aracı bulmanın en güvenilir yolu, kendi toplantılarınızla kontrollü bir deneme yapmaktır. Pazarlama videolarında ses koşulları idealdir; sizin toplantılarınız ise gürültülü bir ofiste, zayıf bir internet bağlantısıyla geçebilir.

Önerdiğimiz deneme adımları şunlar:

1. Tablolardan iki aday seçin; biri bağımsız, biri platform içi olabilir.
2. İç ekip toplantılarıyla başlayın; müşteri görüşmelerini ilk aşamada dışarıda tutun.
3. Türkçe, Almanca ve karma dilli birkaç toplantıyı her iki araçla da yazdırın.
4. Özetleri toplantıya katılan kişilere puanlatın: eksik karar, yanlış aksiyon ve yanlış isim sayısına bakın.
5. Yönetici ayarlarını, saklama süresini ve eğitim tercihlerini deneme sırasında yapılandırın.
6. Deneme sonunda kısa bir kullanım politikası yazın ve ancak ondan sonra yaygınlaştırın.

Bu süreç, yapay zekayı iş akışlarına yerleştirmenin genel mantığıyla da örtüşüyor. Ekip genelinde yapay zeka kullanımını planlamak isterseniz iş dünyasında yapay zeka nasıl kullanılır yazımız daha geniş bir çerçeve sunuyor.

Ücretsiz plan mı, kurumsal plan mı tercih etmelisiniz?

Otter.ai, Fireflies.ai, Fathom ve tl;dv ücretsiz plan sunuyor. Bu planlar bir aracı tanımak için iyidir. Ancak ücretsiz planlarda genellikle kayıt süresi, depolama, entegrasyon ya da yapay zeka özelliklerinde sınırlar olur. Örneğin Fathom ücretsiz planda aksiyon maddelerini sınırlı kullanımla veriyor; Otter ise CRM senkronizasyonunu ücretli planlara bırakıyor.

Kurumsal tarafta asıl fark özelliklerde değil, yönetişimde ortaya çıkar. Merkezi kullanıcı yönetimi, tek oturum açma, veri işleme sözleşmesi, saklama süresi kontrolü ve denetim kaydı genellikle üst planlarda gelir. Dolayısıyla müşteri verisi işleyen bir ekip için ücretsiz planı kalıcı çözüm olarak görmemenizi öneriyoruz.

Teams Copilot ve Meet içindeki Gemini için ise soru farklıdır. Bunlar ayrı bir ücretsiz plan yerine mevcut lisansınıza bağlıdır. Akıllı özet için Teams Premium ya da Microsoft 365 Copilot lisansı, Meet notları için de uygun bir Workspace sürümü gerekiyor. Güncel plan kapsamını ve ücretleri sağlayıcının resmi sayfasından kontrol edin.

Bu karşılaştırma hakkında

Bu karşılaştırma bağımsızdır; listedeki hiçbir sağlayıcıdan ücret, komisyon ya da ortaklık geliri almıyoruz ve yazıdaki bağlantılar ortaklık bağlantısı değildir. Bilgiler resmi sayfalardan derlendi ve değişebilir. Bir sağlayıcıysanız ve bilgilerin güncellenmesi gerektiğini düşünüyorsanız iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz.

Kullandığımız resmi kaynaklar: Otter.ai planlar sayfası, Fireflies.ai planlar sayfası, Fathom planlar sayfası, tl;dv resmi sitesi, Microsoft Teams toplantılarında Copilot destek sayfası ve Google Meet "Take notes for me" yardım sayfası. Bunların yanında her aracın yardım merkezi ve gizlilik sayfalarını da inceledik.

Sonuç olarak seçimi nasıl yapmalısınız?

Tek bir doğru araç yok; doğru eşleşme var. Ekibiniz tek bir platformda çalışıyor ve yeni satıcı istemiyorsa Teams Copilot ya da Meet içindeki Gemini ilk durağınız olsun. Toplantılarınız farklı platformlara dağılıyorsa bağımsız araçlara bakın. Türkçe kritikse Fireflies.ai ve tl;dv'yi, satış ve CRM kritikse Fathom ile Otter.ai'yı önce deneyin.

Ancak hangi aracı seçerseniz seçin, üç kural değişmiyor. Katılımcıları önceden bilgilendirin, veri politikasını okuyup ayarları yapın ve özeti bir insanın kontrol etmesini zorunlu tutun. Bu üç kural yerindeyse yapay zeka toplantı notu ekibinize gerçek zaman kazandırır; yerinde değilse yeni bir risk kaynağı olur.